AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Requisitos mínimos

Funciones

1. Redactar, tramitar oficios y correspondencia segun requerimiento del jefe inmediato, de acuerdo con las normas establecidas
2. Elaborar, las resoluciones y/o actos administrativos segun lo solicitado por el jefe inmediato.
3. Realizar tecnicamente labores de digitacion, envio, emision, recibo, clasificacion, distribucion y archivo de documentos, actas, memorandos, certificaciones laborales y correspondencia interna y externa, garantizando la administracion responsable de la misma.
4. Proyectar las resoluciones y circulares que emita la subgerencia administrativa dentro del cumplimiento de sus funciones.
5. Tramitar segura y oportunamente la correspondencia interna y externa que llega de la subgerencia administrativa y financiera.
6. Verificar y actualizar la documentacion y archivo en lo concerniente a las hojas de vida del personal de la empresa.
7. Diligenciar de manera clara, oportuna, completa y veraz los documentos e informes que se requieran en el desarrollo de sus actividades de conformidad con los procedimientos establecidos
8. Asistir al subgerente administrativo y financiero en labores relacionadas con el area de talento humano segun asignacion.
9. Elaborar certificaciones laborales para los funcionarios y contratistas, garantizando la veracidad de la informacion y la adecuada presentacion del documento.
10. Organizar, rotular y archivar los documentos fisicos de manera sistematica, asegurando su conservacion y facil localizacion del archivo en lo concerniente a las hojas de vida del personal de la empresa.
11. Transcribir incapacidades medicas ante la EPS correspondiente, realizando el desplazamiento a la oficina de atencion cuando sea necesario.
12. Digitalizar (escanear) las incapacidades medicas recibidas, garantizando su correcta conservacion y archivo en el sistema institucional.
13. Cargar las incapacidades en la plataforma de la EPS, verificando que la informacion sea completa y cumpla con los requisitos exigidos.
14. Elaborar y mantener actualizado el cuadro de relacion de incapacidades radicadas y canceladas, asegurando el control y trazabilidad del proceso.
15. Realizar comparativos con la tesoreria sobre el estado de pago de incapacidades, con el fin de verificar la correcta liquidacion y reembolso por parte de las EPS.
16. Buscar y revisar los archivos de planillas de pago de pensiones para sustentar cobros coactivos por bonos pensionales y bonos de pension apoyando el area juridica de la entidad.
17. Elaborar de manera tecnica y detallada los informes solicitados por el subgerente administrativo y financiero.
18. Realizar cruces con el area de presupuesto para elaborar el informe de talento humano
19. Mantener actualizado el correo electronico de secretaria, respondiendo los mensajes y realizando la gestion oportuna de la informacion recibida.
20. Recopilar la informacion necesaria para el diligenciamiento de las certificaciones laborales a traves de la plataforma cetil.
21. Cargar la informacion de las certificaciones en el sistema cetil
22. Revisar el documento pdf generado con la informacion cargada.
23. Enviar la certificacion para la firma digital de la subgerente administrativa y financiera.
24. Verificar y validar la documentacion para el pago parcial de cesantias de funcionarios de planta ley 50 y funcionario retroactivo
25. Elaborar y expedir la resolucion y el oficio de autorizacion del pago de cesantias parciales o retroactivo
26. Gestionar la firma del equipo juridico en los actos administrativos del tramite.
27. Escanear, organizar y cargar la documentacion en la plataforma del fondo correspondiente
28. Realizar seguimiento en las plataformas de fondos de cesantias para verificar pagos o saldos pendientes.
29. Mantener actualizados los procedimientos y protocolos de la dependencia a la que pertenece segun la politica de calidad institucional.
30. Dar estricto cumplimiento a la ley general archivos, asi como al programa de gestion documental institucional, administrando su archivo de gestion de acuerdo con las tablas de retencion documental vigente
31. Dar estricto cumplimiento al sistema de gestion de seguridad salud en el trabajo de acuerdo con la normatividad vigente y a los programas institucionales
32. Ejercer las demas funciones señaladas en la constitucion, la ley, los estatutos y las disposiciones que determine la organizacion de la empresa, su jefe inmediato, o el gerente, de acuerdo con el area de desempeño y la naturaleza del empleo

Vacantes