SECRETARIO EJECUTIVO

Requisitos mínimos

Funciones

1. Recibir, radicar y presentar oportunamente al personero municipal, la correspondencia y demas documentos remitidos al despacho.
2. Proyectar los oficios, solicitudes y demas documentos requeridos por los funcionarios de la dependencia.
3. Atender a las personas que acuden al despacho del personero, y llevar el registro de las llamadas o visitas ocurridas en ausencia del personero.
4. Manejar la agenda de actividades del personero municipal y recordarle en forma oportuna sobre llamadas, audiencias, juntas, reuniones y demas compromisos que deba atender.
5. Llevar el registro de los documentos, oficios y actos administrativos emanados del despacho del personero y velar por su oportuna comunicacion, notificacion y/o publicacion.
6. Realizar el registro de la informacion emanada del despacho del personero en los sistemas de informacion internos y externos correspondientes.
7. Mantener actualizado el directorio y banco de datos de lideres, asociaciones, veedurias, entidades publicas, servidores publicos y demas grupos de interes de la personeria.
8. Brindar asistencia secretarial al personero o funcionarios del nivel directivo en las reuniones o actividades que se requiera.
9. Velar por la adecuada utilizacion y conservacion de los bienes que hagan parte del inventario del despacho del personero y procurar que el despacho del sea provisto oportunamente de papeleria y demas elementos necesarios.
10. Apoyar el manejo del archivo central de la personeria municipal y realizar la organizacion del archivo de gestion del despacho del personero.
11. Apoyar la radicacion de la correspondencia externa e interna y las PQRSD en el sistema de informacion correspondiente, asi como el registro de los usuarios que acuden a la entidad.
12. Las demas funciones asignadas por el jefe inmediato de acuerdo con el nivel, naturaleza y area de desempeño de su cargo.

Vacantes