SECRETARIO EJECUTIVO

Requisitos mínimos

Funciones

1. Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar documentos, datos, elementos y correspondencia, relacionados con los asuntos de competencia de la dependencia de acuerdo con los procedimientos establecidos y las tablas documentales y demas normas de archivo vigentes.
2. Llevar y mantener ordenados y actualizados los registros y archivo de caracter tecnico, administrativo y financiero de la dependencia, respondiendo por la exactitud de los mismos, de acuerdo con los procedimientos establecidos y las tablas de retencion documental y demas normas de archivo vigentes.
3. Llevar el registro y control de los derechos de peticion, acciones de cumplimiento y otros compromisos de la dependencia para garantizar la respuesta y/o solucion dentro de los terminos legales establecidos
4. Verificar las devoluciones de correo a las diferentes dependencias de la entidad.
5. Realizar funciones de oficina y de asistencia administrativa con el fin de facilitar el desarrollo y ejecucion eficiente y efectivo de las actividades del area de desempeño.
6. Orientar a los usuarios y suministrar la informacion que le sea solicitada, guardando la reserva de los asuntos de la dependencia que con este caracter se le hayan confiado, de conformidad con los procedimientos establecidos y las instrucciones impartidas por su superior inmediato.
7. Atender al publico, personal o telefonicamente, informando oportunamente al superior inmediato sobre los asuntos que requieran su gestion y correspondiente solucion y respuesta.
8. Llevar y mantener actualizada la agenda de citas, reuniones y eventos del superior inmediato, de acuerdo con instrucciones recibidas, recordandole oportunamente acerca de los compromisos que deba atender.
9. Proyectar los documentos y respuestas requeridas para el normal funcionamiento de la dependencia, de conformidad con los modelos diseñados y/o parametros establecidos, procedimientos aprobados e instrucciones impartidas por el superior inmediato.
10. Elaborar, cuando se requiera, los autos de inicio de tramite y realizar la apertura de expedientes relacionados con las solicitudes de concesiones, permisos, autorizaciones y licencias ambientales y mantenerlos debidamente actualizados.
11. Operar los aplicativos del sistema de informacion ambiental que permitan brindar informacion oportuna sobre el estado de las solicitudes de licenciamiento que le formulen a la corporacion.
12. Colaborar en la preparacion del plan anual de compras y efectuar oportunamente los pedidos de elementos, devolutivos y de consumo, de acuerdo con las necesidades de la dependencia y las disposiciones vigentes sobre la materia
13. Velar por la organizacion, seguridad y presentacion de la oficina e instalaciones del area de desempeño de acuerdo con los recursos disponibles.
14. Efectuar las solicitudes de mantenimiento preventivo y reparativo de los equipos y bienes de la dependencia comunicando los hechos y daños a los supervisores de polizas de garantia y de contratos existentes para tales efectos.
15. Velar por el abastecimiento oportuno de elementos y utiles de oficina y controlar su correcta utilizacion.
16. Cuando se le requiera rendir informes al superior inmediato sobre los asuntos de la dependencia y la labores desarrolladas, en las fechas señaladas.
17. Preparar los aspectos logisticos para llevar a cabo las reuniones que se organicen en la dependencia.
18. Adelantar de manera oportuna la comunicacion o notificacion de actos administrativos que segun los procedimientos internos de la entidad le corresponda y conforme a los formatos de la entidad.
19. Apoyar a los profesionales universitarios y especializados de su dependencia en la recoleccion de informacion necesaria para dar respuesta a peticiones, quejas o denuncias y/o requerimientos de entes de control.
20. Observar la confidencialidad exigida sobre los asuntos, documentos y demas informacion a la que tenga acceso en desarrollo de sus funciones.
21. Aplicar los metodos y procedimientos del sistema de calidad y control interno y velar por la calidad, eficiencia y eficacia del mismo.
22. Las demas que el director general le asigne y que correspondan a la naturaleza del empleo

Vacantes