SECRETARIO

Requisitos mínimos

Funciones

1. Preparar cartas memorandos fax actas y demas documentos que se generen en la dependencia de acuerdo con las instrucciones recibidas
2. Realizar de acuerdo con el procedimiento establecido los registros de correspondencia de la dependencia y tramitarla de acuerdo con las instrucciones de su superior inmediato
3. Recibir y realizar las llamadas telefonicas dirigidas a su jefe inmediato informarle sobre las mismas y hacer seguimiento a los mensajes correspondientes
4. Proyectar actos adminisrativos relacionados de autrizaciones de profesiones pagos situaciones administrativos y demas acorde al area de desempeño
5. Atender al publico personal y telefonicamente suministrando la informacion en forma clara y correcta
6. Citar a los funcionarios que le indique su superior inmediato para que asistan a reuniones o comites y colaborar en el buen desarrollo de las mismas tomar nota en dichas reuniones cuando su jefe asi lo disponga
7. Mantener actualizada la relacion de archivos tanto en medio fisico como magnetico señalando el nombre del archivo la descripcion del documento a quien se dirigio y la fecha en que se produjo
8. Realizar back up de los documentos que su jefe inmediato le autorice y mantenerlos bajo su custodia
9. Mantener organizado y actualizado el archivo de la dependencia
10. Cumplir con los procedimientos establecidos por el institucion en cuanto a manejo de correspondencia recepcion y archivo y respecto al envio de documentacion
11. Velar por el buen uso de los equipos y por la correcta presentacion de la dependencia en la cual labora
12. Mantener los archivos de gestion documental organizados segun las trd y realizar las transferencias al archivo central del area a su cargo
13. Solicitar de acuerdo con la programacion establecida la papeleria utiles de escritorio bienes o servicios que se requieran para el funcionamiento de la dependencia a la cual se halla adscrita
14. Coordinar si fuere del caso las actividades del ayudante-mensajero y las del conductor llevando los registros establecidos para tal fin
15. Las demas funciones asignadas por su jefe inmediato de acuerdo con el nivel la naturaleza y el area de desempeño del cargo

Vacantes