AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Requisitos mínimos

Funciones

1. -atender al usuario interno y externo en los temas referentes a los tramites del area de desempeño y proporcionar informacion oportuna y veraz, orientandolo en la busqueda y solucion de sus necesidades.
2. -recibir las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias enviadas por los ciudadanos y por las diferentes dependencias del instituto, cuando se trata de correspondencia interna, distribuir para su tramite en la dependencia, hacer seguimiento para su respuesta en los tiempos establecidos y coordinar el respectivo envio al destinatario.
3. -atender oportunamente los servicios de transporte y distribucion de elementos, documentos y/o correspondencia interna y externa, de acuerdo con las instrucciones del superior inmediato.
4. -realizar las actividades de digitalizacion y/o fotocopiado de los documentos necesarios para el normal funcionamiento de la dependencia en la cual se encuentre asignado, de acuerdo con las instrucciones del supervisor inmediato.
5. -recibir, clasificar y distribuir documentos datos y elementos y/o correspondencia relacionada con los asuntos asignados y de conformidad con las normas y procedimientos establecidos.
6. -apoyar al superior inmediato en la preparacion y presentacion de informes, con la oportunidad y calidad requerida.
7. -las demas que le sean asignadas por el superior jerarquico de manera verbal o escrita y las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la naturaleza del cargo.
8. -realizar las actividades orientadas a la actualizacion y organizacion del archivo de la dependencia, con el objeto de facilitar la consulta y/o requerimientos que sobre el particular, realicen los diferentes clientes internos o externos.
9. -operar y responder por el buen uso de los equipos y elementos que se le asignen para la ejecucion de las labores de la dependencia y velar por su funcionamiento, de acuerdo con los procesos y procedimientos del instituto.
10. -realizar el correcto diligenciamiento y efectuar seguimiento al tramite de los documentos y registros propios de su dependencia, de acuerdo con las instrucciones del superior inmediato.
11. -evaluar e informar a su superior inmediato, sobre los resultados de su gestion, para facilitar la toma de acciones y decisiones, que permitan optimizar su desempeño.
12. -atender requerimientos de los entes internos y externos de control, los cuales consisten en atencion a visitas de auditoria o revision, solicitudes de presentacion de informes eventuales o de informes periodicos.
13. -participar en las actividades de actualizacion, ejecucion y seguimiento a las actividades requeridas para la operacion, mantenimiento y mejora del sistema integrado de gestion y la observancia de sus recomendaciones en el ambito de su competencia, de acuerdo con la normatividad vigente en materia de gestion de calidad, gestion de seguridad y salud en el trabajo, gestion ambiental y el modelo integrado de planeacion y gestion MIPG, garantizando el cumplimiento de los compromisos adquiridos y/o formulando las propuestas de mejora tendientes a aumentar el desempeño global de la dependencia.
14. -cumplir con las actividades del sistema de gestion de seguridad y salud en el trabajo SG-SST, utilizando correctamente los elementos de proteccion personal y protegiendo la salud integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con los lineamientos de la normatividad vigente y el reglamento de higiene y seguridad industrial, adoptado en el instituto.

Vacantes