SECRETARIO

Requisitos mínimos

Funciones

1. Desempeñar las demas funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel, la naturaleza del empleo y el area de desempeño.
2. Colaborar con el desarrollo de las actividades de los funcionarios de la dependencia.
3. Atender, orientar y servir a los usuarios internos y externos cumpliendo altos estandares de amabilidad, eficiencia, cercania y calidad.
4. Hacer uso de los aplicativos tecnologicos dispuestos para la gestion de la informacion de la dependencia.
5. Apoyar las actividades logisticas y administrativas propias de la dependencia de conformidad con las instrucciones recibidas de su jefe inmediato.
6. Mantener bajo reserva la informacion a la que tenga acceso en virtud del cumplimiento de las funciones asignadas.
7. Realizar las acciones necesarias para mantener las condiciones de limpieza y las condiciones fisicas de las dependencias e informar a la secretaria general de cualquier inconveniente que se presente
8. Apoyar en el control de terminos, de las solitudes que se tramiten al interior del instituto a traves del aplicativo de gestion documental.
9. Elaborar los oficios, certificaciones, declaraciones e informes que se deriven de la actividad de la dependencia, de conformidad con instrucciones del jefe inmediato
10. Mantener actualizadas, organizadas y controladas las existencias de utiles y materiales de consumo de oficina.
11. Preparar correspondencia, documentos e informes de la dependencia de acuerdo con las instrucciones recibidas.
12. Recibir, revisar, radicar, clasificar y distribuir la correspondencia oportunamente de acuerdo con el procedimiento y sistemas establecidos.
13. Llevar la agenda del jefe inmediato y comunicar oportunamente los compromisos, reuniones y obligaciones pendientes.
14. Realizar todas las actividades relacionadas con el control, organizacion, clasificacion y mantenimiento del archivo de gestion de su dependencia y de su secretaria, aplicando las tablas de retencion documental, normatividad vigente de archivo y demas procedimientos establecidos en el proceso de gestion documental.

Vacantes