AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Requisitos mínimos

Funciones

1. 1. Apoyar las actividades administrativas del area de cartera, realizando tareas de registro, seguimiento control de recaudos, asi como la preparacion y organizacion de la informacion necesaria para los procesos de conciliacion de cuentas con las eapb, garantizando la adecuada gestion de la facturacion, la recuperacion de cartera y el cumplimiento de los procedimientos financieros establecidos por la institucion.
2. 2. Recibir los documentos que soportan las transacciones y hechos economicos, financieros y ambientales segun procedimientos establecidos.
3. 3. Revisar los documentos y soportes que respaldan los hechos contables de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos.
4. 4. Registrar las transacciones en los libros contables de acuerdo con el sistema de clasificacion y codificacion establecido en el plan general de contabilidad.
5. 5. Llevar los libros contables en el software establecido para ello segun procedimientos establecidos.
6. 6. Archivar los documentos soporte y libros contables segun procedimientos de gestion documental.
7. 7. Elaborar conciliaciones bancarias y con los procesos de tesoreria, presupuesto segun procedimientos establecidos.
8. 8. Participar en la elaboracion de los cierres contables y ajuste de cuentas actualizacion de precios, calculo de provisiones, depreciaciones, de acuerdo con los parametros establecidos.
9. 9. Custodiar los documentos y libros contables que se encuentran en el archivo de gestion segun procedimientos establecidos.
10. 10. Recibir facturas de los servicios y hacer la revision correspondiente.
11. 11. Generar los rips json de facturas hechas a partir del 1 de abril de 2025 o rips con norma 3047 de facturas antes del 1 de abril de 2025.
12. 12. Escanear y buscar soportes de las facturas.
13. 13. Subir los rips y soportes a las diferentes plataformas o aplicativos de cada erp.
14. 14. Responder y/o apoyar al area de cuentas medicas en la respuesta a devoluciones de las facturas con errores.
15. 1. Proyectar los certificados de prestacion de servicios
16. 2. Apoyar en la supervision de los contratos en los cuales juridica tiene la supervision a fin de revisar los documentos entregados por los contratistas que soportan la ejecucion, apoyando la proyeccion de documentos requeridos, dentro de los terminos establecidos.
17. 3. Apoyar la publicacion de las diferentes etapas de la contratacion en las plataformas dispuestas por los diferentes entes de control.
18. 4. Apoyar los procesos de invitaciones privadas y publicas, seguimiento a las publicaciones, fechas de vencimientos y llevar el respectivo archivo fisico de estas.
19. 5. Apoyar la generacion de los informes que le corresponden al area de manera fija los de la plataforma siho, la circular 019 de 2019 y el chip de la contaduria general de la nacion dentro de los periodos asignados.
20. 6. Apoyar en la recoleccion de la informacion para generar los respectivos planes, programas y proyectos correspondientes al area.
21. 7. Apoyar de forma continua lo referente a los riesgos laborales, sea reporte de novedades, ingresos y retiros.
22. 8. Realizar la verificacion de la documentacion requerida para los contratos sin formalidades plenas y su respectiva publicacion en las plataformas dispuestas por los entes de control.
23. 9. Mantener al dia la informacion de los procesos contractuales segun la matriz dispuesta por el sistema de gestion de calidad.
24. 10. Llevar a cabo la organizacion de los documentos precontractuales que se generen en el area juridica.
25. 11. Diligenciar la matriz dispuesta para el reparto de la contratacion a los profesionales del area.
26. 12. Publicar toda la ejecucion de los contratos en las plataformas dispuestas por los entes de control.
27. 13. Solicitar, recibir y construir el consolidado de acciones de tutela, derechos de peticion y contratos, como apoyo a los indicadores de los mismos o indicadores requeridos por el area de calidad o el area de planeacion.
28. 14. Pproyectar y custodiar actas del comite primario y de conciliacion, ademas de coordinar las agendas de programacion de los mismos.
29. 15. Recibir, contestar y tramitar mensajes telefonicos, escritos, de correo electronico.
