AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Requisitos mínimos

Funciones

1. Ejecutar los procesos de facturacion, radicacion y auditoria de cuentas de servicios de salud, utilizando el software institucional y los acuerdos de voluntades con las eapb para garantizar el reconocimiento financiero y el flujo de caja de la entidad.
2. Recibir, radicar, clasificar, registrar, distribuir y archivar la correspondencia interna y externa de la entidad, garantizando la trazabilidad y oportunidad.
3. Administrar la ventanilla unica institucional realizando control de ingreso y salida de comunicaciones oficiales por medios fisicos o electronicos.
4. Realizar el seguimiento a terminos de respuesta, tramites y comunicaciones asignadas a las diferentes dependencias.
5. Organizar, custodiar y administrar el archivo de gestion, historias clinicas y expedientes administrativos, aplicando las tablas de retencion documental (trd) y normas archivisticas vigentes para asegurar la integridad y reserva de la memoria institucional.
6. Gestionar y tramitar las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias (PQRSD), coordinando con las areas involucradas para brindar respuestas de fondo y oportunas que garanticen los derechos del usuario y la participacion social.
7. Apoyar la gestion del talento humano mediante la actualizacion de historias laborales y el tramite de novedades de nomina y seguridad social, cumpliendo con la normatividad legal y el cargue en sistemas como el SIGEP para asegurar la transparencia administrativa.
8. Realizar el registro, cargue y conciliacion de informacion en las plataformas de salud publica (paiweb/sivigila), siguiendo los lineamientos tecnicos del ministerio de salud para garantizar la trazabilidad de los biologicos y las coberturas de vacunacion.
9. Administrar y controlar el inventario de bienes, suministros medicos y elementos de oficina en el almacen, aplicando sistemas de rotacion (peps) y registros en software, para garantizar el abastecimiento ininterrumpido y la proteccion del patrimonio.
10. Recopilar y consolidar la informacion de produccion y gastos para el sistema de costos por centros de costo, utilizando herramientas ofimaticas y contables para determinar la rentabilidad y servir de soporte tecnico en la toma de decisiones directivas.
11. Ejecutar y validar el registro, conciliacion y reporte de las operaciones financieras, tributarias y patrimoniales de la entidad, mediante la aplicacion del plan unico de cuentas para instituciones publicas y las normas de contabilidad publica vigentes, con el fin de garantizar la razonabilidad de los estados financieros, el cumplimiento de las obligaciones fiscales y la transparencia en la rendicion de cuentas ante los entes de control.
12. Revisar documentos, soportes y requisitos administrativo de tramites o procesos asignados.
13. Atender, orientar y asesorar de manera humanizada a los usuarios internos y externos sobre los servicios y tramites institucionales, utilizando protocolos de comunicacion asertiva para facilitar el acceso a la salud y mejorar la percepcion del servicio.
14. Elaborar, proyectar y gestionar la correspondencia oficial y los actos administrativos de baja complejidad, siguiendo las normas tecnicas de redaccion e imagen institucional para asegurar la eficiencia en la comunicacion interna y externa.
15. Elaborar reportes estadisticos consolidados e informes periodicos requeridos por el jefe inmediato o entes de control.
16. Realizar y controlar el manejo de la agenda gerencial, registrando compromisos y sirviendo de enlace interinstitucional y administrativo.
17. Implementar y monitorear el cumplimiento de las politicas del modelo integrado de planeacion y gestion (MIPG) y el SG-SST, verificando el uso de epp y el cumplimiento de indicadores para asegurar la calidad y seguridad en el entorno laboral.
18. Informar oportunamente novedades, inconsistencias o situaciones que puedan afectar la gestion institucional.
19. Ejecutar facultades administrativas y operativas requeridas para el normal funcionamiento de la dependencia donde se asignado(a).
20. Ejercer las demas funciones afines que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con la naturaleza del cargo.
21. Ejecutar el proceso de facturacion de los servicios de salud y medicamentos, utilizando el software institucional parametrizado y las condiciones pactadas en los acuerdos de voluntades con las eapb, para garantizar el reconocimiento financiero de la atencion prestada.
