AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Requisitos mínimos

Funciones

1. Generales atender al publico brindando orientacion e informacion clara y oportuna de acuerdo con los procedimientos institucionales
2. Ejercer funciones de apoyo administrativo en la dependencia asignada, cumpliendo las actividades y objetivos establecidos en el plan de accion institucional
3. Recibir, registrar, clasificar, archivar y distribuir la correspondencia y demas documentos de acuerdo con el procedimiento administrativo establecido
4. Guardar estricta reserva y discrecion sobre la informacion confidencial a la que tenga acceso, garantizando la proteccion de los datos institucionales
5. Elaborar, interpretar y presentar informes, estadisticas y cuadros de control relacionados con las funciones del area, incluyendo anormalidades, avances y necesidades detectadas
6. Diseñar y mantener sistemas de informacion, archivo y conservacion de documentos segun lineamientos normativos y tecnicos de la entidad
7. Participar activamente en el diseño y analisis de indicadores de gestion, aplicando mecanismos de evaluacion, control y mejora en los procesos administrativos
8. Utilizar con responsabilidad los recursos tecnologicos y equipos asignados, garantizando su cuidado y adecuado funcionamiento
9. Responder por el inventario de elementos a su cargo, manteniendo el orden y la buena presentacion del area de trabajo
10. Cumplir estrictamente con el horario laboral, participando en reuniones, capacitaciones, y otras actividades que fortalezcan la imagen institucional
11. Velar por la calidad de los servicios administrativos, asegurando el cumplimiento de los procedimientos y la atencion eficiente a los usuarios internos y externos
12. Realizar labores operativas y de apoyo especificas segun el area de asignacion y las instrucciones del jefe inmediato
13. Cumplir con las normas de seguridad y salud en el trabajo, aplicables al desarrollo de sus funciones
14. Colaborar en la planificacion y ejecucion de actividades administrativas, asegurando oportunidad, eficiencia y eficacia
15. Ejercer las demas funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato, siempre que correspondan a la naturaleza del cargo
16. Funciones del area de gestion documental
17. Atencion al usuario y tramite de solicitudes
18. Atender al publico y orientar sobre los distintos procesos de gestion documental
19. Contestar solicitudes de historias clinicas presenciales y virtuales
20. Buscar historias clinicas en archivo central y en el sistema de hc
21. Descargar y entregar los documentos solicitados por el usuario
22. Imprimir historias clinicas, resultados de laboratorio y rayos x
23. Hacer seguimiento y dar soporte a la plataforma automatizada de historias clinicas
24. Responder correos institucionales relacionados con solicitudes documentales
25. Apoyar la busqueda de procesos juridicos, contratos y documentos institucionales
26. Organizacion y conservacion documental
27. Realizar levantamiento de inventarios documentales
28. Organizar, foliar y rotular documentos con el uso adecuado de herramientas como hojas de control e inventarios
29. Ejecutar limpieza periodica de los archivos segun las normas del archivo general de la nacion
30. Realizar seguimiento a los protocolos de archivo central y apoyar a otras areas en gestion documental
31. Digitalizacion y procesos de archivo
32. Digitalizar y escanear historias clinicas
33. Apoyar la digitalizacion en el proceso de ecografias
34. Brindar apoyo secretarial en los procesos de ecografias
35. Formacion y capacitacion realizar actas e informes de capacitacion conforme al cronograma institucional
36. Ejecutar y dar seguimiento al programa de gestion documental (pgd)
37. Asistir a los diferentes comites que involucren el area documental (pamec, conciliacion, etc)
38. Realizar formatos de apoyo: cronogramas, manuales, politicas y circulares informativas
39. Auditorias, informes y seguimiento
40. Elaborar informes trimestrales del plan de accion y del sistema de informacion
41. Apoyar la elaboracion de informes para actividades del pamec
42. Liderar el cumplimiento del pgd y del sistema pinar
43. Coordinar y hacer seguimiento al personal de apoyo en el area de gestion documental
44. Otras funciones transversales participar en reuniones, comites y actividades asignadas por la institucion
45. Manejar adecuadamente herramientas ofimaticas en el desarrollo de funciones administrativas
46. Prestar apoyo a otras dependencias que requieran soporte documental

Vacantes