SECRETARIO

Requisitos mínimos

Funciones

1. Preparar cartas, memorandos, fax, actas y demas documentos que se generen en la dependencia, de acuerdo con las instrucciones recibidas.
2. Realizar de acuerdo con el procedimiento establecido, los registros de correspondencia de la dependencia y tramitarla de acuerdo con las instrucciones de su superior inmediato
3. Recibir y realizar las llamadas telefonicas dirigidas a su jefe inmediato, informarle sobre las mismas y hacer seguimiento a los mensajes correspondientes.
4. Atender al publico personal y telefonicamente, suministrando la informacion en forma clara y correcta.
5. Citar a los funcionarios que le indique su superior inmediato, para que asistan a reuniones o comites y colaborar en el buen desarrollo de las mismas. Tomar nota en dichas reuniones, cuando su jefe asi lo disponga.
6. Mantener actualizada la relacion de archivos tanto en medio fisico como magnetico, señalando el nombre del archivo, la descripcion del documento, a quien se dirigio y la fecha en que se produjo.
7. Realizar back up de los documentos que su jefe inmediato le autorice y mantenerlos bajo su custodia.
8. Mantener organizado y actualizado el archivo y custodia de la tutelas y derecho de peticion de la dependencia.
9. Retroalimentacion de la base de los datos de tutelas, desacatos y fallos, derecho de peticion con el fin de realizar trazabilidad de la gestion y tramite de las mismas.
10. Cumplir con los procedimientos establecidos por el institucion en cuanto a manejo de correspondencia (recepcion y archivo), y respecto al envio de documentacion.
11. Velar por el buen uso de los equipos y por la correcta presentacion de la dependencia en la cual labora.
12. Solicitar de acuerdo con la programacion establecida, la papeleria, utiles de escritorio, bienes y/o servicios que se requieran para el funcionamiento de la dependencia a la cual se halla adscrita.
13. Las demas funciones asignadas por su jefe inmediato, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el area de desempeño del cargo.

Vacantes