SECRETARIO

Requisitos mínimos

Funciones

1. Preparar cartas, memorandos, fax, actas y demas documentos que se generen en la dependencia, de acuerdo con las instrucciones recibidas. Realizar de acuerdo con el procedimiento establecido, los registros de correspondencia de la dependencia y tramitarla de acuerdo con las instrucciones de su superior inmediato
2. Recibir y realizar las llamadas telefonicas dirigidas a su jefe inmediato, informarle sobre las mismas y hacer seguimiento a los mensajes correspondientes. Atender al publico personal y telefonicamente, suministrando la informacion en forma clara y correcta. Citar a los funcionarios que le indique su superior inmediato, para que asistan a reuniones o comites y colaborar en el buen desarrollo de las mismas. Tomar nota en dichas reuniones, cuando su jefe asi lo disponga.
3. Mantener los archivos de gestion documental organizados segun las trd y realizar las transferencias al archivo central del area a su cargo. Realizar back up de los documentos que su jefe inmediato le autorice y mantenerlos bajo su custodia. Mantener organizado y actualizado el archivo de la dependencia.
4. Cumplir con los procedimientos establecidos por el institucion en cuanto a manejo de correspondencia recepcion y archivo, y respecto al envio de documentacion.
5. Velar por el buen uso de los equipos y por la correcta presentacion de la dependencia en la cual labora. Solicitar de acuerdo con la programacion establecida, la papeleria, utiles de escritorio, bienes o servicios que se requieran para el funcionamiento de la dependencia a la cual se halla adscrita.
6. Coordinar, si fuere del caso, las actividades del ayudante-mensajero y las del conductor, llevando los registros establecidos para tal fin.
7. Cumplir y contribuir al mantenimiento y mejoramiento continuo de los modelos de gestion documental, planeacion, gestion y control de la institucion, segun los procesos institucionales en que participa. Las demas funciones asignadas por su jefe inmediato, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el area de desempeño del cargo.

Vacantes