AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Requisitos mínimos

Funciones

1. Realizar actividades asistenciales como atencion telefonica y gestion de llamadas, organizacion de agendas y viajes, segun los procedimientos establecidos en la entidad.
2. Efectuar la distribucion, despacho y entrega de correspondencia, a traves de los diferentes medios de correo y diseñar los respectivos controles para la adecuada administracion.
3. Recibir, tramitar y responder las pqr conjuntamente con el jefe inmediato, garantizando el cumplimiento de los procedimientos establecidos y la normatividad vigente.
4. Organizar y custodiar el archivo de gestion y depurar los documentos que deben ir con destino al archivo central, de acuerdo al procedimiento establecido.
5. Efectuar el control periodico sobre los elementos de consumo, con el fin de determinar su necesidad real y solicitar los elementos necesarios oportunamente en los formatos correspondientes.
6. Apoyar en la elaboracion de informes periodicos de las actividades relacionadas con la dependencia para contribuir al cumplimiento de los procesos y procedimientos establecidos.
7. Atender y orientar personalmente, telefonicamente o por otros medios electronicos a los usuarios internos y externos, respecto a los diferentes servicios a cargo de la administracion central.
8. Manejar los sistemas de informacion correspondiente al area de funcional dando apoyo en el momento que se requiera segun los procedimientos establecidos.
9. Las demas funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el area de desempeño del cargo.
10. Ademas, las siguientes segun el area donde se ubique el empleo:
11. Gestion del talento humano- secretaria administrativa.
12. Adelantar los tramites previstos para efectos de reconocimiento y pago de viaticos y comisiones a los empleados que lo requieran (CDP y rp), y de CDP y rp, para el pago de sentencias judiciales, de conformidad a los procedimientos establecidos.
13. Adelantar las diligencias de notificacion de los distintos actos administrativos de la administracion central, previo cumplimiento a la normatividad vigente y de los protocolos previstos para el efecto.
14. Proyectar las actas de diligencias de posesion de jueces, notarios, registradores, procuradores y personal de planta, y demas tramites previstos para el perfeccionamiento de la vinculacion legal y reglamentaria de los empleados de planta de la entidad.
15. Gestion del talento humano- bienes y servicios secretaria administrativa area de contratacion
16. Apoyar administrativamente los procesos de contratacion que se lleven a cabo en la dependencia, recepcionando las propuestas, efectuando un seguimiento a los terminos de tales procesos, conforme los procedimientos y marco legal previsto para el efecto.
17. Tramitar las solicitudes de CDP y rp de los procesos de contratacion que se adelantan en la dependencia y de los servicios publicos, impuestos prediales y automotor, de conformidad a los procedimientos establecidos.
18. Adelantar todos los tramites referentes al perfeccionamiento de los contratos que celebre la administracion municipal, conforme al marco legal vigente.
19. Area bienes y servicios: verificar la documentacion presentada por los proveedores para el ingreso de los bienes contratados por todas las secretarias gestoras del municipio, de conformidad con los procedimientos establecidos y la normatividad vigente.
20. Digitar y/o descargar del sistema la entrega de elementos correspondientes a papeleria, insumos y bienes muebles que se entregan a las distintas secretarias y dependencias del nivel central del municipio, segun el procedimiento establecido.
21. Imprimir las certificaciones generadas por el sistema sabs o el que aplique cuando ingresan los bienes al almacen de conformidad al procedimiento establecido.
22. Almacen: recibir, revisar y digitar en los codigos correspondientes del sistema de informacion los elementos que deban ser integrados al inventario del municipio, ya sea por adquisicion directa o a traves de incorporacion derivada de la ejecucion de un contrato.
23. Ejecutar labores de digitacion, actualizacion de la informacion de los procesos de contratacion adelantados por la administracion central del municipio de bucaramanga, de conformidad a la normatividad vigente.
24. Inventarios- secretaria administrativa: ingresar en el sistema sabs los traslados, bajas e incorporaciones de los bienes muebles de propiedad del municipio.
