SECRETARIO EJECUTIVO

Requisitos mínimos

Funciones

1. 1. Organizar y responder por la recepcion, radicacion, clasificacion, distribucion y tramite de la correspondencia de documentos internos y externos de la dependencia o area asignada.
2. 2. Realizar seguimiento, mantener actualizados y custodiar los registros de caracter tecnico, administrativos y/o financieros y responder por la exactitud de los mismos.
3. 3. Asistir logisticamente al superior inmediato de acuerdo con las necesidades de la dependencia, para lograr el optimo desarrollo de los, proyectos, procesos, procedimientos y actividades.
4. 4. Orientar a los usuarios internos y externos que se acerquen al despacho de la dependencia asignada y suministrar la informacion que les sea solicitada, de acuerdo con los procedimientos establecidos.
5. 5. Adelantar las actividades de clasificacion, actualizacion y manejo de los documentos de la dependencia, de acuerdo con el sistema de gestion documental, organizando, custodiando y llevando el inventario del archivo de gestion de la dependencia o area asignada.
6. 6. Redactar memorandos, oficios, cartas, circulares y demas documentos propios de la dependencia, asi como tramitar la correspondencia, de acuerdo con las instrucciones recibidas por el superior inmediato.
7. 7. Realizar seguimiento y control de los documentos tramitados por la dependencia o area asignada, de acuerdo con lis lineamientos establecidos.
8. 8. Organizar y mantener actualizada la agenda de citas, reuniones y eventos del superior inmediato, asi como, atender las llamadas telefonicas, de acuerdo con las instrucciones recibidas y lineamientos establecidos.
9. 9. Organizar los preparativos y atender a los servidores publicos de los diferentes organismos y entidades que requieran reunirse con su superior inmediato.
10. 10. Verificar periodicamente el consumo de elementos de oficina, con el fin de determinar las necesidades de los mismos, solicitando oportunamente los requerimientos correspondientes para el optimo funcionamiento del despacho.
11. 11. Brindar asistencia administrativa y secretarial, enfocada a facilitar el desarrollo de actividades en la dependencia o area asignada, de acuerdo con los lineamientos establecidos.
12. 12. Asistir en la elaboracion y/o recopilacion de informacion para la gestion de los diferentes informes y reportes de la dependencia o area asignada.
13. 13. Proyectar y/o direccionar la respuesta segun su competencia a la correspondencia que sea recibida en la dependencia o area asignada.
14. 14. Las demas que le sean asignadas por el superior inmediato o le atribuya la ley y que esten acordes con la naturaleza del empleo.

Vacantes