30. 16. Realizar la revision del saia y apoyo a la respuesta de los mismos, verificar trazabilidad y transferencia en los casos necesarios a los abogados del area o personal de otra dependencia siempre dentro de los terminos legales o reglamentarios.
31. 17. Solicitar los documentos del personal a contratar, recepcionar documentos entregados por los contratistas y entregarlos al personal de apoyo para reparto.
32. 18. Mmantener actualizado el inventario fisico de los expedientes contractuales.
33. 19. Realizar la organizacion de los expedientes fisicos segun tablas de retencion de la entidad para trasferir al archivo central.
34. 20. Realizar la transferencia de documentos fisicos generados en la oficina juridica al archivo central.
35. 1. Apoyar la distribucion de todas las comunicaciones oficiales a las dependencias administrativas que por funcion deban darles tramite, para ello debera tener en cuenta, el sistema, las planillas o formatos que permitan controlar y certificar la recepcion de estos documentos por parte de los funcionarios competentes y los procedimientos internos conforme la normatividad vigente.
36. 2. Mantener organizadas, archivadas y al dia todas las planillas de mensajeria, asi mismo, todas las solicitudes de diligencias de mensajeria de forma fisica, en carpetas debidamente marcadas, con el fin de realizar un adecuado seguimiento a la gestion de las mismas.
37. 3. Realizar el escaneo de los soportes fisicos de las comunicaciones oficiales que son gestionadas desde la ventanilla unica de gestion documental, al igual que todas las planillas y solicitudes de mensajeria, para su correcto alojamiento en la herramienta saia o software de radicacion de la institucion y que sea fuente de consulta a futuro, conforme a la normatividad archivistica y a los procedimientos internos que para ello aplique.
38. 4. Gestionar diariamente la distribucion de mensajeria a que haya lugar, ya sea con el mensajero interno y/o empresa de mensajeria contratada, a fin de realizar oportuna y adecuadamente la distribucion de los documentos que se producen en las distintas areas y/o dependencias de la entidad.
39. 5. Apoyar la recepcion, revision, analisis, radicacion y distribucion de las comunicaciones oficiales fisicas y/o electronicas de la entidad, recibidas o enviadas en soporte fisico o mediante los correos electronicos establecidos para tal fin, manteniendo al dia la radicacion y realizando la adecuada captura de informacion en el sistema utilizado, conforme a la normatividad archivistica y a los procedimientos internos que para ello aplique, realizando los debidos controles, velando por la transparencia de la actuacion administrativa.
40. 1. Digitar la informacion referente al procedimiento de nomina como: novedades de personal, asientos de pagos de empleados y jubilados, tramite de prestaciones sociales.
41. 2. Diligenciar formularios de afiliacion o desafiliacion al sgss de empleados y a cajas de compensacion familiar.
42. 3. Realizar autoliquidaciones de EPS., ARL., fondos de cesantias, fondos de pensiones y cajas de compensacion familiar y realizar los informes y reportes de gestion que requiera la administracion, relacionados con los procedimientos.
43. 4. Mantener actualizada la planta de cargos, la nomina y la informacion de los cargos vacantes de la entidad.
44. 5. Proyectar certificaciones laborales requeridas.
45. 6. Mantener al dia la informacion sobre pagos, deducciones, retenciones de los empleados y jubilados y velar por el cumplimiento de terminos de los mismos.
46. 7. Digitar los actos administrativos necesarios del proceso de gestion humana, correspondientes a nombramientos, retiros, liquidaciones de prestaciones sociales, anticipos de cesantias, viaticos, bonos pensionales y cuotas partes jubilatorias, entre otros, para su posterior causacion y reconocimiento, en coordinacion con los procedimientos de presupuesto, tesoreria y contabilidad.
47. 8. Mantener al dia la informacion sobre las diferentes situaciones administrativas de los empleados, como encargos, comisiones, licencias, suspensiones, reubicaciones y velar por el cumplimiento de terminos de los mismos.
48. 9. Mantener actualizados los bancos de datos y hojas de vida de cada servidor, activo y retirado apoyando el cumplimiento de las disposiciones emitidos por el gobierno nacional sobre la implementacion del SIGEP en el hospital.