22. Validar la identificacion y los derechos de los usuarios en las bases de datos oficiales (ADRES/BDUA), informando de manera inmediata las novedades o inconsistencias a la entidad correspondiente para asegurar la cobertura y el flujo de caja institucional.
23. Verificar los requisitos tecnicos para la facturacion, revisando detalladamente la contratacion vigente, las tarifas autorizadas y los soportes asistenciales, con el fin de minimizar la ocurrencia de glosas y devoluciones administrativas.
24. Registrar y controlar la agenda de atencion de los usuarios, verificando la inclusion de los pacientes segun la solicitud del servicio y la disponibilidad del talento humano para optimizar la oportunidad en la atencion.
25. Revisar y anexar los documentos soporte de la factura, tales como autorizaciones, hojas de atencion, registros de portabilidad y ordenes medicas, garantizando el cumplimiento integral de los requerimientos contractuales de cada eapb.
26. Organizar y entregar las facturas de venta de manera periodica y cronologica, asegurando la firma del responsable y el cumplimiento de los terminos de radicacion para facilitar el proceso de cobro y recaudo de cartera.
27. Informar de manera clara y oportuna al usuario sobre las novedades del servicio, incluyendo negaciones por falta de contratacion o requisitos administrativos no cumplidos, bajo protocolos de comunicacion asertiva y buen trato.
28. Administrar y custodiar el archivo documental de facturacion a su cargo, aplicando las tablas de retencion documental (trd) y las normas vigentes de gestion documental para proteger la memoria financiera de la E.S.E.
29. Gestionar y consolidar la informacion de los registros individuales de prestacion de servicios (rips), depurando las inconsistencias en los codigos y datos demograficos para asegurar la calidad del reporte ante los entes de control.
30. Producir y proyectar los documentos, oficios y certificaciones administrativas derivados de su gestion, siguiendo las normas tecnicas de redaccion y la imagen institucional para garantizar la calidad de la comunicacion externa.
31. Realizar el seguimiento y control a los indicadores de gestion de su area, verificando el cumplimiento de metas y planes de mejoramiento establecidos en el sistema de gestion de calidad de la entidad.
32. Atender y orientar a los usuarios internos y externos sobre los tramites de facturacion y siau, suministrando informacion precisa y respetuosa de acuerdo con el marco de derechos y deberes del ciudadano.
33. Implementar las politicas del modelo integrado de planeacion y gestion (MIPG) en el desarrollo de sus actividades diarias, asegurando la transparencia y eficiencia en el manejo de la informacion publica y los recursos asignados.
34. Controlar y reportar el estado de los bienes muebles e inmuebles asignados a su dependencia, velando por su debida permanencia y funcionamiento para facilitar el cumplimiento de las metas institucionales.
35. Mantener actualizada la base de datos de correspondencia y correo electronico institucional, gestionando el tramite y archivo de las comunicaciones recibidas para asegurar una respuesta oportuna a los requerimientos administrativos.
36. Notificar al superior inmediato sobre las inconsistencias o anomalias detectadas en los procesos de facturacion o documentos encomendados, proponiendo acciones de mejora para evitar impactos negativos en la sostenibilidad de la empresa.
37. Desempeñar las demas funciones relacionadas con la naturaleza del empleo y el area de desempeño que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con las necesidades del servicio y la dinamica institucional.
38. Organizar, clasificar y ordenar los expedientes administrativos y las historias clinicas generadas por la entidad, aplicando rigurosamente las tablas de retencion documental (trd) y las tablas de valoracion documental (tvd) vigentes para garantizar la correcta disposicion y recuperacion de la informacion institucional.
39. Administrar, controlar y supervisar el prestamo y consulta de expedientes, documentos y soportes fisicos a las diferentes dependencias internas o entes de control externo, mediante el uso de formatos tecnicos de control de salida y retorno para asegurar la integridad, custodia y trazabilidad permanente de la documentacion.
40. Realizar de manera tecnica la foliacion, limpieza, deshumidificacion y preparacion fisica de los documentos, siguiendo estrictamente las normas tecnicas de conservacion documental y restauracion preventiva para prolongar la vida util de los archivos y protegerlos del deterioro biologico o ambiental.
41. Ejecutar y coordinar las transferencias documentales primarias y secundarias de la entidad, cumpliendo con los cronogramas institucionales y la elaboracion de actas de entrega reglamentarias para descongestionar los archivos de gestion y fortalecer la estructura del archivo central y/o historico.
