SECRETARIO

Requisitos mínimos

Funciones

1. 1. Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar documentos, datos, elementos y correspondencia dirigida a la subdireccion; archivar todos los documentos debidamente organizados y foliados, con los respectivos soportes, de acuerdo a las series documentales asignadas; y mantener los archivos documentales y magneticos de acuerdo con las normas establecidas para el manejo y conservacion de la correspondencia y archivo documental.
2. 2. Orientar a los usuarios y suministrar la informacion que le sea solicitada de conformidad con los procedimientos establecidos.
3. 3. Desempeñar funciones de oficina y de asistencia administrativa encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecucion de las actividades del area de desempeño.
4. 4. Efectuar diligencias internas cuando las necesidades del servicio lo requieran.
5. 5. Elaborar documentos en procesadores de texto, cuadro en hojas de calculo presentaciones y manejar aplicativos de internet y software implementados en la entidad.
6. 6. Proyectar oficios internos requeridos para la revision y firma del subdirector, radicarlos en el programa midoc y distribuirlos a la dependencia pertinente.
7. 7. Solicitar las reservas de transporte aereo, hotel (segun se requiera), solicitud de viaticos para los funcionarios y contratistas del area correspondiente.
8. 8. Realizar los estudios de conveniencia de convocatorias de minima cuantia de conformidad con las directrices impartidas y asesoria de contratacion.
9. 9. Implementar el aplicativo papiro en todos los procesos pre y pos contractuales de los proyectos a cargo del subdirector.
10. 10. Apoyar a la dependencia en la elaboracion de los informes que corresponden.
11. 11. Responder por el buen manejo del archivo y entrega oportuna de los documentos tanto internos como externos de la dependencia a la que pertenece
12. 12. Velar por el adecuado manejo y estado de conservacion de los equipos y demas elementos bajo su responsabilidad.
13. 13. Verificar cada seis (6) Meses el inventario de la subdireccion y reportar las novedades oportunamente.
14. 14. Aplicar los metodos y procedimientos del sistema de calidad, de control interno y velar por la calidad, eficiencia y eficacia de este.
15. 15. Apoya a su superior inmediato en resolver consultas propias de su dependencia.
16. 16. Promover y participar activamente en los diferentes programas que se implementen con el objetivo de promover la mejora continua de las actividades realizadas en la corporacion en busca de la satisfaccion del cliente interno y externo, cumpliendo con los procesos y procedimiento establecidos por el sistema de gestion de calidad.
17. 17. Las demas inherentes a la naturaleza del cargo y que le sean asignadas por el jefe inmediato.

Vacantes