SECRETARIO

Requisitos mínimos

Funciones

1. 1. Organizar y coordinar la agenda del superior jerarquico.
2. 2. Recibir, contestar y tramitar mensajes telefonicos, escritos, etc. Que se deban surtir en la dependencia.
3. 3. Manejar la gestion de documentos, el archivo administrativo, la correspondencia interna y externa, actas y demas documentos del area asignada de acuerdo con los procedimientos establecidos en la institucion.
4. 4. Acompañar en el avance de los programas, proyectos y actividades propias del area a la que pertenece, teniendo como marco los procesos y procedimientos existentes.
5. 5. Recopilar informacion y/o presentar los informes respectivos, de acuerdo con las instrucciones recibidas y solicitados por los diferentes entes de control.
6. 6. Realizar la atencion de visitas y publico en general, atencion telefonica de usuarios con diligencia y respeto
7. 7. Revisar el correo electronico asignado a la dependencia e impartirle el tramite que corresponde, de acuerdo con la normatividad vigente de la entidad.
8. 8. Mantener actualizado y organizado el archivo digital y fisico de la dependencia.
9. 9. Custodiar la informacion, documentos, registros correspondientes a los procesos y procedimientos de la dependencia.
10. 10. Mantener actualizado y organizado el archivo de los convenios docencia – servicio, de conocimiento de la subdireccion administrativa.
11. 11. Recepcionar las cuentas de cobro de los contratos cuya supervision se encuentra asignada al superior inmediato y apoyar su revision.
12. 12. Apoyar al superior inmediato con la orientacion que debe darse a los contratistas sobre la forma y tiempos en los cuales deben presentarse las cuentas de cobro.
13. 13. Recibir y entregar correspondencia a las diferentes dependencias, de acuerdo con las competencias asignadas a cada una y la indicacion dada por el superior inmediato.
14. 14. Velar por el buen funcionamiento de los equipos, materiales y suministros asignados a la dependencia
15. 15. Participar activamente en acciones tendientes a la mejora institucional.
16. 16. Solicitar los elementos necesarios para el desempeño de su trabajo y responde por los elementos y maquinas a su cargo
17. 17. Participar en las actividades de capacitacion programadas por la entidad, aplicables a su area funcional.
18. 18. Presentar al superior inmediato el informe de actividades y los demas que le sean solicitados.
19. 19. Mantener buenas relaciones interpersonales con los demas miembros de la entidad
20. 20. Guardar la debida reserva y discrecion de la informacion que se le ha confiado.
21. 21. Las demas funciones que sean asignadas por el superior inmediato y que sean afines con la naturaleza del empleo.

Vacantes