SECRETARIO EJECUTIVO

Requisitos mínimos

Funciones

1. Asistir al jefe inmediato en las actividades y reuniones a realizarse diariamente dentro y fuera de la entidad, de acuerdo con su competencia
2. Brindar informacion clara acerca de las funciones, objetivos, metas y proyectos institucionales con el fin de brindar la informacion precisa, requerida por los usuarios
3. Asistir al jefe inmediato en la formulacion de metodos y procedimientos de trabajo, para la eficaz ejecucion y cumplimiento de las labores propias de su area de desempeño (llamadas telefonicas, control de correos electronicos institucional, copias de seguridad de los archivo electronicos)
4. Colaborar en la organizacion de reuniones o eventos que se deban atender, registrandolos en agenda y recordar los compromisos adquiridos con la debida oportunidad.
5. Recolectar, actualizar y procesar la informacion basica para la elaboracion de estudios e investigaciones relacionados con el area de desempeño, de acuerdo con su competencia.
6. Apoyar al superior inmediato en la preparacion y presentacion de informes, con la oportunidad y calidad requerida
7. Recibir las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias enviadas por los ciudadanos y por las diferentes dependencias de la alcaldia, cuando se trata de correspondencia interna, distribuir para su tramite en la dependencia, hacer seguimiento para su respuesta en los tiempos establecidos y coordinar el respectivo envio al destinatario.
8. Operar y responder por el buen uso de los equipos y elementos que se le asignen para la ejecucion de las labores de la dependencia y velar por su funcionamiento, de acuerdo con los procesos y procedimientos de la entidad
9. Realizar el correcto diligenciamiento y efectuar seguimiento al tramite de los documentos y registros propios de su dependencia, de acuerdo con las instrucciones del superior inmediato
10. Responder por el mantenimiento de existencias necesarias respecto de papeleria y demas utiles de oficina, efectuando oportunamente los pedidos o solicitudes de suministro
11. Las demas que en el marco de sus competencias se deriven de los planes, programas y proyectos a su cargo y que le sean asignadas por autoridad competente

Vacantes