SECRETARIO

Requisitos mínimos

Funciones

1. Realizar tareas de apoyo, en transcripcion en los medios electromagneticos, informaticos, cartas, documentos, informes, correspondencia y otros textos que le asigne su jefe inmediato, de acuerdo con las normas establecidas por la institucion.
2. Mantener actualizado y organizado el archivo de los documentos de la oficina, de acuerdo con las normas vigentes.
3. Responder por el suministro adecuado de los utiles y papeleria que requiera su oficina.
4. Llevar agenda de los compromisos oficiales y mantener informado a su superior inmediato, sobre las diferentes actividades programadas, tales como reuniones, citas, asuntos pendientes, entre otros.
5. Participar y apoyar la coordinacion y organizacion de las actividades de protocolo, seminarios, congresos y eventos en los cuales interviene su oficina.
6. Realizar control al prestamo de la documentacion, equipo y materiales que pertenecen a su oficina.
7. Atender en forma cortes y adecuada la comunicacion por telefono.
8. Prestar la colaboracion correspondiente con otras oficinas en aquellas actividades que requieran trabajo de apoyo en procesos institucionales.
9. Aplicar las ultimas tecnicas de correspondencia y archivo.
10. Realizar y acatar prioritariamente las tareas que le asigne el inmediato superior, relacionadas con las funciones del cargo
11. Realizar y llevar los registros de control de la correspondencia recibida, despachada de acuerdo con las normas establecidas en su oficina.
12. Guardar la debida reserva de asuntos confidenciales tratados en la oficina.
13. Atender y orientar al publico en general, suministrandole la informacion necesaria en forma cortes y oportuna.
14. Llevar el control periodico sobre consumo de elementos de oficina, con el fin de determinar las necesidades reales de los mismos, asi como preparar y solicitar oportunamente los requerimientos correspondientes.
15. Propender por la buena organizacion, orden y presentacion de su lugar de trabajo.
16. Realizar las tareas asignadas en los diferentes sistemas de informacion instalados en su oficina.
17. Presentar informes periodicos de las tareas realizadas e informar al inmediato superior cualquier situacion relacionada con el cumplimiento de las funciones del cargo.
18. Cumplir con las normas y recomendaciones establecidas en el sistema integrado de gestion sig, sistema de gestion de calidad y de los reglamentos internos.
19. Organizar y actualizar los archivos de gestion del area de conformidad con los procedimientos establecidos para la gestion documental y segun las normas del archivo general de la nacion.
20. Las demas que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza del empleo y las fijadas por la constitucion, la ley, estatutos y reglamentos.

Vacantes