AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Requisitos mínimos

Funciones

1. 1. Tomar, transcribir y / o redactar en el computador, dictados de notas, cartas, actas, memorandos, informes, oficios, informes y la correspondencia de rutina, de acuerdo con las instrucciones recibidas por el jefe inmediato o los profesionales de la oficina, lo mismo que los asuntos tratados en reuniones y conferencias, con el fin de asegurar la correcta comunicacion interna y externa de todos los funcionarios de la oficina.
2. 2. Manejar las comunicaciones oficiales con base en la normatividad y procedimiento.
3. 3. Gestionar los documentos de acuerdo con normatividad y procedimientos establecidos.
4. 4. Sistematizar la informacion del area de acuerdo con las necesidades de la entidad y los procedimientos y normas establecidas.
5. 5. Recibir y radicar correspondencia y otros documentos, siguiendo los procedimientos establecidos, recepcionar y hacer las llamadas telefonicas, recibir y transmitir los mensajes correspondientes para garantizar la oportuna recepcion de la informacion que va dirigida para el jefe y / o los profesionales de la dependencia.
6. 6. Elaborar las tablas de transferencia y retencion documental del archivo de la dependencia para asegurar la correcta organizacion del archivo de la misma, segun los procedimientos establecidos.
7. 7. Participar activamente en la elaboracion de planes, programas y proyectos y en el sistema de gestion de calidad colaborando en las labores de obtencion de informacion basica con el fin de apoyar el normal desarrollo de las actividades.
8. 8. Guardar la debida reserva y discrecion de la informacion que se le ha confiado, con el fin de evitar fugas de informacion confidencial.
9. 9. Atender como linea de frente a todas las personas que soliciten informacion en la oficina, de manera que filtre y oriente al publico acerca de la informacion requerida.
10. 10. Apoyar al personal de la dependencia en la ejecucion de tramites y todas las actividades auxiliares de la oficina con el fin de optimizar y asegurar el buen desempeño de los procesos.
11. 11. Revisar periodicamente el inventario de los equipos, muebles, enseres e infraestructura y si es necesario, gestionar el mantenimiento respectivo con el fin de mantener en excelentes condiciones de presentacion la oficina.
12. 12. Ejecutar actividades de los procesos del area que ha sido asignado segun los requerimientos del superior inmediato.
13. 13. Cumplir con las funciones atribuidas por el superior, la ley y la constitucion y en atencion a ello, debera entre otras dar aviso a las autoridades competentes sobre posibles conductas delictivas, hechos de origen violento, actos de corrupcion, de acuerdo con las normas legales, para preservar la seguridad institucional.

Vacantes