SECRETARIO EJECUTIVO

Requisitos mínimos

Funciones

1. 1. Apoyar en las actividades necesarias que le sean indicadas para adelantar la adquisicion de bienes, servicios u obras que demande la entidad, en el marco de sus funciones.
2. 2. Desempeñar funciones de asistencia logistica y administrativa encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecucion de las actividades de los procesos en los que participa.
3. 3. Efectuar diligencias externas cuando las necesidades del servicio lo requieran.
4. 4. Atender a los usuarios y suministrar la informacion que les sea solicitada, de conformidad con los procedimientos establecidos.
5. 5. Realizar labores propias de los servicios generales que demande la institucion en los casos que aplique.
6. 6. Realizar las actividades que le indique el superior inmediato, para el control, organizacion, clasificacion, mantenimiento e identidad de los documentos y del archivo de gestion y los de caracter tecnico, administrativo y financiero, de conformidad con las leyes y disposiciones que la regulen y con las tablas de retencion de la dependencia en la que se desempeña, asi como las transferencias documentales al archivo central, de acuerdo con las directrices dadas.
7. 7. Realizar las actividades que le sean indicadas para el avance, mantenimiento, soporte, operacion y mejora del sistema integral de gestion y control, asi como las que se determinen en el sector central para la implementacion de los modelos de gestion que adopte la administracion o que disponga la ley.
8. 8. Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar documentos, datos, elementos y correspondencia, relacionados con los asuntos de competencia de la dependencia.
9. 9. Las demas tareas que les sean asignadas por el jefe inmediato, de acuerdo con el area de trabajo y la naturaleza del empleo.
10. 1. Atender el ingreso de las personas que soliciten entrevistas con el jefe inmediato.
11. 2. Recibir y realizar las comunicaciones dirigidas a su jefe inmediato, informarle sobre estas y hacer seguimiento a los mensajes correspondientes.
12. 3. Citar a los funcionarios que le indique su superior inmediato, para que asistan a reuniones o comites o colaborar en el buen desarrollo de estas.
13. 4. Tomar notas en dichas reuniones, cuando su jefe asi lo disponga.
14. 5. Elaborar las actas que surjan de cada uno de los comites o reuniones adelantadas.
15. 6. Llevar la agenda del jefe inmediato y comunicar oportunamente los compromisos, reuniones y obligaciones pendientes.
16. 7. Solicitar de acuerdo con la programacion establecida, la papeleria, utiles de escritorio, bienes y o bien servicios que se requieran para el funcionamiento del despacho del gobernador.
17. 8. Mantener actualizados los archivos disponibles en los equipos de sistemas a su cargo y realizar copias de seguridad.
18. 9. Preparar cartas, memorandos, oficios, actas y demas documentos que se generen en el despacho, de acuerdo con las instrucciones recibidas y hacer seguimiento a la correspondencia.
19. 10. Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y archivar los documentos de las diferentes dependencias que le sean asignados manteniendo actualizado el inventario de estos, de conformidad con los procedimientos, tecnicas y herramientas establecidos en el sistema de gestion documental.

Vacantes