SECRETARIO

Requisitos mínimos

Funciones

1. 1. Organizar archivo de gestion de la oficina de acuerdo con normatividad vigente y politicas institucionales.
2. 2. Tramitar documentos propios del area teniendo en cuenta normas tecnicas, sistemas y procesos de organizacion y especificaciones o caracteristicas estipuladas.
3. 3. Atender los usuarios internos y externos siguiendo normas de protocolo y procedimientos establecidos.
4. 4. Producir documentos de apoyo administrativo en los tiempos establecidos y segun normas tecnicas de produccion documental.
5. 5. Distribuir documentos e informacion del area segun procedimientos.
6. 6. Apoyar la planificacion y desarrollo de las actividades administrativas de la oficina segun procedimientos y necesidades establecidas.
7. 7. Organizar y administrar la asignacion de numeracion consecutiva y cronologica a la correspondencia externa y registrarla en la base de datos para dar cumplimiento a la normatividad vigente.
8. 8. Seleccionar y distribuir la correspondencia recibida para agilizar su tramite y oportuna gestion.
9. 9. Distribuir la correspondencia acorde con el sistema de entrega establecido y efectuar el seguimiento respectivo al procedimiento que se ejecuta a traves de los aplicativos diseñados para tal fin.
10. 10. Organizar la entrega de la correspondencia externa a traves de las empresas de mensajeria y controlar la calidad de los servicios prestados con el proposito de hacer un seguimiento a la gestion.
11. 11. Elaborar las planillas para el despacho del correo externo y registrar en ellas el numero de guia correspondiente.
12. 12. Controlar las pruebas de entrega y proveer copias de las mismas a las dependencias solicitantes, dejando constancias que es fiel copia del documento probatorio.
13. 13. Elaborar y presentar estadisticas sobre el volumen de documentos que hacen transito por el centro administrativo de correspondencia para apoyar la gestion corporativa.
14. 14. Dar apoyo logistico en la organizacion y preparacion de las reuniones, juntas y actos que programe el jefe inmediato del area para que se desarrollen de acuerdo a lo planeado.
15. 15. Actualizar continuamente los aplicativos utilizados para la gestion de la informacion en la corporacion y enviarla a las diferentes dependencias, para la correspondiente toma de decisiones.
16. 16. Apoyar administrativamente los procedimientos de contratacion para la ejecucion de los planes y programas del area a fin de que se cumplan con los terminos legales, tecnicos y financieros establecidos.
17. 17. Las demas que les sean asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el area de desempeño y la naturaleza del empleo.

Vacantes