TÉCNICO ADMINISTRATIVO

Requisitos mínimos

Funciones

1. Recepcion de mercancia: -verificar que los productos entregados por proveedores cumplan con las especificaciones tecnicas, cantidades y fechas de vencimiento establecidas en las ordenes de compra.-registrar la entrada de insumos en el sistema de inventario (fisico o digital) y reportar cualquier inconsistencia o novedad al jefe inmediato.
2. Almacenamiento: clasificar y organizar los insumos segun tipo, fecha de vencimiento, condiciones de almacenamiento (temperatura, humedad, etc.), aplicar el metodo peps (primero en entrar, primero en salir), asegurar el cumplimiento de las normas de bioseguridad y almacenamiento seguro.
3. Inventario: -mantener actualizado el inventario fisico y digital y realizar inventarios periodicos y reportar diferencias o anomalias.
4. Distribucion y entrega: -preparar y entregar los pedidos a las diferentes areas del hospital (urgencias, consulta externa, laboratorio, etc.), segun solicitud autorizada y registrar las salidas en los sistemas de control establecidos y garantizar que los insumos entregados esten en buen estado y dentro de su vida util.
5. Control de vencimientos y rotacion: -aplicar el principio peps (primero en entrar, primero en salir), y monitorear fechas de vencimiento y reportar productos proximos a caducar.
6. Apoyo a procesos de auditoria: -suministrar informacion o documentacion requerida por entes de control o auditorias internas/externas.
7. Registro y actualizacion activos fijos de la ESE: -registrar y mantener actualizada la base de datos de activos fijos del hospital (mobiliario, equipos medicos, equipos de oficina, etc.) y codificar los activos fijos de acuerdo con las politicas internas y normativas vigentes.
8. Gestion de inventarios: -realizar inventarios fisicos periodicos (semestrales o anuales) de los activos del hospital, verificar la ubicacion, estado y uso de los bienes asignados a cada dependencia o responsable, y detectar y reportar perdidas, robos, deterioros o cambios no autorizados en los activos y elaborar la memoria general de inventarios y reportes periodicos para la contabilidad.
9. Procesos administrativos y documentales: -elaborar y mantener actualizados los expedientes y la documentacion de los activos, participar en los procesos de recepcion, guarda y custodia de los bienes gestionar la baja de los activos que se encuentran deteriorados, extraviados o al final de su vida util.
10. Recoleccion de informacion: -recopilar de manera oportuna y organizada la informacion proveniente de las distintas areas del hospital (consultas, urgencias, hospitalizacion, laboratorio, farmacia, vacunacion, etc.), solicitar a las areas responsables los formatos y registros necesarios para consolidar la informacion periodica, y asegurar que las fuentes de informacion esten completas, legibles y firmadas por los responsables correspondientes.
11. Digitacion de datos: -registrar en los sistemas informaticos o plantillas oficiales (excel, sivigila, rips, sispro, entre otros) la informacion recopilada, cumpliendo con las estructuras de datos y parametros exigidos por la normatividad y verificar que los datos ingresados coincidan con los documentos originales.
12. Revision y validacion: -revisar la coherencia y consistencia de los datos digitados, detectando errores, inconsistencias, duplicidades o vacios de informacion, aplicar mecanismos de control de calidad en los datos (cruces, tablas dinamicas, filtros, validadores automaticos), y coordinar con las areas responsables la correccion de inconsistencias encontradas.
13. Carga de informacion: -realizar la carga de los informes en las plataformas correspondientes (p. Ej. Pisis, rips, ruaf, sispro, sivigila, etc.) dentro de los plazos establecidos y asegurar que los archivos cumplan con los formatos requeridos por las entidades de control o el ente territorial de salud.
14. Seguimiento y actualizacion: -hacer seguimiento al estado de los informes enviados y verificar la aceptacion por parte de los entes receptores y mantener actualizados los indicadores de gestion relacionados con la calidad de los datos, ademas de manejar de manera confidencial toda la informacion clinica y administrativa segun la ley de habeas data y la normatividad vigente y evitar la divulgacion no autorizada de informacion personal o institucional.
15. Apoyo en auditorias: -apoyar los procesos de auditoria interna y externa, suministrando los informes y soportes solicitados y participar en la implementacion de planes de mejora derivados de hallazgos relacionados con la gestion de la informacion.
16. Gestion de cartera: -realizar seguimiento diario, semanal y mensual a la cartera vigente y vencida, clasificar la cartera segun tipo de entidad (EPS, particulares, aseguradoras, etc.) y elaborar cronogramas de cobro y planes de recuperacion de cartera.
17. Cobro y recaudo: -realizar llamados y envios de comunicaciones (telefonicas, electronicas o fisicas) para la gestion de cobro y negociar acuerdos de pago con terceros cuando corresponda, con previa autorizacion del superior.
18. Conciliaciones: -coordinar y participar en conciliaciones de cartera con EPS y demas entidades responsables de pago y verificar glosas y devoluciones de facturas, haciendo seguimiento a su resolucion.
19. Reporte e informacion: -elaborar informes de cartera vencida, recuperada y en gestion y presentar informes mensuales al area financiera y/o direccion del hospital, ademas de llevar un registro mensual de glosas y objeciones y descuentos por cada entidad a la cual el hospital presta sus servicios.
20. Coordinacion interna: -coordinar con el area de facturacion y auditoria medica para la correcta codificacion y radicacion de facturas e informar inconsistencias detectadas en los procesos de facturacion que afecten la cartera.
21. Archivo y documentacion: -archivar y custodiar documentos relacionados con el almacen (remisiones, facturas, soportes de entrega, etc.). -mantener actualizados y organizados los archivos fisicos y digitales relacionados con la cartera y garantizar la custodia y confidencialidad de la informacion financiera y de los pacientes, ademas de participar en reuniones, comites financieros o de cartera y apoyar auditorias internas o externas que involucren la gestion de cartera.
22. Apoyar el archivo central aportando ideas en pro de alcanzar el cumplimiento de la normativa legal vigente.
23. Atender y rendir informes, requerimientos, visitas, inspecciones, virtuales o presenciales, de organos de control cuando se requiera y lo solicite su jefe inmediato.
24. Estar disponible cuando se declaren emergencias o alertas que superen la capacidad instalada y operativa de la e.s.e, y por necesidad del servicio deba apoyar las diferentes areas.
25. Realizar las demas funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato y que esten de acuerdo con la naturaleza de su cargo.

Vacantes