25. Imprimir y expedir a los proveedores con destino a la tesoreria municipal las certificaciones o documentos que hagan sus veces sobre la incorporacion de bienes al inventario municipal conforme el procedimiento previsto para el efecto.
26. Tesoreria- secretaria de hacienda: elaboracion de la comprobantes de egresos y cheques por concepto de los diferentes pagos que realice la entidad segun los procedimientos establecidos.
27. Elaborar informe mensual de cheques que quedan sin entregar al area financiera y contabilizarlos.
28. Confirmar con la periodicidad establecida en los procedimientos internos los cheques entregados para el pago por el respectivo banco.
29. Entregar los cheques a los contratistas y/o beneficiarios que se presenten a reclamarlos conforme al procedimiento vigente.
30. Confirmar telefonicamente o por intermedio de los portales virtuales bancarios los traslados y cobro de cheques e informar los saldos de las cuentas.
31. Realizar de conformidad con los procedimientos internos el registro y tramite de embargos de los contratistas, proveedores y de la entidad territorial.
32. Realizar informe consolidado de los embargos efectuados
33. Reportar a las autoridades pertinentes los embargos realizados y poner a su disposicion los recursos respectivos.
34. Impuestos –secretaria de hacienda: proyectar respuestas oportunamente relacionadas con las novedades de industria y comercio, y aplicacion en el sistema de las novedades de prescripcion, exencion de impuestos, saldos a favor o en contra de los contribuyentes.
35. Registrar en el sistema de impuestos las solicitudes de cancelacion del registro de industria y comercio, traspaso de matriculas, modificacion de nombre, modificacion del nit, y cambio de razon social, del impuesto de industria y comercio, presentadas por los contribuyentes y sociedades liquidadas, segun los procedimientos establecidos y la normatividad vigente.
36. Registrar en el sistema de inscripciones de oficio, las declaraciones de correccion por menor valor de impuestos de industria y comercio (gravar y proyectar el acto administrativo), las declaraciones tributarias que no se permite su grabacion en las ventanillas y todos los cambios efectuados a traves de la clave exclusiva, que implique modificaciones en la cuenta corriente tributaria bajo autorizacion, segun los procedimientos establecidos y la normatividad vigente.
37. Realizar segunda grabacion de las novedades de prescripcion, exencion de impuestos, saldos a favor o en contra de los contribuyentes, segun los procedimientos establecidos y la normatividad vigente.
38. Recepcionar y verificar las declaraciones privadas de reteica con el informe presentado, segun el procedimiento establecido.
39. Comisarias de familia- secretaria del interior
40. Recepcionar la denuncia de violencia intrafamiliar y de genero de acuerdo con las instrucciones emitidas por la comisaria de familia y el marco legal vigente.
41. Entregar los titulos de depositos ordenados por el juzgado a los beneficiarios una vez se identifique el mismo, conforme los procedimientos.
42. Ordenamiento territorial-ventanilla –secretaria de planeacion.
43. Recibir por la pagina web de la camara de comercio de bucaramanga, las solicitudes de viabilidades de uso del suelo para los establecimientos comerciales, industriales y dotacionales que requieren el registro de industria y comercio, e incluir en el sistema de impuestos municipales de la secretaria de planeacion, en el modulo de viabilidades de uso del suelo, segun el procedimiento establecido.
44. Realizar la radicacion las solicitudes de acuerdo con la informacion suministrada en el formulario, en el sistema de impuestos municipales de la secretaria de planeacion, en el modulo de novedades de radicacion en el sistema unico de viabilidad y con su correspondiente id, las solicitudes de viabilidad de uso de suelo para los establecimientos comerciales, industriales y dotacionales que deseen el registro de industria y comercio o registrar novedades, de conformidad a los procedimientos establecidos.
45. Procesar en el sistema unico de viabilidades y con su correspondiente id, las solicitudes de viabilidad de uso del suelo para los establecimientos comerciales, industriales y dotacionales para la expedicion del registro de industria y comercio, segun la normatividad vigente y los procedimientos establecidos.

Vacantes