SECRETARIO

Requisitos mínimos

Funciones

1. 1. Atencion al usuario de un requerimiento, el tiempo y lugar donde se puede dar respuesta a la solicitud presentada.
2. 2. Registro y radicacion de las comunicaciones que ingresan a la corporacion y administradas en el manual integral de documentos mi doc.
3. 3. Organizacion de la correspondencia por dependencia para su respectiva entrega a cada unidad (2 recorridos al dia preestablecidos, tercer recorrido opcional para correspondencia de tramite inmediato) con la hoja de ruta.
4. 4. Recepcion, registro, radicacion y despacho de correspondencia a su destinatario de orden nacional, departamental o municipal por los canales de mensajeria o agencia de correos.
5. 5. Verificacion del correo electronico institucional para su reenvio y/o entrega a cada responsable de los procesos internos y externos de la entidad.
6. 6. Registro de las solicitudes por ventanilla de tramites ambientales vital.
7. 7. Apoyo en el proceso de gestion documental en la aplicabilidad de la tabla de retencion documental por cada unidad de gestion.
8. 8. Apoyo en la administracion de las transferencias documentales entregadas por las unidades de gestion al archivo central.
9. 9. Apoyo en la orientacion para la administracion de los documentos digitalizados.
10. 10. Apoyo en el seguimiento de los expedientes que existentes en el archivo central, de acuerdo en las tablas de valoracion documental.
11. 11. Prestacion de servicio del archivo central por consulta o requerimiento de expedientes y control de devolucion y ubicacion de estos.
12. 12. Analisis y atomizacion de la informacion bibliografica que ingresa al centro de documentacion
13. 13. Sistematizacion de la informacion en la base de datos winisis version 1,5 en el formato mar
14. 14. Prestacion del servicio consulta en sala y/o virtual centro de documentacion
15. 15. Apoyo del canje bibliografico - red sina.
16. 16. Establecer mecanismos de organizacion documental desde que se genera el documento hasta su ciclo vital mediante la aplicabilidad de las tablas de retencion documental de acuerdo con las normas establecidas del archivo general de la nacion.
17. 17. Apoyo a las seccionales de guaviare y vaupes en la sensibilizacion y orientacion en la administracion de archivo, comunicaciones y centro de documentacion.
18. 18. Promover y participar activamente en los diferentes programas que se implementen con el objetivo de promover la mejora continua de las actividades realizadas en la corporacion en busca de la satisfaccion del cliente interno y externo, cumpliendo con los procesos y procedimiento establecidos por el sistema de gestion de calidad.
19. 19. Las demas inherentes a la naturaleza del cargo y que le sean asignadas por el jefe inmediato

Vacantes