AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Requisitos mínimos

Funciones

1. Atender y orientar personalmente, telefonicamente o por otros medios electronicos a los usuarios internos y externos, respecto a los diferentes servicios a cargo de la administracion central.
2. Recibir y radicar en los sistemas de informacion todos documentos que lleguen a la dependencia y darle tramite oportuno a los mismos, segun los procedimientos establecidos.
3. Recibir, tramitar y responder las pqr conjuntamente con el jefe inmediato, garantizando el cumplimiento de los procedimientos establecidos y la normatividad vigente.
4. Hacer seguimiento al tramite de los documentos propios de area de desempeño e informar al jefe inmediato sobre la gestion realizada, en concordancia a los procedimientos establecidos.
5. Ejecutar labores de archivo de los documentos propios de cada area funcional, correspondencia, digitacion, actualizacion de la informacion de acuerdo con las instrucciones de autoridad competente y las normas legales vigentes.
6. Realizar las labores de mensajeria que se requieran en el area de desempeño, tales como depositos en bancos, entrega de documentacion a clientes internos y externos, entre otras.
7. Efectuar la distribucion, despacho y entrega de correspondencia, a traves de los diferentes medios de correo y diseñar los respectivos controles para la adecuada administracion.
8. Las demas funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el area de desempeño del cargo.
9. Ademas, las siguientes segun el area donde se ubique el empleo
10. Area funcional: secretaria de educacion
11. Ejecutar labores de control y archivo de las historias laborales del personal docente, directivo y administrativo vinculado a la planta de la secretaria de educacion.
12. Atender y tramitar requerimientos de los usuarios de la secretaria de educacion relacionados con las historias laborales.
13. Archivar en la hoja de vida y en el sistema de informacion los documentos que se generen del proceso de administracion de personal docente, directivo y administrativo de la secretaria de educacion de bucaramanga.
14. Gestion del talento humano- secretaria administrativa.
15. Adelantar los tramites previstos para efectos de reconocimiento y pago de viaticos y comisiones a los empleados que lo requieran (CDP y rp), y de CDP y rp, para el pago de sentencias judiciales, de conformidad a los procedimientos establecidos.
16. Adelantar las diligencias de notificacion de los distintos actos administrativos de la administracion central, previo cumplimiento a la normatividad vigente y de los protocolos previstos para el efecto.
17. Proyectar las actas de diligencias de posesion de jueces, notarios, registradores, procuradores y personal de planta, y demas tramites previstos para el perfeccionamiento de la vinculacion legal y reglamentaria de los empleados de planta de la entidad.
18. Gestion del talento humano- area de contratacion
19. Apoyar administrativamente los procesos de contratacion que se lleven a cabo en la dependencia, recepcionando las propuestas efectuando un seguimiento a los terminos de tales procesos, conforme los procedimientos y marco legal previsto para el efecto.
20. Tramitar las solicitudes de CDP y rp de los procesos de contratacion que se adelantan en la dependencia y de los servicios publicos, impuestos prediales y automotor, de conformidad a los procedimientos establecidos.
21. Adelantar todos los tramites referentes al perfeccionamiento de los contratos que celebre la administracion municipal, conforme al marco legal vigente
22. Area de bienes y servicios: verificar la documentacion presentada por los proveedores para el ingreso de los bienes contratados por todas las secretarias gestoras del municipio, de conformidad con los procedimientos establecidos y la normatividad vigente.
23. Digitar y/o descargar del sistema la entrega de elementos correspondientes a papeleria e insumos que se entregan a las distintas secretarias y dependencias del nivel central del municipio, segun el procedimiento establecido.
24. Imprimir las certificaciones generadas por el sistema sabs cuando ingresan los bienes al almacen de conformidad al procedimiento establecido.
25. Almacen: recibir, revisar y digitar en los codigos correspondientes del sistema de informacion los elementos del objeto de contrato.
26. Ejecutar labores de digitacion, actualizacion de la informacion de los procesos de contratacion adelantados por la administracion central del municipio de bucaramanga, de conformidad a la normatividad vigente.
27. Inventarios- secretaria administrativa
