Construyendo Méritos S.A.S., en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que regulan la protección de datos personales en Colombia, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, la cual tiene por objeto establecer los principios, finalidades, derechos y procedimientos aplicables al tratamiento de la información personal que recolecta, almacena, usa y protege en el marco de sus actividades comerciales, educativas y administrativas.

Esta política es de obligatorio cumplimiento para todos los colaboradores, aliados, contratistas y terceros que actúen en nombre de Construyendo Méritos o que tengan acceso a bases de datos bajo su responsabilidad. Así mismo, es de libre acceso para cualquier persona que desee consultarla, y está disponible en el sitio web institucional www.construyendomeritos.com.

El tratamiento de los datos personales se realiza con base en criterios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, seguridad y confidencialidad, conforme a los principios consagrados en la legislación colombiana.

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, Construyendo Méritos S.A.S. informa que actúa como responsable del tratamiento de los datos personales que recolecta, almacena, utiliza y en general trata en el desarrollo de sus actividades comerciales y académicas.

Los datos del responsable del tratamiento son los siguientes:

• Razón social: Construyendo Méritos S.A.S.
• NIT: 901.118.659-1
• Domicilio: Medellín, Colombia
• Correo electrónico de contacto: info@construyendomeritos.com
• Teléfono de atención: +57 311 547 0345
• Sitio web: www.construyendomeritos.com

Construyendo Méritos S.A.S. es una sociedad por acciones simplificada dedicada a la prestación de servicios de formación virtual orientados a procesos de selección meritocrática en el sector público y a la capacitación en competencias jurídicas y profesionales.

2. Marco normativo aplicable

La presente política se rige por el marco legal colombiano en materia de protección de datos personales, y en particular por las siguientes disposiciones:

• Ley Estatutaria 1581 de 2012: Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013: Reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, especialmente en lo relacionado con la autorización del titular y la divulgación de políticas.
• Decreto 1081 de 2015: Compila normas del sector Presidencia de la República, incluyendo disposiciones en materia de protección de datos.
• Decreto 255 de 2022: Establece lineamientos técnicos y operativos para el cumplimiento normativo en protección de datos personales.
• Ley 1266 de 2008: En lo que resulte aplicable, regula el habeas data financiero y el tratamiento de datos en centrales de riesgo.
• Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional: Declara la exequibilidad condicionada de la Ley 1581 de 2012, precisando el alcance del derecho fundamental al habeas data.
• Otras sentencias relevantes de la Corte Constitucional y directrices de la Superintendencia de Industria y Comercio, autoridad nacional de protección de datos.

Construyendo Méritos S.A.S. se compromete a cumplir con esta normativa, garantizando el respeto y ejercicio pleno de los derechos de los titulares de la información, conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, seguridad y confidencialidad.

3. Definiciones

Para efectos de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, se entenderán las siguientes definiciones conforme al ordenamiento jurídico colombiano:

3.1. Dato personal:

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Ejemplos: nombre, número de cédula, correo electrónico, dirección, teléfono, historial académico, entre otros.

3.2. Titular:

Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento por parte de Construyendo Méritos S.A.S.

3.3. Tratamiento:

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3.4. Responsable del tratamiento:

Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. En este caso, Construyendo Méritos S.A.S.

3.5. Encargado del tratamiento:

Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de los datos personales por cuenta del responsable, en virtud de una relación contractual o legal.

3.6. Dato sensible:

Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como datos sobre origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, salud, vida sexual o datos biométricos.

3.7. Dato público:

Dato que no es semiprivado, privado ni sensible. Incluye información contenida en registros públicos, documentos públicos, sentencias judiciales no sometidas a reserva, y datos relativos al estado civil, profesión u oficio, entre otros.

3.8. Autorización:

Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

3.9. Aviso de privacidad:

Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que informa al titular sobre la existencia de la política de tratamiento de datos, cómo acceder a ella y las finalidades del tratamiento.

3.10. Base de datos:

Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento, independientemente del soporte en que se encuentren.

4. Finalidades del tratamiento de datos personales

Los datos personales recolectados por Construyendo Méritos S.A.S. serán tratados con las siguientes finalidades, en el marco de su objeto social y de conformidad con lo autorizado por los titulares:

4.1. Gestionar el proceso de inscripción, matrícula y acceso a los cursos virtuales ofrecidos por la empresa.

4.2. Permitir la gestión académica, incluyendo seguimiento al avance de los estudiantes, emisión de certificados y evaluación de la participación.

4.3. Expedir facturas, gestionar pagos, aplicar descuentos y realizar las actividades contables, financieras y tributarias correspondientes.

4.4. Establecer y mantener canales de comunicación con el usuario para brindar soporte técnico, pedagógico o administrativo, cuando sea requerido.