42. Gestionar, actualizar y administrar la base de datos y los inventarios documentales (fuid - formato unico de inventario documental), manteniendo la informacion sistematizada en el software institucional o herramientas ofimaticas para facilitar la busqueda, localizacion y recuperacion inmediata de los registros.
43. Custodiar y proteger bajo estrictos protocolos de seguridad la reserva legal de las historias clinicas y demas documentos de caracter confidencial, aplicando las normas vigentes de seguridad de la informacion y proteccion de datos personales para evitar el acceso no autorizado, la perdida o alteracion de datos sensibles.
44. Atender, tramitar y dar respuesta oportuna a las solicitudes de consulta y expedicion de copias de documentos radicadas ante la dependencia, siguiendo los protocolos de servicio al ciudadano y los terminos de ley para garantizar el derecho fundamental de acceso a la informacion publica.
45. Realizar la depuracion, seleccion y eliminacion de documentos que han cumplido su tiempo de retencion legal y administrativa, siguiendo los procedimientos tecnicos de valoracion documental y las actas de eliminacion debidamente aprobadas por el comite institucional de archivo.
46. Implementar y ejecutar las actividades definidas en el programa de gestion documental (pgd) y el plan institucional de archivos (pinar) de la E.S.E., bajo la supervision de la subgerencia administrativa, para asegurar la estandarizacion y modernizacion de los procesos archivisticos de la entidad.
47. Supervisar y monitorear periodicamente las condiciones ambientales y la infraestructura de los depositos de archivo, controlando variables como temperatura, humedad, iluminacion y planes de control de plagas para prevenir el deterioro de los soportes documentales fisicos.
48. Digitalizar, indexar y cargar los documentos de importancia estrategica o de alta consulta en el sistema de gestion documental electronico, utilizando los estandares tecnicos de captura y almacenamiento para facilitar la consulta digital y reducir el desgaste por manipulacion de los documentos originales.
49. Apoyar y brindar asesoria tecnica en la elaboracion y actualizacion de las tablas de retencion documental (trd) de las diferentes dependencias de la E.S.E., orientando a los funcionarios en la correcta conformacion de las series y subseries documentales segun las funciones del cargo.
50. Verificar, auditar y validar la foliacion y organizacion tecnica de las historias clinicas recibidas del area asistencial, devolviendo aquellos expedientes que no cumplan con los requisitos tecnicos para garantizar que el archivo clinico cumpla con los estandares de habilitacion y calidad.
51. Elaborar y presentar informes tecnicos periodicos sobre el estado y avance de la gestion documental, consolidando datos estadisticos sobre transferencias, consultas atendidas y volumenes de archivo fisico y digital para informar a la alta direccion sobre el cumplimiento de las metas del area.
52. Mantener el orden fisico, la limpieza y la señalizacion tecnica de las estanterias, cajas y unidades de conservacion, utilizando los codigos, rotulos y sistemas de ubicacion establecidos por la institucion para optimizar los tiempos de busqueda y el almacenamiento seguro de los fondos documentales.
53. Participar activamente en las capacitaciones, mesas de trabajo y comites tecnicos de archivo y gestion documental, aportando conocimientos sobre la realidad operativa de la E.S.E. Maria auxiliadora para el mejoramiento continuo de los procesos y la cultura archivistica institucional.
54. Desempeñar con profesionalismo y diligencia las demas funciones relacionadas con la naturaleza del empleo y el area de desempeño que le sean asignadas por el jefe inmediato, de acuerdo con las necesidades del servicio y el cumplimiento de los objetivos estrategicos de la entidad.
55. Atender, orientar y asesorar de manera integral a los usuarios, sus familias y la comunidad sobre la oferta de servicios, tramites administrativos y requisitos de acceso a la entidad, utilizando protocolos de comunicacion asertiva y el modelo de humanizacion institucional para garantizar el ejercicio efectivo de sus derechos y el cumplimiento de sus deberes en salud.
56. Gestionar, tramitar y realizar el seguimiento tecnico a las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias (PQRSD) interpuestas por los ciudadanos, coordinando con las areas involucradas para asegurar que las respuestas sean de fondo, oportunas y se ajusten estrictamente a los terminos legales vigentes.
