PROFESIONAL UNIVERSITARIO

Requisitos mínimos

Funciones

1. 1. Dirigir, supervisar, promover y participar en los estudios que permitan mejorar la conservacion y desarrollo del servicio.
2. 2. Participar en la elaboracion del plan de desarrollo institucional, en plan operativo anual, plan de accion entre otros planes que la entidad requiera definir y establecer.
3. 3. Diseñar el plan institucional de archivos pinar alineado con el plan estrategico institucional y normatividad vigente.
4. 4. Diseñar y desarrollar procesos de conservacion y clasificacion, actualizacion, manejo y conservacion de los documentos conforme con los procedimientos establecidos.
5. 5. Estructurar los instrumentos archivisticos de la gestion documental de acuerdo con la normatividad y metodologias establecidas
6. 6. Organizar y supervisar el sistema de recepcion, radicacion y distribucion de correspondencia garantizando la reserva de la misma.
7. 7. Prestar asesoria tecnica a las diferentes areas y determinar las directrices de caracter operativo en los procesos relacionados con el archivo y correspondencia y la recepcion, distribucion y conservacion de la documentacion institucional.
8. 8. Asegurar la organizacion conservacion y custodia de los documentos del archivo administrativo de la entidad.
9. 9. Actualizar el inventario de los documentos que reposan en el archivo y controlar su conservacion y adecuado manejo.
10. 10. Aplicar y mantener actualizados los procedimientos establecidos para el desarrollo del area a su cargo.
11. 11. Responder por la recepcion, registro, distribucion archivo de la documentacion y correspondencia que se origine o ingrese al area.
12. 12. Atender las consultas que el personal a su cargo y controlar el correcto cumplimiento de sus funciones y programas de trabajo asignados.
13. 13. Velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la informacion de los documentos del archivo administrativo.
14. 14. Planea, programar y controlar las labores de los auxiliares del proceso de archivo y correspondencia para el reparto de la correspondencia, conforme a los programas previamente establecidos.
15. 15. Proponer al superior inmediato, los cambios y medidas que se considere convenientes para el mejoramiento de metodos y sistemas que permitan optimizar la prestacion de los servicios del proceso de gestion documental.
16. 16. Elaborar comunicaciones oficiales como comprobantes de entrega de correo, novedades de personal de archivo, certificaciones, memorandos, recordatorios, actas, y consolidados de contratos con empresas de correo entre otras comunicaciones.
17. 17. Definir y presentar al superior inmediato las necesidades de contratacion requeridas por el area para mantener en operacion el sistema de gestion documental institucional.
18. 18. Realizar el monitoreo y seguimiento a los contratos realizados por la entidad cuando se designe como interventor yo supervisor, cumpliendo las normas internas definidas para ello.
19. 19. Presentar informes periodicos o cuando el superior inmediato lo requiera, sobre las labores realizadas o por realizar en el area a su cargo.
20. 20. Instruir y asesorar al personal a su cargo sobre la forma como deben llevar a cabo sus funciones de acuerdo a los establecidos en el manual de funciones.
21. 21. Propender por el empleo adecuado de los utiles y equipos de oficina a su cargo.
22. 22. Realizar la evaluacion de desempeño, la concertacion de objetivos y hacer el seguimiento y cumplimiento de estos, del personal a su cargo.
23. 23. Participar activamente en los procesos de desarrollo y cultura organizacional de la entidad, especialmente en lo que concierne a procesos, riesgos, controles, indicadores de gestion y resultado, calidad de memoria institucional de acuerdo con las directrices y parametros impartidos por la alta direccion.
24. 24. Atender las solicitudes y requerimientos de las diferentes dependencias que solicitan informacion al area de gestion documental.
25. 25. Hacer las propuestas oportunas para llevar a cabo una buena gestion del centro archivistico y, al mismo tiempo, potenciar una fluida comunicacion interdepartamental con el objeto de facilitar el sistema de organizacion documental del organismo o entidad a la que pertenece el archivo.
26. 26. Organizar, dirigir y supervisar los trabajos relacionados con las copias de seguridad de la documentacion para la conservacion o consulta.
27. 27. Organizar y dirigir las tecnicas de restauracion mas apropiadas para cada tipo de soporte documental y, al mismo tiempo, ejecutar aquellas tecnicas que requieran una manipulacion mas especializada.
28. 28. Promover tambien un buen metodo de trabajo entre el personal del archivo para establecer un sistema de corresponsabilizacion funcional de acuerdo con la formacion y los objetivos que se les haya asignado.
29. 29. Orientar la produccion documental en la entidad acorde con la normatividad vigente.
30. 30. Gestionar los documentos de acuerdo con normatividad y procedimientos establecidos
31. 31. Implementar las herramientas tecnologicas en materia de gestion documental y administracion de archivos con base a la normatividad.
32. 32. Determinar los criterios de gestion documental electronica y administracion de archivos de acuerdo con la normatividad y estandares.
33. 33. Formular estrategias de accesibilidad de la informacion institucional con base en necesidades y requerimientos de las instituciones y ciudadanos
34. 34. Divulgar la informacion acerca de la documentacion que se administra en los archivos de la entidad
35. 35. Preservar los documentos de la entidad de acuerdo con la normatividad y planes definidos.
36. 36. Las demas que se le asignen y que correspondan a la naturaleza del empleo.

Vacantes