SECRETARIO EJECUTIVO

Requisitos mínimos

Funciones

1. 1. Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar documentos, datos, elementos y correspondencia, relacionados con los asuntos de competencia de la entidad, de acuerdo con los procedimientos establecidos y las tablas documentales y demas normas de archivo vigentes.
2. 2. Llevar y mantener ordenados y actualizados los registros y archivo de caracter tecnico, administrativo y financiero de la dependencia, respondiendo por la exactitud de estos, de acuerdo con los procedimientos establecidos y las tablas de retencion documental y demas normas de archivo vigentes.
3. 3. Revisar, radicar, clasificar y distribuir la correspondencia recibida y enviada externa, siguiendo los procedimientos establecidos.
4. 4. Llevar el registro y control de los derechos de peticion, acciones de cumplimiento y otros compromisos de la dependencia para garantizar la respuesta y/o solucion dentro de los terminos legales establecidos.
5. 5. Realizar funciones de oficina y de asistencia administrativa con el fin de facilitar el desarrollo y ejecucion eficiente y efectivo de las actividades del area de desempeño.
6. 6. Orientar a los usuarios y suministrar la informacion que le sea solicitada, guardando la reserva de los asuntos de la dependencia que con este caracter se le hayan confiado, de conformidad con los procedimientos establecidos y las instrucciones impartidas por su superior inmediato.
7. 7. Llevar y mantener actualizada la agenda de citas, reuniones y eventos del superior inmediato, de acuerdo con instrucciones recibidas, recordandole oportunamenteacerca de los compromisos que deba atender.
8. 8. Proyectar los documentos y respuestas requeridas para el normal funcionamiento de la dependencia, de conformidad con los modelos diseñados y/o parametros establecidos, procedimientos aprobados e instrucciones impartidas por el superior inmediato.
9. 9. Colaborar en la preparacion del plan anual de compras y efectuar oportunamente los pedidos de elementos, devolutivos y de consumo, de acuerdo con las necesidades de la dependencia y las disposiciones vigentes sobre la materia.
10. 10. Efectuar las solicitudes de mantenimiento preventivo y reparativo de los equipos y bienes de la dependencia comunicando los hechos y daños a los supervisores de polizas de garantia y de contratos existentes para tales efectos.
11. 11. Realizar, organizar y elaborar actas, informes y demas reportes relacionados con el cumplimiento de los planes, proyectos y programas a de la direccion regional, siguiendo los lineamientos y procedimientos establecidos.

Vacantes