PROFESIONAL UNIVERSITARIO

Requisitos mínimos

Funciones

1. Planear, coordinar, organizar, dirigir y supervisar las actividades inherentes a la gestion documental y/o archivo de la entidad, conforme al sistema de gestion de calidad.
2. Atender oportunamente las solicitudes y/o requerimientos recibidos de las diferentes areas de la entidad segun la normativa vigente en materia de transparencia y acceso a la informacion
3. Resolver los servicios de consulta y prestamo de los documentos a traves del diligenciamiento de los formatos definidos para tal fin, realizando seguimiento en la devolucion del expediente el cual debe estar en buen estado y con la totalidad de los documentos.
4. Brindar asistencia a traves de asesorias, capacitacion y sensibilizacion al recurso humano de la entidad en materia de gestion documental y/o archivo conforme a la normatividad vigente que rige la materia.
5. Supervisar las labores archivisticas a cada una de las areas de la entidad, mediante visitas de inspeccion, evaluacion y seguimiento a los archivos de gestion emitiendo recomendaciones y generando el respectivo informe.
6. Diseñar propuestas, politicas, planes y programas tendientes a optimizar la gestion de la dependencia a la que este asignado, asi como los planes de accion, mapas de riesgo, planes de mejoramiento, y demas documentos necesarios para su gestion, seguimiento y evaluacion respectiva.
7. Diseñar, implementar y actualizar los instrumentos archivisticos institucionales, tales como las tablas de retencion documental (trd), el cuadro de clasificacion documental, el programa de gestion documental (pgd) y el plan institucional de archivos – pinar, entre otros, garantizando su aplicacion conforme a la normatividad archivistica vigente y las directrices del archivo general de la nacion.
8. Contribuir a la implementacion, administracion y mejora continua del sistema de gestion de documentos electronicos de archivo (sgdea) de la entidad, garantizando la integridad, autenticidad, disponibilidad y preservacion digital de la informacion institucional conforme a las normas tecnicas y directrices del archivo general de la nacion.
9. Planificar, organizar y coordinar los procesos de transferencias documentales primarias desde los archivos de gestion al archivo central.
10. Elaborar y actualizar el inventario unico documental del archivo central
11. Participar en las auditorias de historias clinicas y demas procesos de verificacion documental, asegurando el cumplimiento de los estandares de calidad, oportunidad, integridad y reserva de la informacion, conforme al sistema obligatorio de garantia de la calidad en salud y al sistema de gestion de calidad institucional.
12. Formular, medir y analizar indicadores de gestion documental y de calidad, que permitan evaluar la eficiencia, eficacia y mejora continua de los procesos a su cargo, de acuerdo con los lineamientos del sistema de gestion de calidad institucional.
13. Implementar acciones que conlleven a la consolidacion y ejecucion del autodiagnostico de gestion documental en atencion al modelo integrado de planeacion y gestion MIPG (decreto 1499 de 2017), articulando las acciones necesarias de gestion documental segun la normatividad vigente.
14. Evaluar las condiciones de conservacion de los documentos, en funcion de cada tipo de soporte, y proponer y aplicar medidas que garanticen su preservacion documental.
15. Responder por su custodia, integridad, conservacion, preservacion y cuidado de los documentos, procurando el buen estado de los documentos dentro de los depositos, recomendado las medidas de preservacion y conservacion vigentes para una excelente conservacion del material custodiado en el archivo central y/o historico.
16. Mantener la confidencialidad de la informacion a la cual tiene acceso con ocasion al desempeño y empleo que ostenta en la entidad, asi como generar todos los informes internos y externos relacionados con el cargo que desempeña.
17. Mantener las competencias (teorica o practica) para el desarrollo de las actividades participando en la consolidacion del plan anual de capacitacion y presentando las necesidades que para tal fin requiera.
18. Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del sistema de gestion de la calidad, seguridad y salud en el trabajo - SST, medio ambiente y gestion documental.
19. Consolidar los informes internos y externos de acuerdo con las directrices institucionales, lineamientos normativos, bajo los parametros y plazos establecidos.
20. Recibir el inventario a cargo para el desempeño de sus funciones, realizando la devolucion de los mismos segun haya lugar; asi como responder por el buen uso de los equipos, materiales y elementos asignados para el cumplimiento de sus funciones.
21. Participar en reuniones, seminarios, capacitaciones, comites o eventos segun la convocatoria recibida de la entidad, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el area de desempeño del cargo.
22. Ejecutar las demas funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el area de desempeño del cargo.

Vacantes