SECRETARIO

Requisitos mínimos

Funciones

1. 1. Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar la correspondencia dirigida a la subdireccion; archivar todos los documentos debidamente organizados y foliados, con los respectivos soportes, de acuerdo con las series documentales asignadas; y mantener los archivos documentales y magneticos de acuerdo con las normas establecidas para el manejo y conservacion de la correspondencia y archivo documental.
2. 2. Presentar anualmente las tablas de transferencia documental de acuerdo con los parametros normativos establecidos.
3. 3. Alimentar semestralmente la tabla de retencion documental y presentarlos para a secretaria general.
4. 4. Proyectar oficios internos requeridos para la revision y firma del subdirector, radicarlos en el programa midoc y distribuirlos a la dependencia pertinente.
5. 5. Atender personal y telefonicamente al publico y fijar las citas de reuniones que sean autorizadas por el jefe. Llevar la respectiva agenda para recordatorio de compromisos.
6. 6. Llevar y mantener al dia el archivo de cada uno de los proyectos que son ejecutados por la subdireccion desde la sede principal.
7. 7. Realizar los estudios de conveniencia de convocatorias de minima cuantia de conformidad con las directrices impartidas y asesoria de contratacion.
8. 8. Implementar el aplicativo papiro en todos los procesos pre y pos contractuales de los proyectos a cargo del subdirector.
9. 9. Apoyar la realizacion de convenios y comodatos que sean solicitados por el jefe de la oficina bajo parametros previamente establecidos por secretaria general.
10. 10. Manejar con discrecion la informacion y la correspondencia de la subdireccion.
11. 11. Mantener actualizado el directorio telefonico del jefe de la subdireccion.
12. 12. Tramitar a almacen los pedidos de elementos que sean autorizados por el subdirector.
13. 13. Aplicar el sistema de gestion documental y sistema de gestion de calidad de la entidad.
14. 14. Revisar diariamente el correo institucional de la subdireccion de recursos naturales. Informar al subdirector solicitudes y novedades.
15. 15. Verificar cada cuatro meses el inventario del subdirector y reportar las novedades oportunamente.
16. 16. Ejercer el autocontrol en todas las funciones que le sean asignadas.
17. 17. Promover y participar activamente en los diferentes programas que se implementen con el objetivo de mejorar la calidad de las actividades realizadas en la corporacion en busca de la satisfaccion del cliente interno y externo.
18. 18. Desarrollar todas aquellas actividades auxiliares indispensables para el eficaz y oportuno funcionamiento de la dependencia.
19. 19. Promover y participar activamente en los diferentes programas que se implementen con el objetivo de promover la mejora continua de las actividades realizadas en la corporacion en busca de la satisfaccion del cliente interno y externo, cumpliendo con los procesos y procedimiento establecidos por el sistema de gestion de calidad.
20. 20. Las demas inherentes a la naturaleza del cargo y que le sean asignadas por el jefe inmediato.

Vacantes