PROFESIONAL UNIVERSITARIO

Requisitos mínimos

Funciones

1. Funciones esenciales apoyar el diseño e implementacion de la politica de gestion documental, con el fin de cumplir lineamientos para la formulacion y ejecucion del programa de gestion documental pgd de la entidad.
2. Organizar los procesos de busqueda y suministro de los documentos del archivo general que sean requeridos por las diferentes dependencias de la administracion, de acuerdo con los lineamientos y la normatividad vigente.
3. Acompañar y asesorar a las dependencias, en el manejo y organizacion de sus archivos de gestion, en coherencia con lo definido en los procesos, procedimientos y demas normatividad vigente en la materia.
4. Monitorear los archivos de gestion, para controlar el cumplimiento de las politicas, reglas y estandares, de acuerdo con los procesos, procedimientos y demas normatividad vigente en la materia.
5. Participar en la actualizacion permanente del cuadro de clasificacion, los cuadros de valoracion, las tablas de retencion, los inventarios y demas herramientas estandares requeridas para la gestion documental.
6. Apoyar los procesos de capacitacion en el pgd programa de gestion documental, para sensibilizar el personal de la entidad, respecto a la importancia, manejo y valor de los archivos de la institucion cultura archivistica.
7. Apoyar la implementacion de los mecanismos de orientacion y de prestacion de servicios al ciudadano, a traves de los medios tecnologicos actuales o futuros dispuestos para tal fin, de conformidad con los procesos, procedimientos y demas normatividad vigente.
8. Verificar que las quejas, reclamos y sugerencias de los ciudadanos sean atendidas oportunamente, cumpliendo el procedimiento que para el efecto establezca la entidad.
9. Orientar las actividades de recepcion, radicacion y distribucion de las comunicaciones oficiales internas y externas que se generen por parte de la entidad, en cumplimiento de sus actividades administrativas y misionales, de conformidad con los procesos, procedimientos y demas normatividad vigente.
10. Las demas que le sean asignadas por el superior jerarquico de manera verbal o escrita y las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la naturaleza del cargo.
11. Funciones con el nivel de cargo participar en la elaboracion, seguimiento, ajuste y evaluacion de los instrumentos de planeacion institucional plan de desarrollo departamental, planes de accion, plan anual de adquisiciones programas y proyectos que requiera el departamento, en el marco de su competencia.
12. Realizar la formulacion y actualizacion de los proyectos que se adelantan en la dependencia para el cumplimiento de su mision, a traves de la metodologia definida por el departamento nacional de planeacion.
13. Atender requerimientos de los entes internos y externos de control, los cuales consisten en atencion a visitas de auditoria o revision, solicitudes de presentacion de informes eventuales o de informes periodicos.
14. Proyectar y o generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias enviadas por los ciudadanos, relacionadas con su area y funciones y firmar cuando corresponda.
15. Acompañar el proceso de implementacion y actualizacion de los sistemas de informacion relacionados con los temas de su dependencia, a nivel administrativo y propio de su sector, que permitan un adecuado control.
16. Elaborar los pliegos de condiciones de las contrataciones a realizar por la dependencia, independientemente del tipo de contratacion, con el fin de aportar su conocimiento tecnico y experiencia.
17. Realizar seguimiento a los contratos, convenios y demas actos contractuales suscritos por la dependencia, en donde haya sido delegado como supervisor, en el marco de las competencias asignadas, propendiendo por su correcta ejecucion, de acuerdo a lo establecido contractualmente y a la normatividad vigente, presentando los respectivos informes de supervision y demas documentacion asociada a la ejecucion, hasta su liquidacion.
18. Brindar asesoria y asistencia tecnica, en temas relacionados con su area de competencia, encaminados al cumplimiento de la mision y los objetivos institucionales.
19. Realizar las actividades orientadas a la actualizacion y organizacion del archivo de la dependencia, con el objeto de facilitar la consulta y o requerimientos que sobre el particular, realicen los ciudadanos.
20. Proyectar para la firma del superior inmediato, las novedades de personal relacionadas con permisos, vacaciones y licencias, que se deben reportar a la secretaria administrativa direccion de talento humano, de acuerdo con los procedimientos y normatividad vigente.
21. Realizar las actividades requeridas para la operacion, mantenimiento y mejora del sistema integrado de gestion y la observancia de sus recomendaciones en el ambito de su competencia, de acuerdo con la normatividad vigente en materia de control interno y calidad.
22. Realizar la medicion, analisis y reporte de los indicadores de proceso, segun lo establecido en la ficha tecnica de cada indicador y proponer las acciones respectivas para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.
23. Elaborar y presentar con la periodicidad acordada, informes de gestion sobre el area de desempeño, en cumplimiento de los lineamientos institucionales y la normatividad vigente.
24. Aplicar los principios del control interno autocontrol, autogestion y autorregulacion, de acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan integran y complementan dentro de los principios legales y constitucionales.
25. Cumplir con las actividades del sistema de gestion de seguridad y salud en el trabajo sgsst, utilizando correctamente los elementos de proteccion personal y protegiendo la salud integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con los lineamientos de la normatividad vigente y el reglamento de higiene y seguridad industrial, adoptado en la entidad.

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