SECRETARIO EJECUTIVO

Requisitos mínimos

Funciones

1. 1. Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar documentos, datos, elementos y correspondencia, relacionados con los asuntos de competencia de la corporacion.
2. 2. Orientar a los usuarios de la corporacion y suministrar la informacion que le sea solicitada de conformidad con los procedimientos establecidos.
3. 3. Desempeñar funciones de oficina y de asistencia administrativa encaminadas al desarrollo y ejecucion de las actividades de la dependencia en que labora.
4. 4. Efectuar diligencias externas cuando las necesidades del servicio lo requieran.
5. 5. Tomar dictados y transcribir en procesador de palabras los documentos e informes de la direccion general.
6. 6. Enviar, organizar, radicar, mantener y responder por el adecuado manejo del archivo, observando el orden numerico de la correspondencia.
7. 7. Tomar notas y transcribir a maquina o computador, cartas, memorandos, oficios, notas o informes, como tambien lo tratado en reuniones y correspondencias y demas documentos de la oficina.
8. 8. Redactar, enviar y radicar oficios, correspondencia sencilla y de rutina, de acuerdo con las instrucciones dadas por el jefe inmediato.
9. 9. Recibir y dar las informaciones autorizadas por su jefe inmediato y que esten relacionadas con la dependencia donde ejerce sus funciones, llevando un registro de las mismas.
10. 10. Atender al publico para dar informacion y concertar entrevistas.
11. 11. Velar por el buen uso y conservacion del equipo de oficina y todos los elementos de trabajo a su cargo, segun inventario y responder por los mismos.
12. 12. Hacer y recibir llamadas telefonicas y transcribir los mensajes a las personas correspondientes
13. 13. Mantener informado a quien ejerza la supervision directa sobre los asuntos tratados en la dependencia.
14. 14. Elaborar todos los informes, cartas y trabajos inherentes a las funciones de la unidad organizacional donde trabaja y colaborar con las demas dependencias cuando se le asigne.
15. 15. Elaborar pedidos de utiles de escritorio y papeleria de la dependencia y controlar el consumo de los mismos.
16. 16. Colaborar con las demas actividades que relacionadas con los objetivos de la direccion, sea necesario desarrollar.
17. 17. Conformar expedientes y surtir notificaciones.
18. 18. Llevar y mantener actualizados los registros correspondientes y responder por la exactitud de los mismos.
19. 19. Responder por la seguridad de los elementos, documentos y registros de caracter manual, mecanico y electronico, adoptar mecanismos para la conservacion y buen uso de ellos. Evitar perdidas, hurtos o deterioro de los mismos.
20. 20. Apoyar en el proceso de implementacion del sistema de gestion de la seguridad y salud en el trabajo SG-SST de acuerdo a la normatividad vigente.
21. 21. Las demas que le sean asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el area de desempeño

Vacantes