SECRETARIO

Requisitos mínimos

Funciones

1. 1. Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar documentos, datos, elementos y correspondencia dirigida a la subdireccion; archivar todos los documentos debidamente organizados y foliados, con los respectivos soportes, de acuerdo a las series documentales asignadas; y mantener los archivos documentales y magneticos de acuerdo con las normas establecidas para el manejo y conservacion de la correspondencia y archivo documental.
2. 2. Prepara y elaborar la correspondencia, informes y documentos a cargo de la dependencia y proceder con su envio una vez revisados y suscritos por el jefe de la oficina.
3. 3. Apoyar la consolidacion de la informacion a rendir de los diferentes entes a control.
4. 4. Atender personal y telefonicamente a los usuarios de la dependencia, suministrar la informacion y documentos requeridos con la debida oportunidad y exactitud, en concordancia con los tramites y procedimientos establecidos y mantener informado al jefe de la oficina sobre el particular
5. 5. Apoyar la consecucion de informacion y documentos requeridos por diversas instancias judiciales, organos de control y particulares, de conformidad con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato.
6. 6. Promover y participar activamente en los diferentes programas que se implementen con el objetivo de promover la mejora continua de las actividades realizadas en la corporacion en busca de la satisfaccion del cliente interno y externo, cumpliendo con los procesos y procedimiento establecidos por el sistema de gestion de calidad.
7. 7. Compilar la informacion entregada por las direcciones seccionales para el diligenciamiento del sun, ruia, pifs, respel y snif de acuerdo con los formatos y bases de datos entregados por el ministerio de ambiente y desarrollo sostenible, anla e ideam.
8. 8. Compilar los formatos diligenciados de actos administrativos y enviar a la procuraduria general de la republica los primeros cinco dias cada tres meses.
9. 9. Compilar los formatos diligenciados de actos administrativos y enviar a la procuradora ambiental y agraria los primeros cinco dias cada tres meses.
10. 10. Reportar trimestralmente el consolidado de los derechos de peticion tramitados por la subdireccion a la secretaria general.
11. 11. Cargar la informacion en los formatos sigae, en el aplicativo que sea destinado para tal fin de la corporacion.
12. 12. Apoyar en la revision de la informacion registrada en los formatos sigae y en el aplicativo que sea destinado para tal fin por la corporacion.
13. 13. Realizar consolidado de la informacion de los formatos sigae, registrados en el aplicativo destinado por la corporacion.
14. 14. Presentar anualmente las tablas de transferencia documental de acuerdo a los parametros normativos establecidos.
15. 15. Proyectar oficios internos requeridos para la revision y firma del subdirector, radicarlos en el programa midoc, y distribuirlos a la dependencia pertinente.
16. 16. Atender personal y telefonicamente al publico y fijar las citas de reuniones que sean autorizadas por el jefe. Llevar la respectiva agenda para recordatorio de compromisos.
17. 17. Realizar estudios de conveniencia de convocatorias de minima cuantia de conformidad con las directrices impartidas y asesoria de contratacion.
18. 18. Implementar el aplicativo papiro en todos los procesos pre y pos contractuales de los proyectos a cargo del subdirector.
19. 19. Aplicar el sistema de gestion documental y sistema de gestion de calidad de la entidad.
20. 20. Revisar diariamente el correo institucional de la subdireccion e informar al subdirector solicitudes y novedades.
21. 21. Ejercer el autocontrol en todas las funciones que le sean asignadas.
22. 22. Promover y participar activamente en los diferentes programas que se implementen con el objetivo de promover la mejora continua de las actividades realizadas en la corporacion en busca de la satisfaccion del cliente interno y externo, cumpliendo con los procesos y procedimientos establecidos por el sistema de gestion de calidad.
23. 23. Las demas inherentes a la naturaleza del cargo y que le sean asignadas por el jefe.

Vacantes