4.5. Enviar información relevante sobre el curso adquirido, así como recordatorios, actualizaciones o cambios en los contenidos, acceso o duración.

4.6. Realizar actividades de fidelización, seguimiento de satisfacción y mejora del servicio prestado.

4.7. Enviar al titular comunicaciones promocionales, informativas o comerciales relacionadas con los servicios ofrecidos por Construyendo Méritos, salvo que el titular manifieste expresamente su voluntad de no recibirlas.

4.8. Cumplir con obligaciones legales en materia laboral, tributaria, contractual, de protección al consumidor, habeas data y demás disposiciones normativas aplicables.

4.9. Atender requerimientos de autoridades judiciales o administrativas debidamente fundamentados.

4.10. Efectuar análisis internos de desempeño, tendencias de mercado y comportamiento de los usuarios, de manera anonimizada, con fines estadísticos o de mejora institucional.

5. Datos personales recolectados

Construyendo Méritos S.A.S. recolecta únicamente los datos personales que son pertinentes, adecuados y estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades descritas en esta política. Los datos recolectados pueden incluir, entre otros, los siguientes:

5.1. Nombre completo e identificación (cédula de ciudadanía o número equivalente).

5.2. Correo electrónico, número de teléfono y dirección de residencia.

5.3. Ciudad y departamento de ubicación.

5.4. Información académica y profesional relevante para el proceso formativo (títulos, estudios en curso, intereses laborales).

5.5. Registro de inscripción al curso, historial de uso, progreso académico y resultados dentro de la plataforma virtual.

5.6. Datos de facturación y transacción, incluyendo información sobre el medio de pago utilizado, fecha de compra y valor del curso.

5.7. Grabaciones o transcripciones de interacciones a través de canales virtuales, cuando aplique, siempre con fines de soporte, mejora del servicio o trazabilidad.

5.8. Preferencias de navegación o comportamiento dentro del sitio web o la plataforma educativa, cuando se haya dado autorización mediante cookies u otros mecanismos tecnológicos.

En ningún caso se solicitarán datos sensibles salvo que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de una obligación legal o para brindar atención preferencial o diferencial, y siempre mediando autorización expresa del titular.

6. Tratamiento al que serán sometidos los datos

Los datos personales recolectados por Construyendo Méritos S.A.S. serán objeto de tratamiento conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, seguridad y confidencialidad, y podrán ser sometidos a las siguientes operaciones:

6.1. Recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos en medios físicos o digitales.

6.2. Organización, clasificación y sistematización de la información con fines administrativos, académicos, comerciales o legales.

6.3. Comunicación de información a los titulares mediante correo electrónico, mensajes de texto, llamadas telefónicas o mensajería instantánea.

6.4. Conservación de la información en bases de datos protegidas mientras sea necesaria para las finalidades aquí descritas, o durante el tiempo exigido por la ley.

6.5. Transmisión nacional de los datos personales a terceros encargados del tratamiento que presten servicios tecnológicos, logísticos, académicos o de soporte a Construyendo Méritos, bajo condiciones de confidencialidad.

6.6. Eventual transferencia internacional de datos cuando sea necesaria para la ejecución del servicio, en cumplimiento de lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables.

6.7. Eliminación o anonimización de los datos cuando cese la finalidad del tratamiento o el titular revoque la autorización, salvo que exista una obligación legal o contractual que lo impida.

7. Derechos de los titulares

De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales tratados por Construyendo Méritos S.A.S. tienen los siguientes derechos:

7.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable del tratamiento, especialmente cuando sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o induzcan a error.

7.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos, salvo cuando esta no sea exigida por la ley.

7.3. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.

7.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la legislación sobre protección de datos personales.

7.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales cuando considere que no se respetan los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria o supresión procederá cuando no exista un deber legal o contractual que imponga la conservación de la información.

7.6. Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

7.7. Ejercer los demás derechos que la Constitución y la ley reconocen en relación con el hábeas data.

8. Deberes del responsable del tratamiento

Construyendo Méritos S.A.S., en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, asume los siguientes deberes frente a los titulares y frente a las autoridades competentes:

8.1. Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos en materia de protección de datos personales.

8.2. Solicitar y conservar, en condiciones que permitan su consulta posterior, copia de la autorización otorgada por el titular para el tratamiento de sus datos, cuando sea requerida legalmente.

8.3. Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad del tratamiento y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.

8.4. Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

8.5. Actualizar la información personal de manera oportuna, conforme a las solicitudes legítimas del titular.

8.6. Rectificar los datos personales cuando sea procedente, de conformidad con los mecanismos establecidos en la presente política.

8.7. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares dentro de los plazos legales.

8.8. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.

8.9. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información, incluso cuando el tratamiento sea realizado por un encargado.

