AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Requisitos mínimos

Funciones

1. 1. Recibir, revisar, clasificar, radicar, tramitar y preparar respuestas de la correspondencia recibida o remitida por la dependencia anexandole los antecedentes necesarios, verificando que los documentos contengan firma del jefe de la dependencia y vistos buenos de las areas de origen o del servidor responsable, aplicando las normas establecidas para la gestion documental.
2. 2. Organizar el archivo de acuerdo a las tablas de retencion documental, para dar cumplimiento a las normas sobre organizacion de archivo documental que rigen actualmente dentro de la entidad.
3. 3. Preparar respuestas a comunicaciones y correspondencia, de acuerdo con las instrucciones que se le impartan.
4. 4. Captar, recuperar y transmitir informacion a traves de aplicativos de intranet e internet y demas dispositivos de comunicaciones.
5. 5. Mantener actualizados los directorios telefonico y electronico de la dependencia.
6. 6. Organizar la agenda de reuniones, desplazamientos y compromisos que deba atender el jefe de la dependencia en el desarrollo de sus funciones y apoyar la organizacion para la celebracion de certamenes, juntas y comites, en las cuales deba intervenir el jefe de la dependencia.
7. 7. Llevar el control diario de las actividades, coordinar las reuniones y eventos en los que deba participar el jefe de la dependencia, recordandole oportunamente los compromisos adquiridos y atender todos los asuntos previos a la realizacion de los mismos.
8. 8. Atender y orientar al publico personal, telefonica o virtualmente y concertar las entrevistas de acuerdo con las instrucciones del jefe de la dependencia.
9. 9. Organizar y administrar los archivos de la dependencia y realizar las transferencias correspondientes, aplicando las normas establecidas para la gestion documental.
10. 10. Preparar y tramitar los pedidos de papeleria y elementos solicitados a almacen y controlar su consumo.
11. 11. Colaborar en la consecucion de fotocopias y en la elaboracion mensual de gastos de elementos de papeleria y consumo, propias de las necesidades del area.
12. 12. Controlar, evaluar y fortalecer la cultura de la prevencion y manejo de riesgos en el entorno laboral y aplicar los procedimientos de calidad adoptados en la entidad.
13. 13. Apoyar en el desarrollo de la implementacion de los diferentes modelos de gestion, el modelo integrado de planeacion y gestion - MIPG, sistema de gestion ambiental - sga, aplicacion del codigo de integridad, de conformidad con los lineamientos y politicas institucionales.
14. 14. Las demas funciones que sean asignadas por el jefe inmediato, reglamentaciones internas, encargadas o delegadas y que sean acorde con el nivel, tipo, grado y proposito del cargo.

Vacantes