SECRETARIO EJECUTIVO

Requisitos mínimos

Funciones

1. A) elaborar documentos en procesadores de texto, cuadros en hojas de calculo, presentaciones y manejar aplicativos de internet.
2. B) diseñar y aplicar los mecanismos de revision, registro, control y evaluacion, necesarios para el adecuado desarrollo y seguimiento de las actividades de la dependencia, de conformidad con los sistemas y procedimientos establecidos y con las indicaciones del jefe inmediato.
3. C) radicar y llevar el registro y control de la correspondencia de la dependencia segun instrucciones recibidas y organizar y mantener actualizados el archivo de la oficina.
4. D) atender al publico en debida forma y orientarlo a la oficina o persona correspondiente.
5. E) llevar el registro y numeracion de las resoluciones de la entidad y responder por su custodia.
6. F) elaborar periodicamente los pedidos de elementos de la oficina y tramitarlos.
7. G) atender personal y telefonicamente a los usuarios internos y externos de la contaduria general de la nacion, suministrando informacion actualizada y oportuna.
8. H) realizar los procesos tecnicos de clasificacion, ordenacion, foliacion, rotulacion, elaboracion de la hoja de control e inventario documental para la conformacion de los expedientes fisicos y/o electronicos del archivo de gestion del area.
9. I) realizar el alistamiento de los expedientes que han cumplido los tiempos de retencion en el archivo de gestion del area designada y realizar la transferencia primaria acorde con los procedimientos establecidos en la cgn.
10. J) apoyar tecnicamente a la secretaria general en la busqueda y entrega de documentacion de conformidad con las consultas y prestamos documentales que requiera la entidad, asi como, el traslado de la documentacion, e implementacion de los instrumentos archivisticos cuando asi se requiera.
11. K) colaborar en la digitacion de la informacion sistematizada de la dependencia y actualizacion de las bases de datos.
12. L) prestar apoyo en la elaboracion de informes del area.
13. M) velar por el buen uso y mantenimiento de los equipos de la oficina y por la buena presentacion de la misma.
14. N) apoyar el mantenimiento y mejora continua del sistema integrado de gestion institucional (sigi) en el area, con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos establecidos.
15. O) las demas que le sean asignadas por el superior inmediato de acuerdo con el area de desempeño.

Vacantes