SECRETARIO

Requisitos mínimos

Funciones

1. 1. Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar documentos, datos elementos y correspondencia, relacionados con los asuntos de competencias de la entidad de acuerdo con los procedimientos establecidos y las tablas documentales y demas normas de archivo vigentes
2. 2. Archivar todos los documentos debidamente organizados y foliados, con los respectivos soportes, de acuerdo a las series documentales asignadas; y mantener los archivos documentales y magneticos de acuerdo con las normas establecidas para el manejo y conservacion de la correspondencia y archivo documental.
3. 3. Apoyar al secretario general en la organizacion y programacion de las reuniones del consejo directivo, de la asamblea corporativa y la audiencia publica de rendicion de cuentas.
4. 4. Transcribir las grabaciones magnetofonicas las actas del consejo directivo, de la asamblea corporativa y de la audiencia publica de rendicion de cuentas.
5. 5. Llevar y mantener actualizado el archivo del consecutivo de procesos disciplinarios y demas procesos judiciales a cargo de la secretaria general.
6. 6. Preparar y elaborar la correspondencia, informes y documentos a cargo de la dependencia, y proceder con su envio una vez revisados y suscritos por el jefe de la oficina.
7. 7. Atender personal y telefonicamente a los usuarios de la dependencia, suministrar la informacion y documentos requeridos con la debida oportunidad y exactitud, en concordancia con los tramites y procedimientos establecidos, y mantener informado al jefe de la oficina sobre el particular.
8. 8. Colaborar en la compilacion y sistematizacion de toda la informacion relacionada con los procesos disciplinarios que se adelanten en la oficina.
9. 9. Apoyar en la consecucion de informacion y documentos requeridos por diversas instancias judiciales, organos de control y particulares, de conformidad con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato.
10. 10. Llevar el control de numeracion de los libros radicadores de actos administrativos de la secretaria general.
11. 11. Llevar el registro y control de los derechos de peticion, acciones de cumplimiento y otros compromisos de la dependencia para garantizar la respuesta y/o solucion dentro de los terminos legales establecidos.
12. 12. Promover y participar activamente en los diferentes programas que se implementen con el objetivo de promover la mejora continua de las actividades realizadas en la corporacion en busca de la satisfaccion del cliente interno y externo, cumpliendo con los procesos y procedimiento establecidos por el sistema de gestion de calidad.
13. 13. Las demas inherentes a la naturaleza del cargo y que le sean asignadas por el jefe inmediato.

Vacantes