SECRETARIO

Requisitos mínimos

Funciones

1. 1. Desempeñar funciones de oficina y de asistencia administrativa encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecucion de las actividades del area de desempeño.
2. 2. Digitar los actos administrativos necesarios para el desarrollo de los procesos de la dependencia a la que pertenece.
3. 3. Llevar y mantener actualizados los registros de caracter tecnico, administrativo y financiero cuando a ello haya lugar y responder por la exactitud de los mismos.
4. 4. Orientar a los usuarios y suministrar la informacion que les sea solicitada, de conformidad con los procedimientos establecidos
5. 5. Organizar y coordinar la agenda del superior jerarquico, asi como todo tipo de reuniones a las que deba asistir este de acuerdo a la agenda de compromisos.
6. 6. Hacer transcripciones de texto en procesador de palabra y oficios e informes, redactar, transmitir correspondencia de rutina, publicaciones y documentacion oficial de acuerdo con los procedimientos.
7. 7. Recibir, contestar y tramitar mensajes telefonicos, escritos, de correo electronico, internet, etc. Que se deban surtir en la dependencia.
8. 8. Realizar la atencion de visitas y publico en general, atencion telefonica de usuarios con diligencia y respeto.
9. 9. Manejar la gestion de documentos, el archivo administrativo, la correspondencia interna y externa, actas y demas documentos del area asignada de acuerdo con los procedimientos establecidos en la institucion.
10. 10. Recopilar informacion y/o presentar los informes respectivos, de acuerdo con las instrucciones recibidas y solicitados por los diferentes entes de control.
11. 11. Realizar las gestiones necesarias para asegurar la ejecucion de los planes, programas y proyectos en los que interviene en razon del cargo.
12. 12. Cumplir de manera efectiva la mision y los objetivos de la dependencia a la que se encuentra adscrito y la ejecucion de los procesos en que interviene en razon del cargo.
13. 13. Apoyar en la realizacion de las supervision tecnica, administrativa y financiera de los contratos que se ejecuten y que guarden relacion con las funciones de la dependencia, de conformidad con las normas vigentes.
14. 14. Participar en el desarrollo y presentacion de informes sobre actividades de la dependencia de conformidad con la instruccion recibida y los procedimientos aplicables.
15. 15. Asistir y orientar tanto al usuario interno como externo en su area de conocimiento y de desempeño.
16. 16. Atender las solicitudes, peticiones, quejas y reclamos presentados al area, cuando corresponda de acuerdo a las normas establecidas.
17. 17. Cumplir con las normas del sistema de sistema de gestion de la calidad y las politicas de calidad, ambiental, de seguridad y salud en el trabajo y las demas que adopte la entidad, asi como los procedimientos establecidos.
18. 18. Efectuar las actividades de organizacion documental fisica y electronica del archivo de gestion conforme a lo establecido en las tablas de retencion documental, de acuerdo con la normatividad vigente y los lineamientos y procedimientos establecidos por la entidad
19. 19. Las demas señaladas en la constitucion, la ley, autoridad competente, los estatutos y las disposiciones que determinen la organizacion de la entidad o dependencia a su cargo y la naturaleza del empleo y de los procesos de la dependencia o que le sean asignadas por el jefe inmediato.

Vacantes