SECRETARIO

Requisitos mínimos

Funciones

1. 1. Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir, custodiar y controlar documentos, datos, elementos y correspondencia relacionados con los asientos de competencia del area segun procedimientos de la entidad y directrices normativas vigentes
2. 2. Atender de manera personal y telefonica a todos los clientes internos y externos de la entidad, con actitud proactiva, aplicando la estrategia de servicio integral con calidad, oportunidad y efectividad
3. 3. Mantener actualizados los archivos de la gerencia, siguiendo las normas tecnicas y procedimientos establecidos conforme a la normatividad vigente en materia de gestion documental y tablas de retencion documental de la entidad
4. 4. Hacer seguimiento a los diferentes documentos remitidos por el jefe inmediato, promoviendo la entrega oportuna de los compromisos de cada dependencia, funcionarios o demas entidades segun directrices impartidas por el mismo
5. 5. Coordinar y organizar la agenda del jefe inmediato, socializando los eventos que el mismo debe atender, dentro de los plazos y terminos establecidos
6. 6. Asistir y cumplir labores secretariales en las reuniones organizadas por el jefe inmediato, segun designacion e instrucciones recibidas
7. 7. Ejercer control de los consecutivos de todos los actos administrativos generados en la dependencia asignada, manteniendo el orden fisico y sistematico de las mismas generando los informes documentales inherentes a este proceso
8. 8. Proyectar las respuestas de los derechos de peticion y tutelas que se radiquen en el area, conforme a las instrucciones del jefe inmediato y o a la asesoria juridica de la entidad retroalimentando el historico resolutivo de los mismos.
9. 9. Recopilar y organizar la informacion solicitada por los diferentes entes de control y enviarla dentro de los terminos establecidos
10. 10. Brindar una atencion humanizada, respetando los derechos de los usuarios de la entidad, verificable a traves de las quejas o reclamos recibidos en la entidad
11. 11. Mantener la confidencialidad de la informacion a la cual tiene acceso con ocasion al desempeño y empleo que ostenta en la entidad, asi como generar todos los informes internos y externos relacionados con el cargo que desempeña.
12. 12. Mantener la competencia tecnica teorica o practica para el desarrollo de las actividades en la prestacion del servicio, a traves de la evaluacion del grado de conocimiento y adherencia a guias, protocolos, procedimientos afines del area o proceso que maneja y exigencias generales de la entidad para la prestacion del servicio
13. 13. Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del sistema de gestion de la calidad, seguridad y salud en el trabajo - SST , medio ambiente y gestion documental
14. 14. Preparar informes de acuerdo con las instrucciones recibidas, bajo los parametros y plazos establecidos
15. 15. Recibir el inventario a cargo para el desempeño de sus funciones, realizando la devolucion de los mismos segun haya lugar asi como responder por el buen uso de los equipos, materiales y elementos asignados para el cumplimiento de sus funciones
16. 16. Participar en reuniones, seminarios, capacitaciones, comites o eventos segun la convocatoria recibida de la entidad, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el area de desempeño del cargo
17. 17. Ejecutar las demas funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el area de desempeño del cargo

Vacantes