SECRETARIO EJECUTIVO

Requisitos mínimos

Funciones

1. 1. Elaborar documentos en procesadores de texto, cuadros en hojas de calculo, presentaciones en software relacionados y manejar aplicativos de internet.
2. 2. Desempeñar funciones de oficina y asistencia administrativa encaminada a facilitar el desarrollo y ejecucion de las actividades del area de desempeño.
3. 3. Orientar personalmente y por telefono a usuarios internos y externos que requieran informacion o tramites de la dependencia de forma atenta, efectiva y oportuna
4. 4. Aplicar los procesos, procedimientos, metodos e instrumentos requeridos para mantener y mejorar el sistema de gestion de la corporacion que sean de su competencia, y cumplir con las disposiciones que se adopten dentro del mismo.
5. 5. Implementacion y manejo de los software (neptuno, siep,pct)
6. 6. Apoyar en la clasificacion y organizacion de documentos, labores de fotocopiado, impresion y /o reparto de correspondencia en las dependencias de la corporacion.
7. 7. Proyectar documentos y comunicaciones requeridas para el normal funcionamiento de la dependencia, de conformidad con los metodos y procedimientos establecidos en el sistema de gestion de la corporacion e instrucciones recibidas.
8. 8. Recibir, clasificar, radicar y digitalizar la correspondencia externa de la corporacion.
9. 9. Diligenciar los registros pertinentes en los formatos establecidos de las actividades desarrolladas que asi lo requieran
10. 10. Mantener actualizado el sistema de informacion documental de la entidad.
11. 11. Ejecutar correctamente los procesos tecnicos de archivo clasificar, ordenar y describir, depurar, expurgar y foliar en los documentos producidos en la dependencia asignada.
12. 12. Mantener actualizado el inventario documental de la dependencia asignada a fin de determinar los contenidos y la cantidad de legajos o unidades de conservacion que reposen en esta
13. 13. Velar por el uso adecuado del sistema de gestion documental, para que este funcione de forma adecuada en la trazabilidad de los procesos administrativos y las responsabilidades de estos.
14. 14. Garantizar la adecuada recepcion, gestion, conservacion, organizacion, uso, manejo y entrega de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones u obligaciones.
15. 15. Garantizar la entrega de los documentos de archivos derivados de las funciones durante el tiempo que dure en el cargo, de conformidad con lo establecido en el articulo 2.8.2.2.4 del decreto 1080.
16. 16. Recibir o entregar segun sea el caso al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su cargo, los documentos y archivos mediante inventarios documentales de conformidad con el cuadro de clasificacion documental - ccd, con el fin de garantizar la continuidad de la gestion publica.
17. 17. Actualizar los registros y bases de datos sobre transparencia y etica publica de la entidad, asegurando su precision y disponibilidad conforme a los lineamientos establecidos.
18. 18. Asistir en la planificacion y ejecucion de las actividades y estrategias sobre transparencia y acceso a la informacion, contribuyendo al cumplimiento de sus objetivos.
19. 19. Realizar las labores administrativas y de gestion asignadas sobre probidad y etica publica, siguiendo criterios de calidad y los procesos definidos por la normativa vigente.
20. 20. Contribuir al mejoramiento continuo de las estrategias de transparencia y acceso a la informacion, proponiendo y participando en iniciativas que optimicen la eficiencia de la entidad.
21. 21. Las demas que le sean asignadas por la autoridad por la autoridad competente, de acuerdo con el area de desempeño y la naturaleza del empleo.

Vacantes