28. Ingresar en el sistema sabs los traslados, bajas e incorporaciones de los bienes muebles de propiedad del municipio.
29. Imprimir y expedir los pantallazos a los proveedores con destino a la tesoreria municipal conforme el procedimiento previsto para el efecto.
30. Tesoreria- secretaria de hacienda
31. Elaboracion de la comprobantes de egresos y cheques por concepto de convenios, pagos publicidad, servicios publicos, nomina, aportes parafiscales y otros gastos de la entidad.
32. Elaborar informe mensual de cheques que quedan sin entregar al area financiera y contabilizarlos.
33. Confirmar con la periodicidad establecida en los procedimientos internos los cheques entregados para el pago por el respectivo banco.
34. Entregar los cheques a los contratistas y/o beneficiarios que se presenten a reclamarlos conforme al procedimiento vigente.
35. Confirmar telefonicamente o por intermedio de los portales virtuales bancarios los traslados y cobro de cheques e informar los saldos de las cuentas.
36. Realizar de conformidad con los procedimientos internos el registro y tramite de embargos de los contratistas, proveedores y de la entidad territorial.
37. Impuestos secretaria de hacienda 5. Realizar segunda grabacion de las novedades de prescripcion, exencion de impuestos, saldos a favor o en contra de los contribuyentes, segun los procedimientos establecidos y la normatividad vigente.
38. Impuestos secretaria de hacienda 6. Recepcionar y verificar las declaraciones privadas de reteica con el informe presentado, segun el procedimiento establecido.
39. Comisarias de familia- secretaria del interior
40. Recepcionar la denuncia de violencia intrafamiliar y de genero de acuerdo con las instrucciones emitidas por la comisaria de familia y el marco legal vigente.
41. Entregar los titulos de depositos ordenados por el juzgado a los beneficiarios una vez se identifique el mismo, conforme los procedimientos.
42. Ordenamiento territorial-ventanilla –secretaria de planeacion.
43. Recibir por la pagina web de la camara de comercio de bucaramanga, las solicitudes de viabilidades de uso del suelo para los establecimientos comerciales, industriales y dotacionales que requieren el registro de industria y comercio, e incluir en el sistema de impuestos municipales de la secretaria de planeacion, en el modulo de viabilidades de uso del suelo, segun el procedimiento establecido.
44. Realizar la radicacion las solicitudes de acuerdo con la informacion suministrada en el formulario, en el sistema de impuestos municipales de la secretaria de planeacion, en el modulo de novedades de radicacion en el sistema unico de viabilidad y con su correspondiente id, las solicitudes de viabilidad de uso de suelo para los establecimientos comerciales, industriales y dotacionales que deseen el registro de industria y comercio o registrar novedades, de conformidad a los procedimientos establecidos.
45. Procesar en el sistema unico de viabilidades y con su correspondiente id, las solicitudes de viabilidad de uso del suelo para los establecimientos comerciales, industriales y dotacionales para la expedicion del registro de industria y comercio, segun la normatividad vigente y los procedimientos establecidos.
46. Impuestos secretaria de hacienda registrar en el sistema de inscripciones de oficio, las declaraciones de correccion por menor valor de impuestos de industria y comercio (gravar y proyectar el acto administrativo), las declaraciones tributarias que no se permite su grabacion en las ventanillas y todos los cambios efectuados a traves de la clave exclusiva, que implique modificaciones en la cuenta corriente tributaria bajo autorizacion, segun los procedimientos establecidos y la normatividad vigente.
47. Impuestos secretaria de hacienda 2. Registrar en el sistema de impuestos las solicitudes de cancelacion del registro de industria y comercio, traspaso de matriculas, modificacion de nombre, modificacion del nit, y cambio de razon social, del impuesto de industria y comercio, presentadas por los contribuyentes y sociedades liquidadas, segun los procedimientos establecidos y la normatividad vigente.
48. Impuestos secretaria de hacienda 1. Proyectar respuestas oportunamente relacionadas con las novedades de industria y comercio, y aplicacion en el sistema de las novedades de prescripcion, exencion de impuestos, saldos a favor o en contra de los contribuyentes.
49. 8. Reportar a las autoridades pertinentes los embargos realizados y poner a su disposicion los recursos respectivos.
50. 7. Realizar informe consolidado de los embargos efectuados

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