SECRETARIO

Requisitos mínimos

Funciones

1. 1. Atender los llamados telefonicos del gerente de la ESE.
2. 2. Entrar en contacto con los usuarios que llegan a la oficina.
3. 3. Establecer y llevar la agenda con las fechas de las citas con la gerencia.
4. 4. Atender a los usuarios que llegan a las citas de acuerdo a las fechas establecidas segun la agenda.
5. 5. Preparar los correos electronicos y cartas a nombre del gerente, pues si este se lo permite puede tener la capacidad legal de firmar las cartas a su nombre
6. 6. Debe contar con la habilidad de preparar base de datos.
7. 7. Debe encargarse de la preparacion de hojas de datos.
8. 8. Es responsable de la precision de los documentos que escribe, por lo tanto, debe tratarse de una persona con habilidades certificadas de gramatica.
9. 9. Tiene la responsabilidad de la organizacion, mantenimiento y operacion de impresoras, videoconferencias, sistemas de telefono, fotocopiadoras y todo equipo que se halle en la oficina.
10. 10. Debe controlar el inventario, ya que es su responsabilidad mantener los archivos electronicos y fisicos con los insumos necesarios, de forma tal que el gerente cuente con el acceso rapido a documentos que necesite en cualquier momento.
11. 11. La secretaria debe involucrase en la gestion de proyectos, para lo cual recopila informacion de usuarios y proveedores incluyendo la negociacion de las condiciones y precios.
12. 12. Cuando el gerente planea reuniones o una conferencia, es responsabilidad de la creacion de reportes y presentaciones.
13. 13. La secretaria del gerente cumple funciones que se focalizan en los proyectos de su propio jefe, por lo tanto, incluye su atencion al resto de los empleados de la ESE.
14. 14. Debe saber manejar la comunicacion escrita y oral, preparar documentos, gestionar proyectos y organizar la oficina.
15. 15. Como asistente del gerente atiende las llamadas de este y entrara en contacto directo con los usuarios que llegan a la oficina, los recibe y los guia hasta el despacho donde los espera el gerente.
16. 16. La secretaria puede responder las llamadas telefonicas a nombre del gerente y tambien recibe la correspondencia y paqueteria que llega, puede hacerse cargo del despacho de los paquetes que el gerente necesite enviar a los usuarios.
17. 17. Toda la documentacion que genera la gerencia es preparada, tramitada y controlada por la secretaria
18. 18. Todos los documentos, las facturas, los informes, las actas, los acuerdos, los contratos, los informes, los escritos y las cartas son confeccionados por la secretaria.
19. 19. Es funcion de la secretaria de la convocacion a las reuniones y sesiones.
20. 20. La secretaria tiene responsabilidad de que los asuntos confidenciales de la ESE sean mantenidos con discrecion, ya que son asuntos cuya confidencialidad no se puede violar.
21. 21. Debido a la cantidad de citas con los usuarios pactadas por el gerente, la secretaria se debe hacer cargo de la coordinacion de la oficina.
22. 22. Las demas que se le asignen en cumplimiento de sus responsabilidades en el despacho del gerente de la ESE.

Vacantes