57. Administrar, supervisar y controlar la apertura periodica de los buzones de sugerencias instalados en las diferentes sedes y servicios de la E.S.E., mediante la elaboracion formal de actas de apertura y la recoleccion tecnica de los formatos para garantizar la transparencia, confidencialidad y veracidad en el proceso de participacion ciudadana.
58. Realizar la tabulacion, el analisis estadistico y la consolidacion de los resultados de las encuestas de satisfaccion aplicadas a los usuarios, generando informes mensuales que identifiquen oportunidades de mejora para servir de insumo tecnico en la toma de decisiones de la gerencia y la subgerencia.
59. Coordinar, dinamizar y brindar apoyo tecnico en las reuniones de la asociacion de usuarios y del comite de etica hospitalaria, facilitando la logistica institucional y la elaboracion de actas para fortalecer los mecanismos de control social y la incidencia de la comunidad en la gestion de la E.S.E.
60. Ejecutar, monitorear y evaluar el cumplimiento de la politica de humanizacion y el buen trato en todos los servicios de la entidad, mediante la realizacion de rondas de verificacion y talleres de sensibilizacion al personal para asegurar una atencion digna, respetuosa y con calidez al usuario.
61. Gestionar y agilizar el tramite de asignacion de citas prioritarias, entrega de resultados o traslados de pacientes en aquellos casos donde se identifiquen barreras de acceso, interactuando con las areas asistenciales para garantizar la continuidad del tratamiento y la oportunidad en la atencion clinica.
62. Realizar y coordinar la divulgacion permanente de la carta de derechos y deberes de los usuarios a traves de medios fisicos y digitales, charlas educativas y actividades comunitarias, para fomentar una cultura de corresponsabilidad en salud y empoderamiento ciudadano en el municipio de garzon.
63. Tramitar, evaluar y gestionar las solicitudes de exoneracion o descuentos en copagos y cuotas moderadoras, verificando la situacion socioeconomica del usuario y la normatividad vigente (SISBEN, poblaciones especiales) para facilitar el acceso real a los servicios de salud de la poblacion mas vulnerable.
64. Alimentar, actualizar y reportar periodicamente los sistemas de informacion del ministerio de salud y la superintendencia nacional de salud (circular unica), cargando los indicadores de satisfaccion y la gestion de quejas para dar cumplimiento a los requerimientos normativos de los entes de control y vigilancia.
65. Implementar, ejecutar y realizar el seguimiento al plan de participacion social en salud (ppss) de la empresa social del estado, articulando acciones con los lideres comunitarios y las veedurias ciudadanas de garzon para asegurar la transparencia y la incidencia de la ciudadania en la prestacion del servicio.
66. Realizar el seguimiento y monitoreo post-atencion a los usuarios mediante herramientas de contacto directo (llamadas o visitas), verificando la efectividad en la resolucion de sus necesidades y su percepcion global del servicio para elevar los estandares de calidad institucional.
67. Participar activamente en la formulacion, ejecucion y evaluacion del plan de accion anual del area de siau, proponiendo estrategias innovadoras que minimicen la incidencia de quejas y mejoren la experiencia positiva del paciente durante su transito por el primer nivel de complejidad.
68. Asesorar y orientar tecnicamente a los usuarios en los procesos de radicacion de autorizaciones y servicios no incluidos en el plan de beneficios, informandoles sobre las rutas de atencion y los canales de contacto directo con sus respectivas eapb para evitar demoras en la atencion medica.
69. Mantener organizada, foliada y protegida la documentacion, expedientes y registros generados en el area de atencion al usuario, aplicando las tablas de retencion documental (trd) para garantizar la trazabilidad de las actuaciones administrativas y la debida reserva de la informacion sensible.
70. Desempeñar con responsabilidad y diligencia las demas funciones relacionadas con la naturaleza del empleo y el area de desempeño que le sean asignadas por el jefe inmediato, de acuerdo con la dinamica institucional y el cumplimiento de la mision asistencial de la E.S.E. Maria auxiliadora.
