SECRETARIO

Requisitos mínimos

Funciones

1. 1. Apoyar en las actividades necesarias que le sean indicadas para adelantar la adquisicion de bienes, servicios u obras que demande la entidad, en el marco de sus funciones.
2. 2. Desempeñar funciones de asistencia logistica y administrativa encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecucion de las actividades de los procesos en los que participa.
3. 3. Efectuar diligencias externas cuando las necesidades del servicio lo requieran.
4. 4. Atender a los usuarios y suministrar la informacion que les sea solicitada, de conformidad con los procedimientos establecidos.
5. 5. Realizar labores propias de los servicios generales que demande la institucion en los casos que aplique.
6. 6. Realizar las actividades que le indique el superior inmediato, para el control, organizacion, clasificacion, mantenimiento e identidad de los documentos y del archivo de gestion y los de caracter tecnico, administrativo y financiero, de conformidad con las leyes y disposiciones que la regulen y con las tablas de retencion de la dependencia en la que se desempeña, asi como las transferencias documentales al archivo central, de acuerdo con las directrices dadas.
7. 7. Realizar las actividades que le sean indicadas para el avance, mantenimiento, soporte, operacion y mejora del sistema integral de gestion y control, asi como las que se determinen en el sector central para la implementacion de los modelos de gestion que adopte la administracion o que disponga la ley.
8. 8. Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar documentos, datos, elementos y correspondencia, relacionados con los asuntos de competencia de la dependencia.
9. 9. Las demas tareas que les sean asignadas por el jefe inmediato, de acuerdo con el area de trabajo y la naturaleza del empleo.
10. 1. Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y archivar los documentos de la dependencia que le sean asignados manteniendo actualizado el inventario de estos, de conformidad con los procedimientos, tecnicas y herramientas establecidos en el sistema de gestion documental.
11. 2. Organizar y archivar documentos fisicos y digitales de acuerdo con el proceso de gestion documental.
12. 3. Atender y gestionar las llamadas telefonicas, redirigiendolas a las personas correspondientes o tomando mensajes cuando sea necesario
13. 4. Realizar el control de terminos, de las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y felicitaciones a traves del aplicativo dispuesto para tal fin.
14. 5. Proporcionar orientacion y atencion a los ciudadanos y servidores publicos que requieran informacion sobre los tramites y servicios que maneja la dependencia.
15. 6. Citar a los funcionarios que le indique su superior inmediato, para que asistan a reuniones o comites o colaborar en el buen desarrollo de estas.
16. 7. Tomar notas de memorias de sesiones de trabajo, jornadas y reuniones sobre el desarrollo de estas y sus compromisos.
17. 8. Elaborar las actas que se requieran en el desarrollo de sesiones de trabajo y reuniones de la dependencia
18. 9. Organizar la agenda del jefe inmediato de la dependencia, comunicando oportunamente los compromisos, reuniones y obligaciones pendientes.
19. 10. Requerir los insumos de papeleria, utiles de escritorio, bienes y o bien servicios que se requieran para el funcionamiento de la dependencia
20. 11. Controlar el inventario de materiales de la dependencia.
21. 12. Atender los requerimientos de apoyo secretarial que emita el jefe inmediato de la dependencia.

Vacantes