AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Requisitos mínimos

Funciones

1. Generales (decreto 1083 del 2015, articulo 2.2.2.2.5) 1. Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar documentos, datos, elementos y correspondencia, relacionados con los asuntos de competencia de la entidad.
2. 2. Llevar y mantener actualizados los registros de caracter tecnico, administrativo y financiero y responder por la exactitud de los mismos.
3. 3. Orientar a los usuarios y suministrar la informacion que les sea solicitada, de conformidad con los procedimientos establecidos.
4. 4. Desempeñar funciones de oficina y de asistencia administrativa encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecucion de las actividades del area de desempeño.
5. 5. Efectuar diligencias externas cuando las necesidades del servicio lo requieran
6. Gestion documental y archivo 6. Aplicar los conocimientos especificos para la ejecucion de las responsabilidades asignadas para la administracion de los documentos de la empresa.
7. 7. Proporcionar asistencia tecnica en el area que desempeña, al jefe inmediato, a funcionarios o a quien le sea indicado para dar cumplimiento a las disposiciones, normas y procedimientos sobre correspondencia y archivo.
8. 8. Adelantar bajo la direccion de su superior inmediato la implementacion y mantenimiento del sistema de gestion documental.
9. 9. Proyectar las comunicaciones y certificaciones que se soporten en el archivo de la empresa para la respectiva firma del jefe inmediato o de quien lo requiera para el desarrollo de su funcion como servidor de la E.S.E. Hospital orito.
10. 10. Controlar tecnicamente la documentacion de la empresa para garantizar su seguridad y conservacion.
11. 11. Realizar los controles tecnicos que permitan garantizar que la correspondencia que llegue al archivo de la empresa tenga el debido tramite de entrega o de archivo.
12. 12. Ejercer la supervision de contratos que celebre la ESE hospital orito, cuando por necesidad del servicio y de acuerdo con las funciones del cargo se requiera.
13. 13. Apoyar con su experticia, las decisiones que deba adoptar su jefe inmediato en cuanto a la implementacion de tecnologias avanzadas que permitan un manejo racional de la documentacion de acuerdo a las necesidades y requerimientos tecnicos de la entidad.
14. 14. Usar adecuadamente los equipos, bienes y materiales a su cargo con el fin de colaborar con la racionalidad del gasto.
15. 15. Participar en la elaboracion de los proyectos de actualizacion de manuales de archivo y correspondencia para la estandarizacion de los procesos de archivo en la empresa para que sean adoptadas por las autoridades administrativas competentes.
16. 16. Actualizar, custodiar y organizar el archivo de gestion de la dependencia, de conformidad con los lineamientos administrativos y las directrices establecidas en la normatividad legal vigente.
17. 17. Digitalizar documentos y,o actualizar base de datos de la dependencia, de conformidad con los lineamientos y protocolos de la ESE.
18. 18. Mantener el archivo y el sistema de gestion documental de la empresa organizado y funcionando segun sean los lineamientos del archivo general de la nacion.
19. 19. Gestionar los documentos de acuerdo con normatividad y procedimientos establecidos
20. 20. Manejar las comunicaciones oficiales con base en la normatividad y procedimientos y las demas competencias funcionales que le apliquen.
21. 21. Manejar y custodiar el archivo de historias clinicas registrando salidas y entradas de las mismas, segun la normatividad vigente
22. Presupuesto 22. Cumplir con el correcto manejo administrativo de los recursos financieros de la ESE hospital orito bajo el marco de la normatividad vigente, para garantizar la continuidad en la prestacion de los servicios.
23. 23. Analizar, calcular, recopilar, preparar y elaborar el proyecto de acuerdo de presupuesto, ajustado a la planeacion estrategica, planes, proyectos, programas de la entidad, sistemas de calidad y acreditacion, de cada vigencia y las modificaciones que se produzcan al mismo, para ser presentadas a la junta directiva.