71. Gestion del talento humano: organizar y mantener actualizadas las historias laborales de los servidores publicos y colaboradores, aplicando las normas de gestion documental y la ley de archivo para garantizar la integridad, custodia y facil consulta de los antecedentes laborales.
72. Ejecutar y tramitar las novedades de personal relacionadas con ingresos, retiros, licencias, permisos y vacaciones, mediante el uso de los formatos institucionales y el software de nomina para asegurar el pago oportuno y correcto de las obligaciones laborales.
73. Gestionar y tramitar las afiliaciones y reportes de novedades ante el sistema de seguridad social integral, verificando los terminos legales de ley para asegurar la cobertura prestacional de los trabajadores de la empresa social del estado.
74. Elaborar y proyectar certificaciones laborales, actos administrativos y comunicaciones internas, siguiendo los manuales de redaccion y la imagen institucional para atender oportunamente los requerimientos de los servidores y usuarios.
75. Administrar, actualizar y responder tecnicamente, por la informacion registrada en plataformas oficiales relacionadas con el empleo publico y el talento humano, tales como el sistema de informacion y gestion del empleo publico (SIGEP ii), sistema de apoyo para la igualdad, el merito y la oportunidad (SIMO), oferta publica de empleos de carrera (OPEC) y el certificado electronico de tiempos laborados (cetil) del ministerio de hacienda, cumpliendo con los terminos legales vigentes y siguiendo los lineamientos del departamento administrativo de la funcion publica (dafp) para garantizar la transparencia y el reporte legal.
76. Realizar seguimiento a los procesos de evaluacion del desempeño laboral de los servidores de carrera administrativa, garantizando la oportunidad la calificacion anual y la concertacion de compromisos laborales para el siguiente periodo de evaluacion.
77. Representar la empresa como referente del area de talento humano en la ejecucion de los procesos de seleccion, meritocracia, concursos y actuaciones relacionadas con la comision nacional del servicio civil (CNSC).
78. Reportar oportunamente los informes que sean solicitados por las diferentes entidades como referente del area de talento humano.
79. Gestionar el reconocimiento, tramite y control de cesantias, libranzas, embargos y demas novedades que afecten la relacion laboral de los servidores.
80. Identificar riesgos, inconsistencias o contingencias laborales y reportarlas oportunamente al superior inmediato.
81. Proponer mejoras, ajustes y actualizaciones a procesos, procedimientos, formatos y controles internos del area de talento humano.
82. Custodiar y garantizar la reserva legal de la informacion sensible y datos personales, aplicando la ley de habeas data para proteger la privacidad de los funcionarios y exfuncionarios de la E.S.E.
83. Atender y orientar de manera asertiva a los colaboradores sobre sus derechos, deberes y tramites ante la oficina de talento humano, brindando informacion clara para fortalecer la comunicacion interna y el servicio al cliente interno.
84. Alimentar y generar indicadores de gestion relacionados con el ausentismo laboral, por permisos y causas medicas, analizando los datos para proponer acciones de mejora en la administracion del talento humano.
85. Desempeñar las demas funciones relacionadas con la naturaleza del empleo que le sean asignadas por el jefe inmediato, de acuerdo con el area de desempeño y la normatividad vigente.
86. Proceso de vacunacion: realizar el registro y cargue de informacion en el sistema paiweb y demas plataformas del ministerio de salud, ingresando los datos de los biologicos aplicados y la identificacion de los usuarios de manera diaria para garantizar la trazabilidad de las coberturas de vacunacion.
87. Validar y verificar los antecedentes vacunales de los usuarios en los sistemas de informacion institucionales y nacionales, analizando el esquema pendiente segun la edad y condicion del paciente para asegurar la continuidad y el cumplimiento de los protocolos de salud publica.
88. Gestionar y administrar el inventario de biologicos e insumos (jeringas, carnes, termos) del servicio de vacunacion, mediante el control de entradas y salidas en el software de almacen para garantizar el suministro ininterrumpido y evitar el desabastecimiento.
89. Monitorear y registrar las condiciones de la red de frio (temperatura de refrigeradores y termos) en los formatos tecnicos establecidos, informando de inmediato cualquier desviacion para garantizar la conservacion de la potencia inmunologica de las vacunas.
