SECRETARIO EJECUTIVO

Requisitos mínimos

Funciones

1. 1. Recepcionar y mantener actualizados, clasificados y organizados los documentos generados y recibidos en la dependencia y/o archivo de gestion, garantizando una busqueda oportuna de los mismos cuando se requiera, conforme a la normativa vigente y los lineamientos y procedimientos establecidos.
2. 2. Aplicar las tablas de retencion documental (trd) y apoyar en su implementacion en la dependencia.
3. 3. Apoyar en la custodia, seguridad y conservacion fisica de los documentos de la dependencia, evitando deterioro, perdida o acceso no autorizado.
4. 4. Preparar los documentos que hayan cumplido su tiempo en archivo de gestion para ser transferidos al archivo central, segun la normatividad y procedimientos establecidos.
5. 5. Digitalizar documentos segun los lineamientos institucionales y cargar la informacion en los sistemas documentales que apliquen.
6. 6. Recibir, clasificar, radicar, distribuir, digitalizar y controlar la correspondencia recibida y generada a traves del sistema de gestion documental.
7. 7. Elaborar y/o transcribir oficios, informes, circulares, actas y demas documentos solicitados por los servidores de la dependencia, con base en las instrucciones impartidas por el superior inmediato.
8. 8. Coordinar, de acuerdo con las instrucciones recibidas, reuniones y eventos que deba atender el jefe inmediato, llevando la agenda correspondiente y recordando los compromisos adquiridos.
9. 9. Orientar a los usuarios y suministrar informacion, documentos o elementos que sean solicitados, de conformidad con los tramites, las autorizaciones y los procedimientos establecidos.
10. 10. Realizar controles periodicos sobre el consumo de elementos de oficina, con el fin de determinar su necesidad real y reportar los requerimientos de consumo y mantenimiento de equipos y elementos de oficina de la dependencia.
11. 11. Proyectar respuestas a PQRS (peticiones, quejas, reclamos y sugerencias) relacionadas con su area de desempeño y las responsabilidades asignadas.
12. 12. Participar activamente en el desarrollo, mantenimiento y mejora del sistema de gestion de la calidad (sgc), del sistema de gestion de la seguridad y salud en el trabajo (sgsst) y del sistema de gestion ambiental (sga) del departamento del atlantico, aplicando principios de autocontrol, acatando las recomendaciones y promoviendo el cumplimiento de la normatividad vigente.
13. 13. Las demas funciones que le sean asignadas por su superior inmediato y que esten relacionadas con el nivel, la naturaleza y el area de desempeño del cargo.

Vacantes