PROFESIONAL UNIVERSITARIO

Requisitos mínimos

Funciones

1. Funciones esenciales es apoyar la implementacion de la politica de gestion documental en la secretaria de educacion y cultura, de acuerdo con los lineamientos definidos por la direccion de gestion documental de la gobernacion del tolima, con el fin de dar cumplimiento al programa de gestion documental pgd de la entidad.
2. Organizar los procesos de busqueda y suministro de los documentos del archivo, transferidos por las diferentes areas de gestion de la secretaria de educacion y cultura, que sean requeridos, de acuerdo con los lineamientos y la normatividad vigente.
3. Acompañar y asesorar a las diferentes areas de la secretaria de educacion y cultura, en el manejo y organizacion de sus archivos de gestion, en coherencia con lo definido en los procesos, procedimientos y demas normatividad vigente en la materia.
4. Monitorear los archivos de gestion de la secretaria de educacion y cultura, para controlar el cumplimiento de las politicas, reglas y estandares, de acuerdo con los procesos, procedimientos y demas normatividad vigente en la materia.
5. Participar en la actualizacion permanente del cuadro de clasificacion, los cuadros de valoracion, las tablas de retencion, los inventarios y demas herramientas estandares requeridas para la gestion documental en la secretaria de educacion y cultura.
6. Apoyar los procesos de capacitacion en el pgd programa de gestion documental, establecido por la gobernacion del tolima, para sensibilizar el personal de la secretaria de educacion y cultura, respecto a la importancia, manejo y valor de los archivos de la institucion cultura archivistica.
7. Planear, gestionar y controlar la recoleccion, consolidacion, validacion, analisis y generacion de la informacion del area correspondiente, en coordinacion con el proceso g01 gestion de los sistemas de informacion, de conformidad con el marco legal vigente y los lineamientos de gobierno en linea, con el fin de estandarizar y contribuir a la apertura de datos e informacion y mantener una respuesta unica de gobierno a los usuarios de servicios de la secretaria de educacion y cultura.
8. Las demas que le sean asignadas por el superior jerarquico de manera verbal o escrita y las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la naturaleza del cargo.
9. Funciones con el nivel de cargo participar en la elaboracion, seguimiento, ajuste y evaluacion de los instrumentos de planeacion institucional plan de desarrollo departamental, planes de accion, plan anual de adquisiciones programas y proyectos que requiera el departamento, en el marco de su competencia.
10. Realizar la formulacion y actualizacion de los proyectos que se adelantan en la dependencia para el cumplimiento de su mision, a traves de la metodologia definida por el departamento nacional de planeacion.
11. Atender requerimientos de los entes internos y externos de control, los cuales consisten en atencion a visitas de auditoria o revision, solicitudes de presentacion de informes eventuales o de informes periodicos.
12. Proyectar y o generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias enviadas por los ciudadanos, relacionadas con su area y funciones y firmar cuando corresponda.
13. Acompaa‘ar el proceso de implementacion y actualizacion de los sistemas de informacion relacionados con los temas de su dependencia, a nivel administrativo y propio de su sector, que permitan un adecuado control.
14. Elaborar los pliegos de condiciones de las contrataciones a realizar por la dependencia, independientemente del tipo de contratacion, con el fin de aportar su conocimiento tecnico y experiencia.
15. Realizar seguimiento a los contratos, convenios y demas actos contractuales suscritos por la dependencia, en donde haya sido delegado como supervisor, en el marco de las competencias asignadas, propendiendo por su correcta ejecucion, de acuerdo a lo establecido contractualmente y a la normatividad vigente, presentando los respectivos informes de supervision y demas documentacion asociada a la ejecucion, hasta su liquidacion.
16. Brindar asesoria y asistencia tecnica, en temas relacionados con su area de competencia, encaminados al cumplimiento de la mision y los objetivos institucionales.
17. Realizar las actividades orientadas a la actualizacion y organizacion del archivo de la dependencia, con el objeto de facilitar la consulta y o requerimientos que sobre el particular, realicen los ciudadanos.
18. Proyectar para la firma del superior inmediato, las novedades de personal relacionadas con permisos, vacaciones y licencias, que se deben reportar a la secretaria administrativa direccion de talento humano, de acuerdo con los procedimientos y normatividad vigente.
19. Realizar las actividades requeridas para la operacion, mantenimiento y mejora del sistema integrado de gestion y la observancia de sus recomendaciones en el ambito de su competencia, de acuerdo con la normatividad vigente en materia de control interno y calidad.
20. Realizar la medicion, analisis y reporte de los indicadores de proceso, segun lo establecido en la ficha tecnica de cada indicador y proponer las acciones respectivas para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.
21. Elaborar y presentar con la periodicidad acordada, informes de gestion sobre el area de desempea‘o, en cumplimiento de los lineamientos institucionales y la normatividad vigente.
22. Aplicar los principios del control interno autocontrol, autogestion y autorregulacion, de acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan integran y complementan dentro de los principios legales y constitucionales.
23. Cumplir con las actividades del sistema de gestion de seguridad y salud en el trabajo sgsst, utilizando correctamente los elementos de proteccion personal y protegiendo la salud integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con los lineamientos de la normatividad vigente y el reglamento de higiene y seguridad industrial, adoptado en la entidad.

Vacantes