90. Diligenciar y expedir los carnes de vacunacion y certificados digitales requeridos por los usuarios, verificando la exactitud de los datos y lotes aplicados para asegurar la validez legal y tecnica del documento entregado.
91. Consolidar y generar los reportes mensuales de dosis aplicadas y poblacion objeto atendida, analizando las metas alcanzadas frente a los compromisos del plan de intervenciones colectivas (pic) para informar a la secretaria de salud municipal y departamental.
92. Organizar y actualizar el archivo de consentimiento informado de los usuarios vacunados, aplicando las normas de gestion documental y custodia de informacion sensible para proteger la responsabilidad legal de la empresa social del estado.
93. Realizar el seguimiento telefonico o domiciliario a los usuarios con esquemas de vacunacion incompletos, utilizando las bases de datos institucionales para fomentar la demanda inducida y el cumplimiento de las metas de inmunizacion en el municipio.
94. Apoyar la logistica administrativa para las jornadas nacionales de vacunacion y brigadas rurales, coordinando el transporte de insumos y el registro de informacion en campo para facilitar la cobertura en zonas de dificil acceso.
95. Atender y orientar de manera asertiva a los padres de familia y usuarios sobre la importancia de las vacunas y las posibles reacciones adversas (esavi), brindando informacion clara y humanizada para mejorar la percepcion del servicio y la adherencia al programa.
96. Efectuar el arqueo y conciliacion diaria entre las vacunas fisicas entregadas y los registros realizados en el sistema, detectando inconsistencias para corregirlas oportunamente y garantizar la transparencia en el manejo de los insumos estatales.
97. Gestionar el tramite de baja de biologicos por perdida de poder inmunologico o vencimiento, elaborando las actas de perdida y siguiendo los protocolos de disposicion final de residuos para cumplir con la normatividad ambiental y sanitaria.
98. Participar en las mesas de trabajo y comites de vigilancia epidemiologica relacionados con el pai, aportando datos tecnicos sobre el comportamiento de las coberturas para el diseño de estrategias de mejora institucional.
99. Elaborar y proyectar los requerimientos de papeleria y suministros administrativos del area, tramitando las solicitudes ante el almacen general para asegurar la disponibilidad de los recursos necesarios para la operacion diaria.
100. Mantener actualizada la base de datos de la poblacion de riesgo y grupos especificos (gestantes, adultos mayores, menores de 5 años), cruzando informacion con el area de siau y facturacion para asegurar la atencion integral del usuario.
101. Desempeñar con responsabilidad y diligencia las demas funciones relacionadas con la naturaleza del empleo y el area de desempeño que le sean asignadas por el jefe inmediato, de acuerdo con los objetivos de la E.S.E. Maria auxiliadora.
102. Recibir y verificar los bienes, suministros y dispositivos medicos adquiridos por la entidad, confrontando las cantidades, especificaciones tecnicas y calidad contra las facturas y ordenes de compra para garantizar el ingreso correcto al inventario institucional.
103. Efectuar el registro de entrada y salida de elementos en el software de gestion de almacen, actualizando los saldos de inventario de manera inmediata para mantener la veracidad y trazabilidad de los movimientos de almacen.
104. Organizar y ubicar tecnicamente los insumos, medicamentos y dispositivos medicos en las estanterias, aplicando normas de almacenamiento y seguridad industrial para optimizar el espacio y facilitar la localizacion expedita de los elementos.
105. Gestionar y tramitar los pedidos de suministros solicitados por las diferentes dependencias de la E.S.E., verificando la disponibilidad y pertinencia del requerimiento para asegurar la continuidad operativa de los servicios administrativos y asistenciales.
106. Realizar inventarios fisicos periodicos, selectivos y generales de los bienes e insumos en existencia, conciliando las existencias fisicas con las del sistema de informacion, para detectar y reportar oportunamente cualquier tipo de faltante o sobrante.
107. Controlar y monitorear las fechas de vencimiento de los insumos y dispositivos medicos, aplicando el sistema peps (primero en entrar, primero en salir) para evitar perdidas economicas por caducidad de elementos.
108. Administrar y custodiar las hojas de vida de los equipos y bienes muebles de la entidad, registrando los movimientos de asignacion y traslados internos para garantizar el control y proteccion del patrimonio institucional.