8.10. Cumplir las instrucciones y requerimientos impartidos por la Superintendencia de Industria y Comercio, en ejercicio de sus funciones legales.

9. Medidas de seguridad

Construyendo Méritos S.A.S. implementa medidas administrativas, técnicas, contractuales y físicas razonables para proteger los datos personales bajo su custodia, con el fin de evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

9.1. Los datos personales se almacenan en sistemas seguros que restringen el acceso únicamente al personal autorizado, conforme al principio de necesidad y confidencialidad.

9.2. Se aplican protocolos de autenticación, encriptación y respaldo periódico de la información para mitigar riesgos asociados al almacenamiento y transmisión de datos en entornos digitales.

9.3. Se cuenta con cláusulas de confidencialidad en los contratos con empleados, contratistas, asesores y terceros que intervienen en el tratamiento de datos personales.

9.4. Se realiza seguimiento y evaluación periódica de los riesgos tecnológicos y operativos relacionados con el tratamiento de la información.

9.5. En caso de incidentes de seguridad que puedan comprometer la integridad de los datos personales, Construyendo Méritos S.A.S. informará a los titulares y adoptará las medidas correctivas correspondientes, conforme a lo dispuesto por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Estas medidas de seguridad son proporcionales al nivel de sensibilidad de los datos tratados y se actualizan periódicamente con el fin de mantener su efectividad.

10. Autorización del titular y mecanismos de obtención

El tratamiento de datos personales por parte de Construyendo Méritos S.A.S. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular, salvo en los casos en que la ley permita expresamente su tratamiento sin autorización.

10.1. La autorización podrá otorgarse mediante medios físicos, electrónicos o verbales que permitan su conservación y consulta posterior. Estos medios incluyen, entre otros, formularios de inscripción, registros en línea, aceptación de términos y condiciones, interacciones por canales virtuales o manifestaciones expresas mediante correo electrónico.

10.2. En todos los casos, Construyendo Méritos S.A.S. informará al titular sobre:

• La finalidad del tratamiento de los datos personales.
• Los derechos que le asisten como titular.
• El canal a través del cual puede ejercerlos.
• El carácter facultativo de responder preguntas sobre datos sensibles o de menores de edad.

10.3. Se considerará que el titular ha otorgado su autorización expresa para el tratamiento de datos personales al comunicarse voluntariamente con Construyendo Méritos S.A.S. a través de los canales institucionales, tales como el número de WhatsApp habilitado mediante la plataforma Meta, mensajes de texto (SMS), el correo electrónico info@construyendomeritos.com o los formularios dispuestos en el sitio web oficial. Esta autorización se entenderá concedida para las finalidades indicadas en la presente política.

10.4. No se requerirá autorización del titular cuando:

• La información sea de naturaleza pública.
• Sea necesaria en virtud de un deber legal o contractual.
• Sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales.
• Se trate de casos de urgencia médica o sanitaria.
• Se efectúe para fines históricos, estadísticos o científicos, siempre que no se identifique al titular.

10.5. La autorización podrá ser revocada en cualquier momento por el titular, mediante solicitud escrita dirigida a los canales habilitados por Construyendo Méritos S.A.S., salvo cuando exista un deber legal o contractual que lo impida.

11. Transferencia y transmisión de datos

Construyendo Méritos S.A.S. podrá compartir los datos personales de los titulares con terceros en Colombia o en el exterior, exclusivamente cuando ello sea necesario para el cumplimiento de las finalidades autorizadas y se respeten los principios y garantías previstos en la normativa de protección de datos.

11.1. Transmisión nacional o internacional:

La empresa podrá transmitir datos personales a encargados del tratamiento con quienes tenga relaciones contractuales, para que presten servicios relacionados con alojamiento de datos, gestión tecnológica, soporte técnico, atención al cliente, facturación, mensajería, comunicaciones, mercadeo o gestión académica. En todos los casos, Construyendo Méritos exigirá a dichos encargados el cumplimiento de estándares adecuados de seguridad y confidencialidad.

11.2. Transferencia internacional:

Cuando se requiera enviar datos a terceros ubicados fuera del territorio colombiano, se verificará que el país receptor proporcione niveles adecuados de protección, conforme a la lista oficial de países reconocidos por la Superintendencia de Industria y Comercio. Si el país no cuenta con protección suficiente, la transferencia se hará únicamente bajo autorización del titular o mediante cláusulas contractuales que aseguren el cumplimiento de los principios legales.

11.3. Prohibición de uso no autorizado:

Los terceros que reciban datos en virtud de transmisiones o transferencias no podrán usarlos para finalidades diferentes a las previamente autorizadas por el titular y por Construyendo Méritos S.A.S.

11.4. Remisión a autoridades:

La empresa podrá entregar información personal a autoridades judiciales o administrativas que lo soliciten en ejercicio de sus funciones legales, en cumplimiento de órdenes debidamente fundamentadas.

