SECRETARIO

Requisitos mínimos

Funciones

1. 1. Colaborar en la organizacion y atencion de todo tipo de reunion a la que tenga que asistir el gerente de acuerdo a la agenda de compromisos.
2. 2. Colaborar con toda clase de eventos, reuniones, ocasiones especiales etc, que realice la ESE.
3. 3. Redactar, transcribir y tramitar correspondencia de acuerdo con instrucciones del gerente.
4. 4. Recibir visitantes conociendo los asuntos a tratar para establecer las entrevistas con el jefe inmediato y preparar la documentacion pertinente.
5. 5. Proporcionar la informacion requerida por el publico y concretar las entrevistas solicitadas.
6. 6. Servir xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
7. 7. Recibir, contestar y transmitir mensajes.
8. 8. Manejar el archivo de la gerencia, aplicando normas de archivo.
9. 9. Velar por la buena imagen de la institucion y la adecuada presentacion de la oficina.
10. 10. Realizar y recibir las llamadas propias de la gerencia.
11. 11. Radicar toda la correspondencia que llega a la institucion y entregarla a la dependencia a la cual va dirigida
12. 12. Enviar la correspondencia externa para otras entidades, llevando un control de registros completos y oportunos.
13. 13. Afiliar, retirar y reportar novedades del personal que labora en la entidad para reportarlo en la ARL, realizando registros completos, confiables y oportunos.
14. 14. Apoyar a la direccion en la elaboracion de contratos de aprendizaje, de minima cuantia, de menor cuantia y de mayor cuantia segun el acuerdo de aprobacion del manual de contratacion y bajo la orientacion del juridico de la institucion, realizar actos administrativos y soportes correspondientes.
15. 15. Revisar y registrar las cuentas de cobro, facturas y comprobantes de egreso que tengan toda la documentacion legal, informando oportunamente cualquier inconsistencia.
16. 16. Elaborar actos administrativos, resoluciones, actas, acuerdos, posesiones, nombramientos, segun normativa aplicable.
17. 17. Actualizacion del personal que labora en la entidad hospitalaria.
18. 18. Contribuir con la correcta aplicacion de los procesos de calidad y control interno, en las actividades que se le asigne segun su competencia.
19. 19. En todas sus acciones procurar por el buen funcionamiento y conservacion de los equipos, instrumentos y elementos de servicio bajo su cuidado y manejo, asi por el uso racional de los materiales.
20. 20. Realizar adecuada disposicion de los residuos hospitalarios generados en desarrollo de las funciones, de acuerdo con los manuales y reglamentos de la institucion.
21. 21. Conocer y acatar los reglamentos, disposiciones, politicas, procesos y procedimientos de la institucion.
22. 22. Ejercer las demas funciones que le sean asignadas y sean afines con la naturaleza del cargo.
23. 23. Las agendas se llevan acorde con el cronograma de reuniones de la gerencia de la ESE al igual de las actas de las mismas.
24. 24. El archivo administrativo esta debidamente manejado acorde con las tablas de retencion documental.
25. 25. El telefono es atendido en forma correcta y oportuna.
26. 26. El jefe es informado oportuna y correctamente, sobre las llamadas, juntas, reuniones y demas compromisos que debe atender.
27. 27. Los compromisos de agenda son identificados con su superior inmediato periodicamente estableciendo prioridades. Y registrados en la agenda segun procedimientos establecidos.
28. 28. Los ajustes en la agenda son consignados una vez recibidos y de acuerdo con prioridades establecidas.
29. 29. Los compromisos acordados son comunicados a su superior en el tiempo y por los medios establecidos
30. 30. Todas las comunicaciones oficiales recibidas y remitidas por la ESE son identificadas y canalizadas de manera oportuna hacia las partes interesadas controlando su distribucion
31. 31. Toda la correspondencia recibida via electronica es canalizada oportunamente a las partes interesadas, con el fin de asegurar la oportunidad de respuesta o gestion
32. 32. Gestion de respuestas oportunas a los comunicados oficiales, de acuerdo a los tiempos y directrices tecnicas establecidas desde el procedimiento de gestion documental.
33. 33. Custodia de los documentos y registros de acuerdo a los parametros establecidos desde el procedimiento de gestion documental
34. 34. Los documentos son clasificados siguiendo normas documentales de archivo
35. 35. Los oficios, comunicaciones son proyectados, transcritos con calidad, celeridad y entregados con oportunidad cumpliendo con las instrucciones exactas del jefe inmediato, aplicando los procedimientos establecidos por la organizacion, las normas ICONTEC actualizadas y cumpliendo las reglas de redaccion y ortografia.
36. 36. Las resoluciones administrativas son proyectadas de acuerdo con las instrucciones de la alta direccion.
37. 37. Los documentos son redactados de acuerdo con protocolo requerido segun tipo de documento.
38. 38. Los documentos son redactados siguiendo normas de sintaxis, puntuacion, abreviaturas.
39. 39. Los documentos son redactados respetando la secuencia logica entre parrafos

Vacantes