SECRETARIO EJECUTIVO

Requisitos mínimos

Funciones

1. 1. Recibir y registrar correspondencia; realizar pases y distribuir la correspondencia.
2. 2. Alimentar la base de datos del centro de documentacion ambiental.
3. 3. Orientar y atender los requerimientos de los ciudadanos a traves de los canales de atencion dispuestos por la entidad en el primer nivel de servicio.
4. 4. Desempeñar funciones de oficina y de asistencia administrativa encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecucion de las actividades del area de desempeño.
5. 5. Orientar personalmente y por telefono a usuarios internos y externos que requieran informacion o tramites, de forma atenta, efectiva y oportuna.
6. 6. Apoyar en la clasificacion y organizacion de documentos, labores de fotocopiado, impresion y /o reparto de correspondencia en las dependencias de la corporacion.
7. 7. Elaborar documentos en procesadores de texto, cuadros en hojas de calculo, presentaciones en software relacionado y manejar aplicativos de internet.
8. 8. Llevar los registros y controles actualizados de las actividades que asi lo requieran.
9. 9. Tramitar la correspondencia conforme a los procedimientos establecidos para tal fin.
10. 10. Organizar y mantener el archivo de acuerdo a la tabla de retencion documental de la dependencia asignada y normatividad vigente aplicable.
11. 11. Tramitar los pedidos de utiles de oficina y papeleria que se requiera para el normal desarrollo de las actividades de la dependencia.
12. 12. Apoyar reuniones y eventos organizados por la dependencia de acuerdo a instrucciones.
13. 13. Llevar la agenda y recordar los compromisos oportunamente.
14. 14. Implementacion y manejo de los software (neptuno, siep,pct) .
15. 15. Mantener actualizado el directorio telefonico del jefe de dependencia.
16. 16. Contribuir desde el ambito de su competencia en la identificacion y ejecucion de acciones para la mitigacion de los riesgos.
17. 17. Proveer informacion asociada a la operacion de los procesos relacionados con el modelo integrado de planeacion y gestion - MIPG
18. 18. Proponer y aplicar los procesos, procedimientos, metodos e instrumentos requeridos para mantener y mejorar el sistema de gestion de la corporacion que sean de su competencia, y cumplir con las disposiciones que se adopten dentro del mismo.
19. 19. Recibir, clasificar, radicar y digitalizar la correspondencia externa de la corporacion.
20. 20. Diligenciar los registros pertinentes en los formatos establecidos de las actividades desarrolladas que asi lo requieran
21. 21. Mantener actualizado el sistema de informacion documental de la entidad.
22. 22. Ejecutar correctamente los procesos tecnicos de archivo clasificar, ordenar y describir, depurar, expurgar y foliar en los documentos producidos en la dependencia asignada.
23. 23. Mantener actualizado el inventario documental de la dependencia asignada a fin de determinar los contenidos y la cantidad de legajos o unidades de conservacion que reposen en esta
24. 24. Velar por el uso adecuado del sistema de gestion documental, para que este funcione de forma adecuada en la trazabilidad de los procesos administrativos y las responsabilidades de estos.
25. 25. Garantizar la adecuada recepcion, gestion, conservacion, organizacion, uso, manejo y entrega de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones u obligaciones.
26. 26. Garantizar la entrega de los documentos de archivos derivados de las funciones durante el tiempo que dure en el cargo, de conformidad con lo establecido en el articulo 2.8.2.2.4 del decreto 1080.
27. 27. Recibir o entregar segun sea el caso al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su cargo, los documentos y archivos mediante inventarios documentales de conformidad con el cuadro de clasificacion documental - ccd, con el fin de garantizar la continuidad de la gestion publica.
28. 28. Actualizar los registros y bases de datos sobre transparencia y etica publica de la entidad, asegurando su precision y disponibilidad conforme a los lineamientos establecidos.
29. 29. Asistir en la planificacion y ejecucion de las actividades y estrategias sobre transparencia y acceso a la informacion, contribuyendo al cumplimiento de sus objetivos.
30. 30. Realizar las labores administrativas y de gestion asignadas sobre probidad y etica publica, siguiendo criterios de calidad y los procesos definidos por la normativa vigente.
31. 31. Contribuir al mejoramiento continuo de las estrategias de transparencia y acceso a la informacion, proponiendo y participando en iniciativas que optimicen la eficiencia de la entidad.
32. 32. Las demas que les sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el area de desempeño y la naturaleza del empleo.

Vacantes