SECRETARIO EJECUTIVO

Requisitos mínimos

Funciones

1. 1. Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar documentos, datos, elementos y correspondencia, relacionados con los asuntos de competencia de la entidad, de acuerdo con los procedimientos establecidos y las tablas documentales y demas normas de archivo vigentes.
2. 2. Realizar organizacion ordenada, actualizada y permanente de los registros y archivo de caracter tecnico, administrativo y financiero de la dependencia de acuerdo con los lineamientos establecidos para la entidad, respondiendo por la exactitud de estos, de acuerdo con los procedimientos establecidos y las tablas de retencion documental y demas normas de archivo vigentes
3. 3. Llevar el registro y control de los derechos de peticion, acciones de cumplimiento y otros compromisos de la dependencia para garantizar la respuesta y/o solucion dentro de los terminos legales establecidos., de conformidad con la normatividad vigente.
4. 4. Realizar funciones de oficina y de asistencia apoyo administrativo, para facilitar la gestion con el fin de facilitar el desarrollo y ejecucion eficiente y efectivo de las actividades del area de desempeño, de acuerdo con los procedimientos y necesidades del area de desempeño.
5. 5. Orientar a los usuarios y suministrar la informacion que le sea solicitada, guardando la reserva de los asuntos internos, de conformidad con los procesos y procedimientos establecidos de la dependencia que con este caracter se le hayan confiado, de conformidad con los procedimientos establecidos y las instrucciones impartidas por su superior inmediato.
6. 6. Realizar, organizar y mantener actualizada la agenda de citas, reuniones y eventos del superior inmediato, de acuerdo con instrucciones recibidas, recordandole de manera oportunamente acerca de los, de acuerdo con las instrucciones impartidas compromisos que deba atender.
7. 7. Proyectar los documentos y respuestas requeridas necesarias para el normal funcionamiento de la dependencia, de acuerdo con los formatos y lineamientos institucionales de conformidad con los modelos diseñados y/o parametros establecidos, procedimientos aprobados e instrucciones impartidas por el superior inmediato.
8. 8. Colaborar en la preparacion del plan anual de compras y efectuar oportunamente los pedidos de elementos, devolutivos y de consumo, de acuerdo con las necesidades de la dependencia y las disposiciones vigentes sobre la materia.
9. 9. Efectuar las solicitudes de mantenimiento preventivo y reparativo correctivo de los equipos y bienes de la dependencia, comunicando novedades a los responsables de polizas y contratos, de acuerdo con los procedimientos establecidos, los hechos y daños a los supervisores de polizas de garantia y de contratos existentes para tales efectos.
10. 10. Elaborar, presentar y justificar informes periodicos al superior inmediato sobre los asuntos de la dependencia y labores desarrolladas, de acuerdo con los procesos y procedimientos establecidos., en las fechas señaladas.
11. 11. Informar oportunamente al superior inmediato sobre los errores, inconsistencias e irregularidades detectadas en el ejercicio de sus funciones, de conformidad con la normatividad vigente, encontradas en el ejercicio de sus funciones y las formuladas por los usuarios para proceder a su solucion o investigacion si fuere procedente.

Vacantes