12. Tratamiento de datos sensibles y de menores de edad

Construyendo Méritos S.A.S. restringe el tratamiento de datos sensibles a los casos estrictamente necesarios y no recolecta, ni trata, datos personales de menores de edad, toda vez que sus servicios están dirigidos exclusivamente a personas mayores de edad, conforme a su objeto y naturaleza académica.

12.1. Datos sensibles:

Se consideran datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los relativos al origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, salud, vida sexual y datos biométricos.

Construyendo Méritos S.A.S. no solicita ni trata datos sensibles salvo que:

• El titular haya dado su autorización explícita, salvo los casos en los que por ley no se requiera.
• El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular, y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.
• Exista una obligación legal que justifique dicho tratamiento.

12.2. Datos de menores de edad:

Los servicios ofrecidos por Construyendo Méritos S.A.S. están destinados exclusivamente a personas mayores de edad. En consecuencia, la empresa no recolecta ni almacena datos personales de menores de edad, ni permite su vinculación como usuarios de sus cursos o plataformas.

13. Procedimientos para ejercer derechos

Los titulares de los datos personales tratados por Construyendo Méritos S.A.S. pueden ejercer sus derechos de consulta, actualización, rectificación, supresión y revocatoria de autorización, a través de los siguientes mecanismos:

13.1. Canales habilitados:

Las solicitudes deben ser dirigidas al correo electrónico info@construyendomeritos.com o mediante el formulario de contacto disponible en el sitio web www.construyendomeritos.com.

13.2. Requisitos de la solicitud:

La solicitud debe contener como mínimo la siguiente información:

• Nombre completo e identificación del titular.
• Descripción clara y precisa del derecho que desea ejercer o del dato a corregir, actualizar o suprimir.
• Medio de contacto para notificaciones.
• En caso de que el derecho se ejerza por intermedio de representante, se deberá adjuntar el poder o documento que acredite la representación.

13.3. Tiempos de respuesta:

• Consultas: serán resueltas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recepción. Si no fuere posible atender la consulta en dicho término, se informará al titular, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.
• Reclamos: serán tramitados en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la recepción del reclamo completo. En caso de requerirse información adicional, se solicitará dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo inicial. El titular tendrá hasta dos (2) meses para responder, y si no lo hace, se entenderá que ha desistido del reclamo.

13.4. Revocatoria y supresión:

La revocatoria de la autorización o la solicitud de supresión de los datos procederá siempre que no exista un deber legal o contractual que impida su eliminación. En todo caso, se aplicarán los mismos canales y requisitos señalados para las demás solicitudes.

14. Vigencia de las bases de datos y de la política

14.1. Vigencia de las bases de datos:

Las bases de datos bajo responsabilidad de Construyendo Méritos S.A.S. se conservarán por el tiempo que sea razonable y necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento, respetando los principios de necesidad y proporcionalidad, y mientras subsista la relación comercial, contractual o legal con el titular. También podrán conservarse cuando exista una obligación legal o administrativa que justifique su permanencia.

14.2. Vigencia de la política:

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su fecha de publicación y permanecerá vigente mientras Construyendo Méritos S.A.S. mantenga el tratamiento de datos personales en el marco de su actividad institucional. Cualquier modificación sustancial será informada a los titulares a través de los canales institucionales, indicando la fecha de entrada en vigor de los nuevos términos.

14.3. Fecha de entrada en vigencia:

La presente versión de la política entra en vigencia a partir del 1 de junio de 2025.

15. Modificaciones a la política

Construyendo Méritos S.A.S. se reserva el derecho de modificar esta Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento, con el fin de adaptarla a nuevas disposiciones legales, cambios en su modelo de operación o decisiones institucionales.

Cuando se trate de cambios sustanciales —entendidos como aquellos que alteren significativamente las finalidades del tratamiento, los derechos de los titulares o los mecanismos para ejercerlos— la empresa notificará a los titulares mediante los canales institucionales y pondrá a su disposición la nueva versión antes de su entrada en vigencia.

Las versiones actualizadas de esta política estarán siempre disponibles para consulta en el sitio web www.construyendomeritos.com.

16. Contacto

Para consultas, reclamos o ejercicio de derechos relacionados con el tratamiento de datos personales, los titulares podrán comunicarse con Construyendo Méritos S.A.S. a través de los siguientes canales:

• Correo electrónico: info@construyendomeritos.com
• WhatsApp institucional (Meta): +57 311 547 0345
• Sitio web: www.construyendomeritos.com

El área responsable de atender las solicitudes relacionadas con protección de datos personales será la Dirección Administrativa y Académica de Construyendo Méritos S.A.S., o quien haga sus veces.