109. Gestionar el proceso de baja de bienes inservibles, obsoletos o en desuso, elaborando las actas tecnicas y coordinando con el comite de bajas para cumplir con los procedimientos legales y contables de disposicion final.
110. Supervisar y reportar las condiciones ambientales del almacen (humedad y temperatura), registrando los datos en las planillas tecnicas para garantizar la conservacion optima de los insumos que requieren condiciones especiales.
111. Proyectar y elaborar las solicitudes de pedido de elementos de consumo masivo, analizando los consumos historicos y stocks minimos, para evitar el desabastecimiento de insumos criticos en la empresa social del estado.
112. Realizar el seguimiento y reporte de las devoluciones de elementos a proveedores, tramitando los documentos administrativos correspondientes para asegurar la reposicion de los bienes o el ajuste en las obligaciones financieras.
113. Custodiar y garantizar la seguridad de los sellos, llaves y accesos a las bodegas de almacenamiento, aplicando protocolos de restriccion para prevenir perdidas o manipulaciones no autorizadas de los suministros.
114. Participar en la elaboracion del plan anual de adquisiciones (PAA), suministrando informacion tecnica sobre los niveles de rotacion y necesidades de insumos, para apoyar la planeacion contractual de la entidad.
115. Verificar especificaciones, codigos y clasificacion de productos cpc, conforme a normatividad aplicables
116. Atender y orientar de manera asertiva a los proveedores y funcionarios de la E.S.E. En temas relacionados con el almacen, utilizando protocolos de comunicacion tecnica, para facilitar los procesos de entrega y suministro de bienes.
117. Mantener actualizada la base de datos de proveedores y catalogos de productos, organizando la documentacion tecnica para facilitar la consulta y toma de decisiones en los procesos de compra.
118. Desempeñar con responsabilidad y diligencia las demas funciones relacionadas con la naturaleza del empleo y el area de desempeño que le sean asignadas por el jefe inmediato, de acuerdo con los objetivos estrategicos de la institucion.costos
119. Costos: recopilar y consolidar la informacion de produccion de los diferentes servicios asistenciales y administrativos, mediante el uso de los sistemas de informacion institucionales, para garantizar el insumo basico del sistema de costos.
120. Clasificar y asignar los costos directos e indirectos por centros de costo, aplicando la metodologia de costos definida por la entidad y la normatividad vigente, con el fin de determinar el gasto real de cada dependencia.
121. Verificar y validar la consistencia de los datos de facturacion frente a los costos incurridos, analizando las desviaciones encontradas para asegurar la veracidad de los margenes de rentabilidad reportados.
122. Realizar el cargue de la informacion de gastos de personal, suministros y servicios generales en el software de costos, cruzando los datos con las areas de nomina, almacen y contabilidad para mantener la integridad del sistema financiero.
123. Calcular y distribuir los costos de las areas de apoyo (centros de costos logisticos y administrativos) hacia las areas misionales, utilizando los inductores o bases de distribucion establecidos para obtener el costo total por unidad de servicio.
124. Elaborar y proyectar informes periodicos de costos y rentabilidad por centro de costo, detallando el comportamiento de los ingresos y egresos para servir de soporte tecnico en la toma de decisiones de la gerencia.
125. Participar en la determinacion de las tarifas de los servicios de salud ofrecidos por la E.S.E., suministrando los analisis de costos unitarios para garantizar que los precios pactados cubran la operacion institucional.
126. Analizar y reportar las variaciones significativas entre los costos reales y los costos presupuestados, identificando las causas de los incrementos para proponer medidas de control y eficiencia administrativa.
127. Suministrar la informacion tecnica requerida para el o los reportes segun lo requerido por la norma, consolidando los datos de costos de acuerdo con los requerimientos del ministerio de salud para cumplir con los terminos legales de ley.
128. Efectuar el seguimiento al consumo de insumos y medicamentos por centro de costo, informando de manera oportuna a las subgerencias sobre consumos excesivos para fortalecer las politicas de austeridad y ahorro.
129. Alimentar y actualizar los indicadores de gestion relacionados con la eficiencia de los costos hospitalarios, monitoreando variables como el costo por consulta o egreso para evaluar el desempeño financiero de la entidad.
