SECRETARIO EJECUTIVO

Requisitos mínimos

Funciones

1. Radicar, clasificary distribuir diariamente todas las comunicaciones que lleguen al instituto por la ventanilla unica, contactenos, PQRSD, o por cualquier otro medio conforme con los procesos y procedimientos establecidos por la entidad, efectuando seguimientos periodicos para que el funcionario competente lo conozca y efectue el tramite pertinente en los terminos de ley
2. Recibir, manejar y legalizar mensualmente con los respectivos soportes legales los gastos de caja menor de cada vigencia, sigulendo el procedimiento institucional y las instrucciones del jefe inmediato
3. Ejecutar labores tendientesaconsolidar, actualizar, clasiticar y organizar archivisticamente la documentacion que le sea asignada por el jefe inmediato, dando cumplimiento a las politicas institucionales de gestion documental generadas desde la subdireccion administrative y financiera.
4. Ejecutar labores de coordinacion de agenda, realizacion de reuniones, reservacion de salas, preparacion de materiales, suministros y demas logistica requerida para el desarrollo de reuniones, asambleas y diversos eventos que realice la entidad, el area o dependencia, de acuerdo con las instrucciones recibidas por el jele inmedlato
5. Orientar de foma presencial, online y/o telefonicamente a los clientes externos e intemos de la entidad, suministrando la infomacion, documentos y/o elementos requeridos de conformidad con los tramtes y los procedimientos establecidos por la entidad y las instrucciones recibidas.
6. Digitar y proyectar los actos administrativos y otros tipos de comunicaciones para el normal desarrollo y funcionamiento del area o dependencia de acuerdo con las instrucciones y solicitudes dei jefe inmediato, procurando el uso racional de los insumos de papeleria e implementos de oficina.
7. Organizar, registrar, transcribir y consolidar la infomacion requerida, tendiente acumplir con la expedicion en forma oportuna de los diversos actos administrativos, soportes para el modelo integrado de planeacion y gestion (MIPG) ylo para la elaboracion de los infomes sollkcitados por el consejo directivo del instituto, la alcaldsa municipal, los entes de control y demas autoridades competentes, siguiendo las instrucciones del jefe inmediato
8. Apoyar a solicitud del jefe inmediato las actividades de digitacion y proyeccion de las certificaciones solicitadas por los funcionarios de planta y los contratistas del instituto, dando cumplimiento a los procedimientos y terminos establecidos por la entidad.
9. Ejecutar las demas funciones especificas relacionadas con la naturaleza del cargo y el area de desempeño.

Vacantes