24. 24. Verificar la disponibilidad presupuestal de acuerdo con la apropiacion.
25. 25. Apoyar la elaboracion, seguimiento y ejecucion del programa anual mensualizado de caja pac.
26. 26. Ayudar en la elaboracion del plan operativo anual de inversiones poai.
27. 27. Planear y organizar el plan de pagos, teniendo en cuenta la disponibilidad de recursos, los vencimientos de los mismos y los documentos soportes de cada uno de los egresos
28. 28. Presentar informes semanales, mensuales, trimestrales y anuales sobre el movimiento y estado de los recursos que administra a la gerencia.
29. 29. Gestionar el recaudo oportuno de los ingresos de la empresa, con el fin de garantizar la liquidez de la ESE.
30. 30. Administrar y controlar los recursos de la empresa, para cumplir con la prestacion de los servicios que tiene a su cargo la ESE.
31. 31. Efectuar los analisis y calculos para establecer la capacidad de endeudamiento de la empresa, cuando esta decida contraer un credito a fin de ampliar su capacidad instalada o modernizar los equipos.
32. 32. Mantener los fondos indispensables para cumplir con las garantias pactadas en los contratos firmados por la empresa, para el pago de la nomina y servicios publicos.
33. 33. Recibir y registrar los aportes, transferencias y pagos que se le efectuen a la empresa y realice la ESE.
34. 34. Expedir los CDP y rp, para garantizar el pago de las obligaciones de la ESE.
35. Pagaduria 35. Llevar la pagaduria de la empresa de acuerdo a la normatividad vigente.
36. 36. Demandar productos y servicios financieros de acuerdo con normatividad y procedimientos vigentes.
37. 37. Atender las obligaciones tributarias de la entidad de acuerdo con normatividad y procedimientos.
38. 38. Desarrollar las operaciones de tesoreria de la entidad de acuerdo con normas y procedimientos.
39. 39. Apoyar con el manejo de tesoreria, para que se garantice la sostenibilidad financiera de la ESE.
40. 40. Efectuar el pago de las obligaciones a cargo de la empresa conforme a las disposiciones legales vigentes y el modelo integrado de planeacion y gestion, ademas de las normas de calidad que apliquen a la empresa
41. 41. Adelantar las acciones a que haya lugar para obtener creditos de tesoreria para atender situaciones de iliquidez, previa autorizacion del gerente y asi garantizar la continuidad en la prestacion de los servicios de la empresa.
42. 42. Solicitar la apertura o cancelacion de las cuentas corrientes y de ahorro de la empresa, de acuerdo al manejo y flujo de recursos que se tenga, previa autorizacion de gerencia.
43. 43. Expedir los cheques para el pago de las exigibilidades a cargo de la pagaduria de la empresa.
44. 44. Organizar y llevar los documentos soportes de la pagaduria
45. 45. Suministrar al gerente informes mensuales sobre el estado de la pagaduria.
46. 46. Manejar las cuentas de la ESE de acuerdo con las normas legales vigentes y las instrucciones de la gerencia
47. Otras 47. Participar en los grupos de trabajo que sean conformados por su jefe inmediato o por el funcionario competente aportando su experticia.
48. 48. Apoyar en la implementacion de tecnologia que permita un manejo racional de los recursos.
49. 49. Usar adecuadamente los equipos, bienes y materiales a su cargo con el fin de colaborar con el uso eficiente de los recursos naturales.
50. 50. Participar en la implementacion de los programas de gestion ambiental, segregacion en la fuente, uso eficiente de los recursos, las capacitaciones y demas actividades que se realicen en el marco de la gestion ambiental de la institucion.
51. 51. Promover, difundir y dar ejemplo entre toda la comunidad de la ESE hospital orito sobre el cuidado de los recursos a su disposicion, tales como papel, insumos, agua, energia y combustible, entre otros.
52. 52. Implementar el modelo integrado de planeacion y gestion MIPG, en su area de trabajo.
53. 53. Las demas funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el area de desempeño del cargo.

Vacantes