130. Conciliar la informacion del sistema de costos con los estados financieros de la entidad, trabajando coordinadamente con el area de contabilidad para asegurar que no existan discrepancias en los registros de gasto.
131. Realizar el levantamiento y actualizacion de las fichas tecnicas de costos por procedimiento o servicio, verificando los insumos y tiempos invertidos para mantener un modelo de costos ajustado a la realidad operativa.
132. Atender y orientar a los jefes de servicio en la interpretacion de los resultados de costos de sus areas, brindando informacion clara y tecnica que facilite el mejoramiento de los procesos asistenciales.
133. Mantener organizada, foliada y protegida la documentacion y soportes tecnicos del area de costos, aplicando las tablas de retencion documental (trd) para garantizar la trazabilidad de los analisis financieros realizados.
134. Desempeñar con responsabilidad y diligencia las demas funciones relacionadas con la naturaleza del empleo que le sean asignadas por el jefe inmediato, de acuerdo con el area de desempeño y la dinamica de la E.S.E.
135. Contabilidad: revisar y codificar los soportes contables de ingresos y egresos de la entidad, aplicando el plan unico de cuentas para instituciones publicas, con el fin de garantizar que el registro de los hechos economicos sea veraz y oportuno.
136. Efectuar el registro de las operaciones financieras en el software contable institucional, siguiendo los principios de contabilidad publica y las directrices de la contaduria general de la nacion, para asegurar la integridad de la informacion contable.
137. Realizar las conciliaciones bancarias de las cuentas de la E.S.E. De manera mensual, confrontando los extractos bancarios con los registros de tesoreria y contabilidad para identificar y ajustar oportunamente las partidas pendientes.
138. Verificar y validar los requisitos legales de las cuentas por pagar y documentos equivalentes, revisando la presencia de soportes, rut y seguridad social, para garantizar la legalidad de los pagos realizados por la institucion.
139. Apoyar la elaboracion de las declaraciones tributarias de orden nacional y municipal (retencion, iva, ica), consolidando la informacion de los libros auxiliares para dar cumplimiento a las obligaciones fiscales en los terminos legales de ley.
140. Gestionar y controlar los activos fijos de la entidad mediante el registro de depreciaciones y traslados, manteniendo actualizado el inventario contable para reflejar el valor real del patrimonio institucional.
141. Consolidar la informacion para la elaboracion de los estados financieros mensuales y anuales, verificando la concordancia de los saldos para servir de soporte tecnico en la rendicion de cuentas de la gerencia.
142. Realizar el seguimiento y control de las cuentas por cobrar y la cartera de la entidad, conciliando la informacion con el area de facturacion para asegurar la exactitud de los derechos de cobro de la empresa social del estado.
143. Suministrar la informacion financiera requerida para el reporte en las plataformas de los entes de control (chip, SIA observa), organizando los datos segun las categorias solicitadas para cumplir con los terminos de transparencia y vigilancia publica.
144. Efectuar el cierre contable mensual y anual de la dependencia, realizando los ajustes y reclasificaciones necesarias bajo la supervision del contador para garantizar la razonabilidad de las cifras.
145. Organizar y custodiar los libros de contabilidad y los comprobantes de diario, aplicando las normas de gestion documental y conservacion para proteger la reserva y seguridad de los registros financieros.
146. Conciliar mensualmente los registros de almacen y farmacia con los saldos contables, analizando las diferencias encontradas para asegurar el control de los inventarios y activos corrientes de la institucion.
147. Atender y orientar de manera tecnica a los proveedores y colaboradores sobre tramites contables y pagos, utilizando protocolos de comunicacion asertiva para facilitar el flujo de los procesos administrativos.
148. Elaborar y proyectar informes de ejecucion presupuestal y estados de costos, analizando las desviaciones frente a lo planeado para apoyar la gestion financiera de la subgerencia administrativa.
149. Mantener actualizada la base de datos de terceros y el registro de firmas autorizadas, verificando la validez de los documentos legales para prevenir riesgos de suplantacion o errores en las transacciones financieras.
150. Desempeñar con profesionalismo y diligencia las demas funciones relacionadas con la naturaleza del empleo que le sean asignadas por el jefe inmediato, de acuerdo con el area de desempeño y la dinamica de la E.S.E.

Vacantes