SECRETARIO EJECUTIVO

Requisitos mínimos

Funciones

1. Orientar a los usuarios y suministrar la informacion que les sea solicitada, de conformidad con los procedimientos establecidos.
2. Recibir, revisar, clasificar, radicar y distribuir documentos magneticos e impresos, de acuerdo con los procedimientos establecidos para la correspondencia a nivel estatal y las orientaciones del superior inmediato.
3. Realizar de manera oportuna los requerimientos necesarios para responder por el mantenimiento de los equipos e instrumentos y efectuar las solicitudes de papeleria e insumos necesarios para el buen funcionamiento de la oficina, conforme a los cronogramas y necesidades del area.
4. Brindar asistencia tecnica y administrativa en la gestion documental del area de desempeño, manteniendo actualizado el archivo y la correspondencia, para facilitar la consulta de la documentacion requerida, de conformidad con los lineamientos establecidos para tal fin.
5. Alimentar los sistemas de informacion, clasificacion, actualizacion, manejo y conservacion de recursos en los procesos relacionados con la dependencia y responder por la exactitud de los mismos, conforme a las instrucciones recibidas, sugiriendo alternativas de tratamiento y generacion de nuevos procesos.
6. Apoyar los procedimientos administrativos referentes a la notificacion y documentacion de los actos administrativos sobre el acceso y permanencia de las personas desmovilizadas en el proceso de reintegracion, conforme el marco legal vigente.
7. Proyectar, preparar y transcribir documentos y respuestas a las comunicaciones dirigidas al superior inmediato y los funcionarios de la dependencia en concordancia con las normas y los procedimientos establecidos.
8. Coordinar el manejo de la agenda y llamadas del superior inmediato con la oportunidad y confidencialidad requerida.
9. Registrar, actualizar y mantener disponibles los datos de caracter tecnico, administrativo y financiero, propios de la dependencia en concordancia con las normas y procedimientos establecidos.
10. Administrar, alimentar y garantizar la seguridad de los sistemas de informacion, gestion y o bases de datos a su cargo, presentando los informes que sean requeridos interna o externamente, observando criterios de veracidad y confiabilidad de la informacion.
11. Las demas que se le asignen y que correspondan a la naturaleza del empleo, cumpliendo estandares de calidad y oportunidad.

Vacantes