SECRETARIO EJECUTIVO

Requisitos mínimos

Funciones

1. Funciones esenciales asistir al jefe inmediato en las actividades y reuniones a realizarse diariamente dentro y fuera de la entidad, de acuerdo con su competencia.
2. Brindar informacion clara acerca de las funciones, objetivos, metas y proyectos institucionales con el fin de brindar la informacion precisa, requerida por los usuarios.
3. Asistir al jefe inmediato en la formulacion de metodos y procedimientos de trabajo, para la eficaz ejecucion y cumplimiento de las labores propias de su area de desempeno llamadas telefonicas, control de correos electronicos institucional, copias de seguridad de los archivos electronicos.
4. Colaborar en la organizacion de reuniones o eventos que se deban atender, registrandolos en agenda y recordar los compromisos adquiridos con la debida oportunidad.
5. Recibir las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias enviadas por los ciudadanos y por las diferentes dependencias de la gobernacion, cuando se trata de correspondencia interna, distribuir para su tramite en la dependencia, hacer seguimiento para su respuesta en los tiempos establecidos y coordinar el respectivo envio al destinatario.
6. Atender al usuario interno y externo en los temas referentes a los tramites del area de su desempeno y darle la informacion oportuna y veraz, orientandolo en la busqueda y solucion a sus necesidades.
7. Elaborar las actas de reuniones o comites donde el superior inmediato deba ejercer la secretaria, de acuerdo con los lineamientos y formatos establecidos por el sistema integrado de gestion.
8. Solicitar los elementos requeridos en la dependencia y velar por el abastecimiento oportuno de los mismos, de acuerdo con los lineamientos de la entidad.
9. Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la administracion de documentos archivo de gestion control de documentos y datos.
10. Mantener actualizada la informacion que en desarrollo de su cargo deba manejar, aplicando los procedimientos y tecnologias implementados en el marco del el sistema integrado de gestion, para garantizar el cumplimiento y mejora continua de los procesos, optimizando el desempeno en la prestacion de los servicios que ofrece la entidad.
11. Apoyar operativamente la elaboracion del plan de desarrollo departamental, los planes de accion, los programas y proyectos que requiera el departamento, en el marco de su competencia.
12. Las demas que le sean asignadas por el superior jerarquico de manera verbal o escrita y las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la naturaleza del cargo.
13. Funciones de acuerdo con el del cargo alimentar los sistemas de informacion relacionados con los temas de la dependencia, de acuerdo con las instrucciones del superior inmediato.
14. Operar y responder por el buen uso de los equipos y elementos que se le asignen para la ejecucion de las labores de la dependencia y velar por su funcionamiento, de acuerdo con las guias, manuales de operacion y procedimientos de la entidad.
15. Participar activamente en las actividades requeridas para la operacion, mantenimiento y mejora del sistema integrado de gestion y aplicar las recomendaciones en el ambito de su competencia, de acuerdo con la normatividad vigente en materia de control interno y calidad.
16. Aplicar los principios del control interno autocontrol, autogestion y autorregulacion, de acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan integran y complementan dentro de los principios legales y constitucionales.
17. Proyectar para la firma del superior inmediato, las novedades de personal relacionadas con permisos, vacaciones y licencias, que se deben reportar a la secretaria administrativa direccion de talento humano, de acuerdo con los procedimientos y normatividad vigente.
18. Cumplir con las actividades del sistema de gestion de seguridad y salud en el trabajo sgsst, utilizando correctamente los elementos de proteccion personal y protegiendo la salud integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con los lineamientos de la normatividad vigente y el reglamento de higiene y seguridad industrial, adoptado en la entidad.

Vacantes