SECRETARIO

Requisitos mínimos

Funciones

1. 1. Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar documentos, datos, elementos y correspondencia dirigida a la seccional, archivar todos los documentos debidamente organizados y foliados, con los respectivos soportes, de acuerdo a las series documentales asignadas; y mantener los archivos documentales y magneticos de acuerdo con las normas establecidas para el manejo y conservacion de la correspondencia y archivo documental.
2. 2. Orientar a los usuarios de manera personal, virtual y telefonicamente y suministrar la informacion que le sea solicitada de conformidad con los procedimientos establecidos, e informar oportunamente al superior inmediato sobre los asuntos que requieran su gestion y correspondiente solucion y respuesta.
3. 3. Mantener actualizado el directorio telefonico del jefe de la oficina.
4. 4. Llevar la agenda y recordar los compromisos, ademas fijar las citas de reuniones que sean autorizadas por el jefe.
5. 5. Manejar con discrecion la informacion y la correspondencia de la oficina.
6. 6. Tramitar los pedidos de utiles y papeleria de la oficina autorizada por el jefe.
7. 7. Realizar los tramites administrativos de correspondencia, procesos contractuales y diligenciamiento de formatos respectivos de conformidad con la normatividad y procedimientos establecidos.
8. 8. Elaborar calculos, documentos, planillas, formatos y registros relacionados con las actividades de la dependencia para contribuir a su agilizacion de conformidad con la normatividad y procedimientos establecidos. Asi como todos los sistemas que se encuentre adoptados por la entidad para su normal funcionamiento como vital, sila, midoc, papiro.
9. 9. Desarrollar todas aquellas actividades auxiliares indispensables para el eficaz y oportuno funcionamiento de la dependencia.
10. 10. Promover y participar activamente en los diferentes programas que se implementen con el objetivo de mejorar la calidad de las actividades realizadas en la corporacion en busca de la satisfaccion del cliente interno y externo (productos no conformes).
11. 11. Apoyar a su superior inmediato en resolver consultas propias de su dependencia.
12. 12. Promover y participar activamente en los diferentes programas que se implementen con el objetivo de promover la mejora continua de las actividades realizadas en la corporacion en busca de la satisfaccion del cliente interno y externo, cumpliendo con los procesos y procedimiento establecidos por el sistema de gestion de calidad.
13. 13. Las demas inherentes a la naturaleza del cargo y que le sean asignadas por el jefe inmediato.

Vacantes