49. 10. Apoyar el proceso de posesion de los servidores publicos y el de verificacion de requisitos minimos, carnetizacion, induccion, reinduccion para los empleados.
50. 11. Apoyar la realizacion de los programas y planes de capacitacion, bienestar social, estimulos e incentivos para los empleados de la E.S.E.
51. 12. Ejecutar y evaluar las actividades de los procedimientos de la oficina de gestion humana, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento, para fortalecer el sistema de gestion de calidad.
52. 1. Apoyar en el desarrollo y seguimiento de las actividades relacionadas con los procesos administrativos donde se ubique el cargo, tales como compras, contratacion, almacen, activos fijos, archivo, planeacion, historias clinicas y atencion al usuario; y/o en los procesos financieros correspondientes, como facturacion, tesoreria, cartera, presupuesto y admisiones, en articulacion constante con las areas responsables, con el fin de contribuir al fortalecimiento del sistema de gestion de calidad y promover la oportunidad, eficacia y uso eficiente de los recursos financieros.
53. 2. Apoyar en la elaboracion del plan de compras cuando le sea requerido.
54. 3. Realizar y tramitar las compras necesarias para la ESE de acuerdo al visto bueno de su jefe inmediato, traslados de equipos de oficina, bajas en inventarios requeridos por la institucion y sus dependencias.
55. 4. Realizar la programacion de agenda para las diferentes especialidades que ofrece el hospital.
56. 5. Apoyar la ejecucion de actividades administrativas relacionadas con los procedimientos asignados, realizando tareas de control y seguimiento que contribuyan a minimizar riesgos operativos, asegurando un manejo eficiente de los recursos y colaborando en el cumplimiento de las politicas, planes, programas y proyectos establecidos por la institucion.
57. 6. Recopilar informacion y/o presentar los informes respectivos, de acuerdo con las instrucciones recibidas y solicitados por los diferentes entes de control.
58. 7. Brindar apoyo en los proyectos, estudios e investigaciones que desarrolle el area de salud a la que pertenece, mediante la gestion administrativa y documental requerida, con el fin de contribuir a la ejecucion oportuna de los planes, programas y proyectos institucionales.
59. 8. Apoyar la ejecucion y el seguimiento de los programas y proyectos del area de salud, mediante actividades administrativas asignadas como el control de registros, manejo de documentacion y apoyo logistico, contribuyendo al cumplimiento de los objetivos institucionales.
60. 9. Proyectar o transcribir documentos, oficios e informes correspondientes a los procesos y procedimientos de la dependencia.
61. 10. Manejar la gestion de documentos, el archivo administrativo, la correspondencia interna y externa, actas y demas documentos del area asignada de acuerdo con los procedimientos establecidos en la institucion.
62. 11. Cumplir de manera efectiva la mision y los objetivos de la dependencia a la que se encuentra adscrito y la ejecucion de los procesos en que interviene en razon del cargo.
63. 12. Participar en el desarrollo y presentacion de informes sobre actividades de la dependencia de conformidad con la instruccion recibida y los procedimientos aplicables.
64. 13. Asistir y orientar tanto al usuario interno como externo en su area de conocimiento y de desempeño.
65. 14. Atender las solicitudes, peticiones, quejas y reclamos presentados al area, cuando corresponda de acuerdo a las normas establecidas.
66. 15. Cumplir con las normas del sistema de sistema de gestion de la calidad y las politicas de calidad, ambiental, de seguridad y salud en el trabajo y las demas que adopte la entidad, asi como los procedimientos establecidos.
67. 16. Efectuar las actividades de organizacion documental fisica y electronica del archivo de gestion conforme a lo establecido en las tablas de retencion documental, de acuerdo con la normatividad vigente y los lineamientos y procedimientos establecidos por la entidad
68. 17. Las demas señaladas en la constitucion, la ley, autoridad competente, los estatutos y las disposiciones que determinen la organizacion de la entidad o dependencia a su cargo y la naturaleza del empleo y de los procesos de la dependencia o que le sean asignadas por el jefe inmediato.

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