SECRETARIO EJECUTIVO

Requisitos mínimos

Funciones

1. Administrar los requerimientos logisticos necesarios para el adecuado funcionamiento de la dependencia, incluyendo correspondencia, atencion telefonica, control de documentos, solicitud de papeleria, utiles y demas elementos de trabajo, facilitando asi el desarrollo de las actividades institucionales, conforme a los lineamientos y procedimientos establecidos.
2. Llevar el control y seguimiento de la agenda del despacho del personero municipal, recordando oportunamente los compromisos, citas, reuniones y demas actividades programadas, y coordinando la atencion al publico conforme a las instrucciones.
3. Proyectar respuestas a requerimientos, solicitudes e informes que sean encomendados por el personero municipal, garantizando su correcta redaccion, coherencia con los parametros legales y cumplimiento de los estandares exigidos por los organos de control internos y externos.
4. Elaborar y mantener actualizadas las copias de respaldo de la informacion electronica de la dependencia, de conformidad con los manuales y lineamientos establecidos por la personeria, garantizando la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la informacion.
5. Organizar y mantener actualizado el archivo fisico y digital de la dependencia, asegurando la conservacion documental y el acceso eficiente a la informacion institucional, como soporte de la gestion administrativa y misional.
6. Guardar estricta reserva y confidencialidad sobre los asuntos conocidos en razon de sus funciones, especialmente aquellos tramitados en el despacho del personero o en otras dependencias de la entidad.
7. Atender a los usuarios internos y externos, brindando orientacion clara, oportuna y amable, de acuerdo con las directrices institucionales y los procedimientos definidos para la atencion al publico.
8. Orientar telefonica y personalmente a los ciudadanos que acuden a la personeria municipal, brindando informacion precisa sobre tramites, servicios o dependencias competentes, con calidad en el servicio y sentido de responsabilidad institucional.
9. Recibir, radicar y tramitar la correspondencia y documentos dirigidos a la dependencia donde se encuentre adscrito, asegurando su adecuada canalizacion y respuesta oportuna, bajo principios de confidencialidad y eficiencia.
10. Ejecutar las actividades asignadas dentro del plan de accion, contribuyendo al cumplimiento de los objetivos estrategicos de la personeria y a la mejora continua del servicio.
11. Ejercer la supervision de los contratos que expresamente le asigne el personero municipal, velando por el cumplimiento de las obligaciones contractuales, la correcta ejecucion tecnica, juridica y/o financiera, segun la naturaleza del contrato, y la observancia de los principios de la contratacion estatal, de conformidad con la normatividad vigente y los lineamientos institucionales.
12. Cumplir las demas funciones asignadas por el personero municipal o por el superior inmediato, de conformidad con la constitucion, la ley y en atencion a las necesidades del servicio.

Vacantes